Zugegeben, das Geldwäschegesetz (GwG) zu lesen und zu verstehen ist selbst für Geübte nicht gerade leicht. Wer sich zum Geldwäschebeauftragten, seiner Aufgaben, Rechte und Pflichten informieren will, muss viel im Gesetzestext hin und her blättern. Da aber auch dort nicht alle Fragen beantwortet werden, gibt es einige Materialien von Aufsichtsbehörden, die weiterhelfen könnten, wenn diese sich in den Details zumindest einig wären. Das sind sie aber leider nicht. Dann schaut man möglicherweise noch in einen Kommentar oder ein Fachbuch oder googelt.
Dieser Artikel behandelt die wichtigsten Fragen rund um den Geldwäschebeauftragten und versucht ein wenig Licht ins Dunkle zu bringen - Erfahrungen aus der Praxis und pragmatische Tipps inklusive.
Wer braucht einen Geldwäschebeauftragten?
Die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten und eines Stellvertreters zählt nach § 6 Abs. 2 Nr. 2 GwG zu den sogenannten Internen Sicherungsmaßnahmen der Geldwäscheprävention. Der § 7 GwG Abs. 3 unterscheidet ergänzend nach Branchen.
Kreditinstitute, Finanzdienstleistungsinstitute, Zahlungsinstitute, Finanzunternehmen, Versicherungsunternehmen, Kapitalversicherungsgesellschaften und Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen gehören zu den Verpflichteten nach dem GwG und müssen einen Geldwäschebeauftragten auf Führungsebene und einen Stellvertreter bestellen.
Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer, Immobilienmakler, Versicherungsvermittler und Treuhänder gehören zu den Verpflichteten und haben einen Geldwäschebeauftragten zu bestellen, wenn dies durch die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde angeordnet wird. Eine pauschale Pflicht zur Bestellung besteht hier demnach nicht. Unternehmen aus diesen Branchen müssen immer individuell prüfen, wie die für sie zuständige Aufsichtsbehörde sich hierzu positioniert hat. Anordnungen zur Bestellung sind immer auf den Webseiten der Aufsichtsbehörden veröffentlicht.
Güterhändler, deren Haupttätigkeit im Handel mit hochwertigen Gütern (insbesondere Händler von Autos, Booten, Schmuck, Uhren, Edelsteinen und Edelmetallen) besteht, sollen ebenfalls einen Geldwäschebeauftragten bestellen. Aber auch diesen verpflichteten Unternehmen ist zu empfehlen, sich auf der Webseite der für sie zuständigen Aufsichtsbehörde sicherheitshalber zu informieren.
Zudem kann die gesetzlich geforderte Risikoanalyse (§ 5 GwG) zu dem Ergebnis kommen, dass die Bestellung eines Geldwäschebeauftragten notwendig erscheint.
Wer darf zum Geldwäschebeauftragten bestellt werden und wer nicht?
Der Geldwäschebeauftragte muss grundsätzlich ein Mitglied der Führungsebene sein, darf aber nicht der Leitungsebene angehören. Ausnahmen bei diesen Voraussetzungen sind möglich, etwa bei kleinen Unternehmen, deren Organisations- und Mitarbeiterstruktur eine solche Unterteilung in Hierarchien nicht vorsieht.
Bei der Bestellung ist unbedingt darauf zu achten, eine mögliche Interessenkollision zu vermeiden.
Von Vorteil für die Ausübung dieser Funktion sind Kenntnisse, Ausbildungen oder frühere Tätigkeiten zum Beispiel als Compliance-Officer, im Controlling, in einer Rechtsabteilung, als Ombudsperson oder als Datenschutzbeauftragter. Bei Letztgenanntem sehen es die Aufsichtsbehörden für gewöhnlich nicht gerne, wenn der Beauftragte für Geldwäsche zugleich auch der Datenschutzbeauftragte in Personalunion ist. Obgleich die Anforderungen zum sensiblen Umgang mit Daten, der akribischen und zuverlässigen Dokumentation, der Kommunikationsfähigkeiten zwischen Mitarbeitern, Geschäftsleitern und Aufsichtsbehörden, dem Sensibilisierungsbewusstsein, der persönlichen Zuverlässigkeit, den Kontrollpflichten und dem komplexen rechtlichen Know-how beiden Beauftragten gleichermaßen auferlegt sind.
Aufsichtsbehörden haben das Recht, sich von der Qualifikation und der Zuverlässigkeit des Geldwäschebeauftragten zu überzeugen. So kann es vorkommen, dass Nachweise über den beruflichen Werdegang, über die Teilnahme an geldwäscherechtlichen Schulungen und Ausbildungen, Führungszeugnisse und andere Nachweise, die die Fachkunde im Bereich GwG untermauern sollen, angefordert werden. Die Aufsichtsbehörden können darüber entscheiden, ob eine Person für die Übernahme der Rolle als Geldwäschebeauftragter qualifiziert und geeignet scheint. Ebenso können Sie eine Abberufung anordnen.
Interner oder externer Geldwäschebeauftragter – was sind die Vor- und Nachteile?
Ob eine interne oder externe Besetzung der Position des Geldwäschebeauftragten sinnvoller ist, kann nicht pauschal beantwortet, sondern muss im Einzelfall eruiert werden.
Die Nachteile der internen Lösung sind zumeist u.a.:
Die Vorteile der externen Lösung / Auslagerung sind häufig:
Auch eine Hybrid-Lösung ist denkbar:
Die Position des Geldwäschebeauftragten wird von einem internen Mitarbeiter übernommen. Diesem steht aber externe Unterstützung beratend zur Seite. Auf diese Weise können der Beauftragte und das Unternehmen von dem fachlichen Know-how, der Erfahrung, den Vorlagen, Ausarbeitungen und Materialien des Beratungsunternehmens profitieren.
Welche Aufgaben hat ein Geldwäschebeauftragter im Bereich der Geldwäscheprävention im Unternehmen?
Der Geldwäschebeauftragte ist für die Einhaltung der Vorschriften zur Geldwäscheprävention im Unternehmen und für die Einhaltung der Vorschriften des Geldwäschegesetzes zuständig. Zu seinen Hauptaufgaben zählen somit die Einführung, die Umsetzung und die Kontrolle der Einhaltung sämtlicher gesetzlicher und regulatorischer Vorgaben zur Geldwäscheprävention. Er ist dabei der Geschäftsleitung unmittelbar nachgeordnet und hat ihr ebenso unmittelbar zu berichten. Bei der Erfüllung seiner Aufgaben ist er unabhängig. Bezüglich der Durchführung von Verdachtsmeldungen unterliegt er nicht dem Direktionsrecht durch die Geschäftsleitung.
In der Regel obliegt dem Geldwäschebeauftragten die Aufgabe, jährlich bzw. anlassbezogen die Risikoanalyse gemäß § 5 GwG zu erstellen. Allerdings sind sich die Aufsichtsbehörden hier uneinig, ob dies tatsächlich eine Pflicht des Geldwäschebeauftragten ist, oder ob die Aufgabe an ihn delegiert werden muss oder gar darf. Einigkeit scheint zumindest darüber zu herrschen, dass die Erstellung der Risikoanalyse vom Geldwäschebeauftragter erstellt werden kann, wenn es sich um einen externen Beauftragten handelt.
Der Geldwäschebeauftragte ist zumeist mit weiteren Aufgaben betraut, wie der Planung und Durchführung von Mitarbeiterschulungen, der Erstellung von Arbeitsanweisungen, Merkblättern, Richtlinien und unter Umständen auch mit der Durchführung von Mitarbeiterzuverlässigkeitsprüfungen. Da der Geldwäschebeauftragte den Mitarbeitern bei Fragestellungen aus dem Tagesgeschäft zur Verfügung stehen soll und zugleich meist auch Anlaufstelle für interne Hinweisgeber ist, sollten seine Kontaktdaten allen Mitarbeitern bekannt sein. Eine Veröffentlichung (zum Beispiel im Firmen-Intranet) bietet sich dabei an.
In der Praxis kommt dem Geldwäschebeauftragten auch die Aufgabe zu, Verdachtsmeldungen bei der FIU (Financial Intelligence Unit) abzugeben. Eine präventive Registrierung bei dem Meldeportal „goAML“ ist gesetzlich verpflichtend. Im Rahmen seiner Kontrollpflicht sollte der Geldwäschebeauftragte unbedingt sein Prüfungsvorgehen und die Prüfungsergebnisse schriftlich festhalten und der Geschäftsleitung gegenüber berichten.
Der Geldwäschebeauftragte und sein Stellvertreter müssen berechtigt sein, im Rahmen ihrer Aufgabenerfüllung rechtsverbindliche Erklärungen für das Unternehmen abzugeben, diese nach außen zu vertreten sowie unternehmensinterne Weisungen zu erteilen. Hiermit einher geht eine besonders große Verbindlichkeit und Verantwortung. Er ist auch Ansprechpartner für Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden sowie Ansprechpartner für die FIU.
Dem Beauftragten für Geldwäsche sind ausreichende Befugnisse und für eine ordnungsgemäße Durchführung seiner Funktion notwendigen Mittel einzuräumen. Ihm ist ungehinderter Zugang zu sämtlichen Informationen, Daten, Aufzeichnungen und Systemen zu gewähren, die bei der Erfüllung seiner Aufgaben von Bedeutung sein können. Er muss seine Tätigkeit außerdem in Inland ausüben.
Hat der Geldwäschebeauftragte bestimmte Rechte?
Ein Geldwäschebeauftragter hat umfangreiche Zugriffsrechte auf unternehmensinterne Dokumente, Systeme und Informationen. Er hat ein Recht auf Ressourcen, um seiner Tätigkeit ausreichend nachkommen zu können. Hierbei kann es sich um zeitliche, personelle oder auch finanzielle Ressourcen handeln. Mit anderen Worten: Der Arbeitgeber hat dem Geldwäschebeauftragten ausreichend Zeit für die Erfüllung seiner Aufgaben einzuräumen. Unter Umständen muss er auch weitere Mitarbeiter abstellen, die dem Geldwäschebeauftragten mit ihrem Fachwissen zu Prozessen, Produkten, Dienstleistungen und Kunden und Geschäftspartnern zur Verfügung stehen. Der Geldwäschebeauftragte hat darüber hinaus das Recht, sich auf Kosten des Unternehmens fachlich weiterzubilden. Man spricht hier von der Aufrechterhaltung der Fachkunde. Auch Anschaffungen, wie etwa ein Gesetzeskommentar, Fachbücher oder Fachzeitschriften müssen ihm grundsätzlich zur Verfügung gestellt werden.
Von nicht unerheblicher Bedeutung sowohl für den Geldwäschebeauftragten als auch für das Unternehmen ist der gesetzliche Kündigungsschutz, den der Geldwäschebeauftragte und sein Stellvertreter genießen. Beide dürfen nur aus wichtigem Grund gekündigt werden (vgl. § 626 BGB). Der Kündigungsschutz besteht auch nach Abbestellung für ein ganzes Jahr fort. Zudem sieht das GwG vor, dass dem Geldwäschebeauftragten und seinem Stellvertreter keine Benachteiligung im Beschäftigtenverhältnis entstehen dürfen.
Meldung des Geldwäschebeauftragten
Unternehmen müssen den Geldwäschebeauftragten bei der zuständigen Aufsichtsbehörde melden. Einige – nicht alle – Aufsichtsbehörden verlangen auch die Meldung des Stellvertreters. Auch die Abbestellung des Beauftragten ist der Aufsichtsbehörde anzuzeigen.
Welche Risiken bestehen für den Geldwäschebeauftragten?
Die Tatsache, dass der Geldwäschebeauftragte unternehmensinterne Weisungen erteilen darf, also weisungsbefugt ist, sowie dass er berechtigt ist, rechtsverbindliche Erklärungen für das Unternehmen abzugeben, zeigen die außerordentliche Verantwortung, die mit der Ausübung dieser Funktion einhergeht. Gleichzeitig setzt dies voraus, dass er über umfangreiches Wissen über die Risiken, denen sein Unternehmen in Bezug auf die Geldwäsche ausgesetzt ist, verfügt.
Dabei sind nicht nur Kenntnisse zu den Vorschriften des Geldwäschegesetzes notwendig, sondern – je nach Branche und Risikolage – auch zu den zahlreichen das GwG tangierenden Gesetzen, etwa dem Strafgesetzbuch, dem Ordnungswidrigkeitengesetz, dem Kreditwesengesetz, dem Zahlungsdienstleistungsgesetz, der Geldtransferverordnung und einigen weiteren.
Ernsthaftes Konfliktpotenzial besteht immer dann, wenn der Geldwäschebeauftragte beispielsweise Verdachtsmeldungen abgibt bzw. zur Abgabe solcher verpflichtet ist, die einen wirtschaftlichen Nachteil für das Unternehmen nach sich ziehen können, wie etwa die Beendigung einer Geschäftsbeziehung. In der Praxis zeigen sich zudem Schwierigkeiten, wenn der Geldwäschebeauftragte mit der Erstellung der Risikoanalyse betraut ist und dort schwerwiegende Missstände aufführt, umfangreiche Maßnahmenempfehlungen formuliert oder sensible Risiken aufdeckt.
Zudem bestehen möglicherweise folgende Risiken für den Geldwäschebeauftragten:
Zeit- und Ressourcenmangel:
In der Praxis kommt es nicht selten vor, dass dem Geldwäschebeauftragten, der diese Funktion neben seiner eigentlichen Tätigkeit für den Arbeitgeber ausführt, keine oder nicht ausreichend Zeit oder andere Ressourcen für die Erfüllung seiner Aufgaben nach dem Geldwäschegesetz zur Verfügung gestellt werden.
Persönliche Haftung:
Im ungünstigsten Fall kann auch der Geldwäschebeauftragte selbst von der Aufsichtsbehörde zur Rechenschaft gezogen werden. Neben der Abberufung durch die Aufsichtsbehörde ist ein Geldwäschebeauftragter auch persönlichen Haftungsrisiken ausgesetzt.
Fehlende Nachweise über die Fachkunde:
Wer die Tätigkeit als Geldwäschebeauftragter ausübt, sollte unbedingt sämtliche Schulungen, Fortbildungen und Teilnahmen an GwG relevanten Veranstaltungen dokumentieren, um seine Fachkunde nachweisen zu können. Auf diese Weise kann sich der Geldwäschebeauftragte möglicherweise enthaften, sollte es im Streitfall einmal darum gehen, ob dem Geldwäschebeauftragten ein Fehlverhalten zur Last gelegt wird.
Fehlende Dokumentation:
Darüber hinaus empfiehlt es sich, sämtliche Tätigkeiten, wie etwa Kontrollen, durchgeführte Schulungen und Sensibilisierungen der Mitarbeiter, bearbeitete Meldungen und ausgesprochene Empfehlungen schriftlich zu dokumentieren. So hat man für den Fall der Fälle die nötigen Nachweise über die Tätigkeiten als Geldwäschebeauftragter und die Erfüllung seiner rechtlichen Pflichten nach dem Geldwäschegesetz.
Markus Weuthen
