Externer
Datenschutzbeauftragter
Maximieren Sie Ihre Datenschutz-Compliance und minimieren Sie Risiken mit unserem vollumfänglichen Service.
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist ein externer Berater, der von Unternehmen oder Organisationen beauftragt wird, um sie bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zu unterstützen. In Deutschland ist es Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, sofern Ihr Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat oder bestimmte datenschutzrechtlich relevante Tätigkeiten ausübt. Hierbei stellt der externe Datenschutzbeauftragte die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um den Datenschutz und die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) dar. Er schult die Mitarbeiter und begleitet aktiv den Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems.
Mit exkulpa als Ihrem externen Datenschutzbeauftragten profitieren Sie von einem Komplett-Paket, das Ihnen nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen einspart, sondern auch die Compliance Ihres Unternehmens sicherstellt, potenzielle Risiken frühzeitig aufdeckt und Ihnen Zugang zu Best Practices verschafft - unser Konzept des gelebten Datenschutzes integriert sich nahtlos in Ihre Unternehmensprozesse, sodass Sie sich voll auf Ihr Kerngeschäft fokussieren können, während Ihr Datenschutz professionell von Experten gemanagt wird.
Überblick über unsere Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter
Externer Datenschutzbeauftragter:
Das Rundum-sorglos-Paket für Ihr Unternehmen
Sichern Sie sich jetzt professionelle Unterstützung für Ihren Datenschutz! Unser Expertenteam steht bereit, um Ihr Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter mit maßgeschneiderten Lösungen zu unterstützen und Ihre Compliance-Anforderungen effizient zu erfüllen.
Unsere Leistungen als externer Datenschutzbeauftragter in Ihrem Unternehmen
Als externe Datenschutzbeauftragte bieten wir Ihnen eine umfassende und maßgeschneiderte Betreuung in allen Aspekten des betrieblichen Datenschutzes. Unsere Dienstleistungen reichen von der sorgfältigen Analyse Ihrer aktuellen Datenschutzsituation bis hin zur Implementierung effektiver und gesetzeskonformer Maßnahmen. Wir stehen Ihnen als kompetente Partner zur Seite und führen Sie Schritt für Schritt zu einer effektiven und rechtskonformen Datenschutzpraxis.
Audit zur Erfassung der datenschutzrechtlichen Situation
Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter beginnen wir unsere Zusammenarbeit mit der Durchführung eines umfassenden Audits der Datenschutzsituation in Ihrem Unternehmen. Unser Datenschutz-Audit verfolgt zwei Hauptziele: Erstens bewerten wir die Risiken, die mit Ihren einzelnen Prozessen und Systemen verbunden sind, und zweitens überprüfen und bereiten wir die notwendigen Verträge zur Datenverarbeitung vor. Die Ergebnisse unseres Audits helfen Ihrem Unternehmen, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. Basierend auf unseren Erkenntnissen empfehlen wir gegebenenfalls Änderungen an Ihren Unternehmensrichtlinien oder -verfahren. Unser übergeordnetes Ziel ist es, Ihnen ein klares Bild von den Compliance-Risiken im Datenschutz zu vermitteln und konkrete Strategien zur Risikominderung aufzuzeigen.
Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS)
Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter übernehmen wir die anspruchsvolle Aufgabe, ein umfassendes Datenschutzmanagementsystem (DSMS) zu aufzubauen, das den spezifischen Datenschutzvorgaben Ihrer Organisation gerecht wird. Wir entwickeln maßgeschneiderte Prozesse, Richtlinien und Verfahren für Ihr Unternehmen und etablieren einen zuverlässigen Prüfpfad, der die Einhaltung der Best Practices für den betrieblichen Datenschutz in Ihrem Unternehmen sicherstellt.
Unser digitales, inhouse entwickeltes Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist eine ideale Lösung für Unternehmen und Organisationen, die die Datenschutzvorgaben nach DSGVO & BDSG erfüllen müssen. Es unterstützt Sie nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Standards, sondern sorgt auch dafür, dass der Übergang zur vollständigen Datenschutz-Compliance einfach und durchgängig dokumentiert werden kann. Zudem fallen bei uns, im Gegensatz zur Konkurrenz, keine teuren Lizenzgebühren oder Zusatzkosten an - alle Vorteile eines digitalisierten Datenschutzmanagements sind bei uns inklusive.
Erstellung von Richtlinien und Dokumenten mit Datenschutzrelevanz
Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter erstellen wir individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmte Datenschutzrichtlinien und -Dokumentationen. Unser Fachteam konzipiert für Sie praxisorientierte und rechtskonforme Unterlagen, darunter maßgeschneiderte Datenschutzinformationen, passgenaue Einwilligungsformulare, detaillierte Verarbeitungsverzeichnisse, individuelle Unternehmensrichtlinien und erforderliche Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Durch den Einsatz unserer stets aktualisierten Vorlagen optimieren Sie nicht nur Ihre internen Abläufe, sondern gewährleisten auch die lückenlose Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen. Für maximale Transparenz und Nachvollziehbarkeit archivieren wir sämtliche relevanten Dokumente und Richtlinien in unserem digitalen Datenschutzmanagementsystem (DSMS). Dies ermöglicht Ihnen einen jederzeitigen Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen.
Bearbeitung von Behörden- und Betroffenenanfragen
Als externe Datenschutzbeauftragte übernehmen wir für Sie die professionelle Bearbeitung von Betroffenen- und Behördenanfragen. Diese wichtige Aufgabe erfordert ein hohes Maß an Expertise und Sorgfalt. Wir haben solide Prozesse etabliert, die eine gründliche und zeitnahe Bearbeitung jeder Anfrage gewährleisten. Unser Vorgehen umfasst die schnelle Reaktion auf eingehende Anfragen, eine sorgfältige Prüfung des Sachverhalts im Kontext geltender Datenschutzgesetze, die Identifikation relevanter externer Organisationen, die gegebenenfalls einbezogen werden müssen, sowie die Festlegung einer angemessenen Reaktionsstrategie und -frist. Durch unsere Expertise stellen wir sicher, dass Ihr Unternehmen stets rechtskonform und professionell auf datenschutzrelevante Anfragen reagiert.
Schulung und Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter
Als externe Datenschutzbeauftragte bieten wir innovative und effektive Schulungslösungen für Ihre Mitarbeiter an. Wir haben erkannt, dass herkömmliche Frontalunterricht-Modelle für Datenschutzschulungen oft nicht nachhaltig und effizient sind, insbesondere angesichts des Bedarfs an regelmäßigen Auffrischungskurse. Um diesem Problem zu begegnen, haben wir eine eLearning-Akademie eingerichtet und diese mit unseren eigens entwickelten, einzigartigen Schulungskursen ausgestattet.
Unsere Lösung ermöglicht es Unternehmen, kostengünstige und zielführende Datenschutzschulungen anzubieten. Die Kurse sind flexibel gestaltet, sodass Ihre Mitarbeiter in ihrem individuellen Tempo lernen können. So stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand der Datenschutzanforderungen sind, ohne dabei zwingend auf zeitaufwändige und kostspielige traditionelle Schulungsmethoden zurückgreifen zu müssen.
Zusätzlich zu unseren Online-Schulungen bieten wir bei Bedarf auch Live-Schulungen an, um spezifische Themen intensiver zu behandeln oder direkt auf Fragen der Teilnehmer einzugehen. Darüber hinaus haben wir spezielle, tiefergehende Workshops für einzelne Abteilungen wie etwa die Personal- oder Marketingabteilung entwickelt. Diese maßgeschneiderten Schulungen adressieren die besonderen Herausforderungen und Anforderungen dieser Bereiche und ermöglichen es den Teilnehmern, ihr Fachwissen gezielt zu erweitern und in der Praxis anzuwenden.
Prüfung Ihrer Webseite und Ihrer Social-Media-Präsenzen
Als Webseitenbetreiber stehen Sie vor komplexen rechtlichen Herausforderungen, um Ihre Homepage und Social Media Auftritte rechtssicher zu gestalten. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung einer rechtskonformen Datenschutzerklärung, die in der Regel einem spezialisierten Rechtsanwalt obliegt. Hier möchten wir Sie unkompliziert, aber fundiert unterstützen.
Zu Beginn unserer Zusammenarbeit werfen wir einen Blick von außen auf Ihre Website, Ihre Social-Media-Profile und jede andere Online-Präsenz, die Sie haben, und erstellen dann eine maßgeschneiderte Datenschutzerklärung, die sowohl gesetzeskonform ist als auch Ihren Bedürfnissen entspricht.
Darüber hinaus wird dieser Website-Check während der Vertragslaufzeit fortlaufend durchgeführt und relevante Änderungen an der Website, die eine Anpassung der Datenschutzrichtlinie erfordern, werden automatisch umgesetzt, ohne dass Sie sich darum kümmern oder sich mit den Administratoren der Website in Verbindung setzen müssen.
Workshops für Datenschutz-Koordinatoren und Führungskräfte zu Datenschutz, Datensicherheit, KI und Digitalisierung
Wir bieten speziell zugeschnittene Schulungen zu den Themen Datenschutz, Datensicherheit, KI und Digitalisierung. Diese Programme sind darauf ausgerichtet, das Verständnis für komplexe rechtliche und technische Zusammenhänge zu vertiefen und praxisnahe Handlungskompetenzen zu entwickeln. Wir bieten regelmäßige Updates und Auffrischungskurse an, um sicherzustellen, dass Datenschutz-Koordinatoren und Führungskräfte stets auf dem aktuellsten Stand bleiben und neue Herausforderungen kompetent meistern können. Durch unsere umfassenden Schulungsangebote befähigen wir Ihre Mitarbeiter, die komplexen Anforderungen des modernen Datenschutzes im Kontext der fortschreitenden Digitalisierung effektiv zu bewältigen.
Beratung zu Kundenansprachen, Werbung, Marketing und Vertrieb
Wissen Sie, was Sie in den sozialen Medien beachten müssen? Wann benötigen Sie eine datenschutzrechtliche Einwilligung, wann können Sie Kunden oder Dritte sorglos werblich kontaktieren? Welche Anbieter von Marketingsoftwarelösungen sind konform? Welche Anbieter sind im Bezug zu Datenschutz und Datensicherheit möglichst zu vermeiden?
Mit unserem Fachwissen und unserer langjährigen Erfahrung können wir als externe Datenschutzbeauftragte Ihnen dabei helfen, rechtskonforme Strategien für Ihre Kundenansprache zu entwickeln, die Vertrauen schaffen und gleichzeitig Ihre digitale Präsenz optimieren. Ferner bieten wir unschätzbar wertvolle Einblicke in die Art und Weise, wie Marketing- und Vertriebskampagnen die Datenethik als Wettbewerbsvorteil für eine bessere Kundenbindung nutzen können.
Projektberatung und Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
Arbeiten Sie an der Entwicklung oder Einführung neuer Apps, Datenbanken, Softwarelösungen, Datenverarbeitungsprozessen etc. und wünschen hierbei professionell begleitet zu werden, um die Vorgaben der DS-GVO einzuhalten? Neben der Beratung zu neuen Prozessen in Ihrer Organisation, unterstützen wir Sie als externe Datenschutzbeauftragte zudem bei der rechtskonformen Optimierung von Geschäftsprozessen, wie z.B. Regelungen zum Home-Office & mobilem Arbeiten, Zeiterfassung, dem Einsatz von GPS & Videoüberwachung, Fingerprint- sowie Cloud Computing Anwendungen.
Sensibilisierung der Mitarbeiter mittels eigenem Compliance-Newsletter
Unser Compliance-Newsletter ist ein effektives Instrument zur kontinuierlichen Sensibilisierung Ihrer Mitarbeiter für Datenschutzthemen. In regelmäßigen Abständen informieren wir Ihre Belegschaft über aktuelle Entwicklungen im Datenschutz, neue Gesetze und Best Practices. Dabei bereiten wir komplexe Themen verständlich auf und illustrieren sie anhand konkreter Beispiele aus dem Arbeitsalltag.
Durch diese regelmäßige Kommunikation tragen wir dazu bei, eine nachhaltige Datenschutzkultur in Ihrem Unternehmen zu etablieren und das Bewusstsein für die Wichtigkeit des Themas auf allen Ebenen zu stärken. So schaffen wir ein wirksames Instrument zur kontinuierlichen Schulung Ihrer Mitarbeiter, das die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen in Ihrem Unternehmen nachhaltig fördert.
Das Outsourcen des Datenschutz-beauftragten:
4 Vorteile des externen Datenschutzbeauftragten
Externe Datenschutzbeauftragte sind günstiger
Die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten mag oft wie ein kostspieliges Unterfangen erscheinen, doch ist das in der Praxis eher selten der Fall. Für Sie als für die Verarbeitung Verantwortlicher bedeutet die Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten, dass dieser Mitarbeiter zeit- und kostenintensive Schulungen und Weiterbildung benötigt, die aus dem Budget Ihres Unternehmens bezahlt werden.
Hinzu kommt, dass der jeweilige Mitarbeiter während er den Aufgaben des DSB nachkommt, nicht für seine reguläre Tätigkeit zu Verfügung steht, was ihn häufig teurer macht als den Datenschutz extern zu vergeben.
Somit sind die Kosten für externe Datenschutzbeauftragte günstiger als für interne.
Externe DSB haben keine Interessenskonflikte
Interne Datenschutzbeauftragte geraten schnell in einen Interessenkonflikt im Betrieb, wenn es um ihre Arbeit als Datenschutzbeauftragte geht. Das hängt damit zusammen, dass sie häufig in einem Konflikt stehen zwischen dem, was vermeintlich für sie persönlich am Besten ist, und dem, was sie tun müssen, um den Datenschutz zu erfüllen.
Externe Datenschutzbeauftragte hingegen sind nicht intern belastet und können daher eine unbefangenere und objektive Meinung über Ihre Geschäftspraktiken abgeben.
Einem internen DSB mangelt es oft an Erfahrung
Ein interner Mitarbeiter, der gerade erst seine Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten abgeschlossen hat, verfügt in den meisten Fällen nicht über das gleiche Maß an Know-how und Erfahrung wie ein externer Dienstleister.
Dieser Mangel an Erfahrung zu den unterschiedlichsten Aspekten des Datenschutzes kann dazu führen, dass der interne Datenschutzbeauftragte einerseits sehr langsam arbeitet. Andererseits kann es vorkommen, dass er bei der Umsetzung neuer Richtlinien oder Verfahren im Zusammenhang mit der DSGVO, dem IT-Recht und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) grobe Fehler macht im Vergleich zu langjährig erfahrenen Fachkräften.
Der interne Kündigungsschutz und die Haftungsfrage
Einen internen Datenschutzbeauftragten können Sie in der Regel nur aus einem wichtigem Grund kündigen. Daher sollten Sie vollstes Vertrauen in ihn und seine Arbeit haben. Schließlich hält er eine besondere Position in Ihrem Unternehmen inne und genießt daher einen besonderen Kündigungsschutz.
Den Servicevertrag eines externen Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit kündigen, wenn es die Umstände erfordern.
Hinzu kommt die nicht abschließend geklärte Haftungsfrage der Datenschutzbeauftragten, welche internen DSBen häufig Kopfschmerzen bereitet. Dieser Teil der Haftung wird beim Outsourcen des Datenschutzbeauftragten einfach mit ausgelagert.
Mehr als nur Gesetze und Vorschriften:
Wir sorgen in Ihrem Unternehmen für gelebten Datenschutz
Effektiver Datenschutz geht weit über die bloße Einhaltung formaler Vorschriften hinaus. Zwar bildet die Umsetzung gesetzlicher Vorgaben das Fundament, doch für einen umfassenden Schutz Ihres Unternehmens ist mehr erforderlich. Der Schlüssel liegt in der aktiven, täglichen Praxis im Umgang mit sensiblen Daten. Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter fokussieren wir uns darauf, Ihren Mitarbeitenden praxisnahe Kompetenzen zu vermitteln:
Durch diesen ganzheitlichen Ansatz etablieren wir in Ihrem Unternehmen eine nachhaltige und praxisnahe Datenschutzkultur. Diese geht über reine Compliance hinaus und stärkt die Widerstandsfähigkeit Ihrer Organisation gegen Datenschutzrisiken nachhaltig. So transformieren wir Datenschutz von einer formalen Anforderung zu einem integralen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur, der echten Mehrwert schafft und Ihr Unternehmen langfristig schützt.
Profitieren Sie von der exkulpa als
erfahrenen Partner in Sachen Datenschutz
Wirtschaftlichkeit durch Kosteneinsparungen
Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten kann für Ihr Unternehmen kosteneffizienter sein, da Sie die Ausgaben für zeit- und kostenintensive Schulungen eines internen Mitarbeiters einsparen. Zudem steht der Mitarbeiter während seiner Tätigkeit als interner Datenschutzbeauftragter nicht für seine regulären Aufgaben zur Verfügung, was zusätzliche Kosten verursacht.
Nachhaltigkeit durch langfristige und praxisorientierte Lösungen
Als externe Datenschutzbeauftragte helfen wir Ihnen, langfristig von einem effektiven Datenschutzmanagement zu profitieren. Durch die Entwicklung und Pflege eines umfassenden Datenschutzmanagementsystems schaffen wir mit Ihnen gemeinsam nachhaltige Strukturen, die Ihre Datenschutzanforderungen dauerhaft erfüllen und Ihrem Unternehmen einen echten Mehrwert bieten.
Sicherheit und minimierte Haftungsrisiken
Als Ihr externer Datenschutzbeauftragter bieten wir Ihnen eine objektive und unvoreingenommene Beratung, frei von internen Interessenkonflikten. Als Datenschutzbeauftragter gewährleisten wir Ihnen, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen erfüllt werden, und minimieren so das Risiko von Datenschutzverletzungen in Ihrem Unternehmen.
Innovation durch Digitalisierung und neue Lösungsansätze
Die exkulpa bietet Ihnen innovative Lösungen wie etwa unsere inhouse entwickelte Software zur Implementierung und Pflege eines Datenschutzmanagementsystems oder unsere eigene eLearning-Akademie mit effektiven Online-Schulungen für Ihre Mitarbeiter. Diese digitalen Lösungen sind kostengünstig und revolutionieren die Daten-Compliance in Ihrem Unternehmen.
Stärkeres Vertrauen bei Ihren Kunden und Partnern
Durch die Zusammenarbeit mit uns als erfahrene Datenschutzexperten verbessern Sie das Image Ihres Unternehmens. Die professionelle Handhabung von Datenverarbeitungsprozessen signalisiert Kunden und Partnern, dass Sie Wert auf den Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der Datenschutzgrundsätze legen.
Bequemlichkeit durch pragmatische Lösungen
Ein externer Datenschutzbeauftragter der exkulpa entlastet Sie direkt in der Praxis, beispielsweise durch die automatische Anpassung und Aktualisierung Ihrer Datenschutzrichtlinien. Sie müssen sich nicht um die kontinuierliche Einhaltung der Datenschutzbestimmungen kümmern, da dies von unseren Experten übernommen wird.
Die exkulpa ist bundesweit als externer Datenschutzbeauftragter tätig
Unser Team aus fest angestellten Beraterinnen und Beratern unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen sowie internationale Konzerne mit maßgeschneiderten Lösungen zur Sicherstellung der Rechtskonformität in einer Vielzahl von Branchen. Wir sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen immer auf dem neuesten Stand der Rechtslage ist, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
Auszug unserer überzeugten Kunden
Kosten für einen externen Datenschutzbeauftragten
Der Aufwand, mit dem eine Organisation für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten kalkulieren muss, wird u.a. durch die folgenden Faktoren bestimmt:
Flatrate-Prinzip der exkulpa
Bei der exkulpa arbeiten wir nach dem Flatrate-Prinzip: Sie zahlen einen Pauschalpreis (in der Regel monatlich) für unsere umfassende Betreuung als Ihr externer Datenschutzbeauftragter. Darin enthalten sind regelmäßige Beratungen, Telefonate und E-Mail-Support ohne Aufpreis und der Online-Datenschutz-Check für Ihre Internetpräsenzen.
Lediglich Zusatzleistungen wie Mitarbeiterschulungen, die einen erhöhten administrativen und technischen Aufwand erfordern, werden separat nach einem festgelegten Preis pro Teilnehmer abgerechnet.Dieses Modell bietet Ihnen maximale Planungssicherheit und ermöglicht es Ihnen, jederzeit auf unser Expertenwissen zuzugreifen - ohne versteckte Kosten oder unerwartete Zusatzgebühren. So können Sie unsere Dienste flexibel nutzen und sich gleichzeitig auf eine transparente Kostenstruktur verlassen.
In 3 Schritten zur Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten
Schritt 1:
Beratung, Bedarfsanalyse und Angebot
Nehmen Sie den Kontakt auf. In weniger als 72 Stunden ermitteln wir Ihren persönlichen Bedarf kostenfrei und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Schritt 2:
Die Auditierung Ihrer Datenschutzsituation
Nachdem Sie Ihr individuelles Angebot angenommen haben, machen wir uns unmittelbar an die Arbeit indem wir Ihre Situation im Detail auditieren.
Schritt 3:
Die Benennung des Datenschutzbeauftragten
Mit der offiziellen Bestellung und Meldung Ihres Datenschutzbeauftragten bei der jeweiligen Behörde, ist seine Installation finalisiert und die Umsetzung kann starten.
Fordern Sie jetzt Ihr unverbindliches Angebot an!
Vereinbaren Sie jetzt einen ersten unverbindlichen Termin - bequem über Telefon / Videokonferenz oder bei Ihnen im Haus.
Das erste Beratungsgespräch kostet Sie lediglich eine Tasse Kaffee.
Häufig gestellte Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten
Die Rolle eines externen Datenschutzbeauftragten ist für viele Unternehmen ein komplexes Thema, das zahlreiche Fragen aufwirft. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, haben wir eine umfassende FAQ-Sektion erstellt. Hier finden Sie präzise Antworten zu den am häufigsten gestellten Fragen über die Rolle des externen Datenschutzbeauftragten.
Sollten Sie nach der Lektüre noch offene Punkte haben, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren - unser spezialisiertes Team steht bereit, um Ihre individuellen Anliegen rund um externe Datenschutzbeauftragte kompetent zu beantworten und Sie bei Ihrer Entscheidungsfindung zu unterstützen.
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für Unternehmen und Organisationen in Deutschland nach der DSGVO verpflichtend, wenn sie Kerntätigkeiten ausführen, die eine regelmäßige und systematische Überwachung personenbezogener Daten beinhalten und dabei besondere Kategorien personenbezogener Daten in großem Umfang verarbeiten.
Unternehmen und Organisationen mit 20 oder mehr Mitarbeitern sollten sicherstellen, dass Datenschutzbeauftragte eingesetzt werden, wenn ihre Belegschaft personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu E-Mails, Firmengeräten wie Laptops oder Telefonen und Online-Diensten gewähren.
Der Einsatz von Datenschutzbeauftragten ist notwendig, da sie Ihnen dabei helfen können Methoden zu implementieren, die sicherstellen, dass alle vom Gesetzgeber verlangten Vorschriften zum Schutz von personenbezogenen Daten eingehalten werden. Ob Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten bestellen liegt dabei vollkommen im eigenen Ermessensspielraum und ist grundsätzlich nicht vorgegeben.
Der DSB nimmt innerhalb des Unternehmens eine Schlüsselrolle ein. Er ist direkt der Geschäftsleitung unterstellt, nimmt aber eine unabhängige und neutrale Position ein, die frei von Weisungen ist.
So wird sichergestellt, dass ein externer Datenschutzbeauftragter seine Aufgaben ohne unzulässige Einflussnahme ausführen kann. Ob die Geschäftsleitung die Maßnahmen des DSB umsetzt oder nicht, liegt jedoch nicht in seiner Verantwortung.
Es ist wichtig zu wissen, dass ein externer Berater nicht die gleiche Arbeitsplatzsicherheit hat wie ein interner Datenschutzbeauftragter. In den meisten Fällen sind externe DSBs kündbar, wie im Vertrag zwischen dem Anbieter und Ihnen festgelegt. Dies ermöglicht Unternehmen & Organisationen eine gewisse Flexibilität, wenn z.B. die Zusammenarbeit nicht zufriedenstellend ist, da Sie nie an einen Dienstleister gebunden sind.
Mit dem Inkrafttreten der DSGVO hat sich die Haftung des Datenschutzbeauftragten deutlich erhöht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr bestellter Datenschutzbeauftragter alle Aufgaben und Pflichten ordnungsgemäß erfüllt, um mögliche Schadensersatzansprüche von betroffenen Personen zu vermeiden. Externe Datenschutzbeauftragte haften vertraglich für die sorgfältige Durchführung aller Beratungsleistungen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter benötigt für seine normale Tätigkeit nicht zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit seinem Auftraggeber, ebenso wenig wie ein Steuerberater. Geht der Umfang der erbrachten Leistungen jedoch über die normale Tätigkeitsbeschreibung hinaus, kann ein Auftragsverarbeitungsverhältnis entstehen, das einen Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich machen kann.
Um die Situation richtig einschätzen zu können, empfiehlt es sich, die Datenschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes zu konsultieren, da die Auffassungen innerhalb der Behörden zu diesem Thema unterschiedlich sind.
Gemäß Artikel 37 Absatz 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist ein Datenschutzbeauftragter bei der Aufsichtsbehörde zu melden. In Deutschland gibt es in jedem Bundesland eine eigene Aufsichtsbehörde, die unten verlinkt ist. Die meisten Behörden ermöglichen die Meldung online per E-Mail, auf postalischem Weg oder über ihre Website, wobei die Meldung gesetzlich an keine Form gebunden ist.
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Datenschutzbeauftragter englisch: | Data Protection Officer (DPO) |
Datenschutzbeauftragter französisch: | délégué à la protection des données (DPO) |
Datenschutzbeauftragter spanisch: | Delegado de protección de datos (DPD) |
Datenschutzbeauftragter italienisch: | responsabile della protezione dei dati |
Ein externer DSB zu werden, ist keine Einheitslösung; jeder, der über die entsprechenden Qualifikationen verfügt, kann dies werden. Die Bestimmungen der DSGVO sehen vor, dass ein externer Datenschutzbeauftragter über ein hohes Maß an Fachwissen in Bezug auf das Thema Datenschutz und dessen Anwendung, sprich Datenschutzpraktiken, sowie über ein Verständnis der erforderlichen technischen Maßnahmen verfügen muss. Auch wenn dies nicht in allen Fällen erforderlich ist, erwerben Laien diese Kenntnisse in der Regel durch spezielle Seminare oder mehrtägige Schulungen.
Um externer Datenschutzbeauftragter zu werden, bedarf es einer Reihe von Vorraussetzungen wie den juristischen Kenntnissen der DSGVO. In der Praxis ist es üblich, dass angehende Datenschutzbeauftragte einen ca. einwöchigen dokumentierten Lehrgang absolvieren, der ihnen das notwendige Fachwissen zur Ausübung ihrer Funktion vermittelt.
Diese Kurse werden in der Regel mit Zertifikaten von bekannten Institutionen wie dem TÜV und der DEKRA abgeschlossen und stellen eine solide Grundlage für den Job dar. Auch wenn das Gesetz keinen genauen Weg vorgibt, wie man externer Datenschutzbeauftragter wird, so haben sich jene Kurse als nützlich erwiesen, um angehenden Datenschutzbeauftragten alles zu vermitteln, was sie für eine effektive Arbeit in diesem Bereich wissen müssen.
Exkurs: Alle Fakten zum Datenschutzbeauftragten
Alle Fakten zum Datenschutzbeauftragten
In unserem Blogartikel über den Datenschutzbeauftragten finden Sie auf einem Blick die wichtigsten Fakten zum internen und externen Datenschutzbeauftragten.
Erfahren Sie detailliert, welche Aufgaben der Datenschutzbeauftragte übernimmt, welche Qualifikationen gefragt sind, wie die Meldung des Datenschutzbeauftragten bei der Behörde funktioniert, worin der Unterschied zwischen einem internen und externen Datenschutzbeauftragten und vieles mehr.
Darüber hinaus finden Sie in unserem Datenschutz Blog weitere interessante Fachartikel rund um das Thema Datenschutz.
Weitere Fachartikel zum Datenschutz
Ihr Ansprechpartner rund um den externen Datenschutzbeauftragten
Wir bei der exkulpa glauben, dass Datenschutz ein Grundrecht ist. Bereits seit mehr als einem Jahrzehnt, lange vor der DSGVO-Welle, beschäftigen wir uns mit dem Thema und stellen externe Datenschutzbeauftragte und Expertise in beratender Funktion zur Verfügung.
Kontaktieren Sie unseren Experten für Datenschutz und vereinbaren Sie ein kostenloses erstes Beratungsgespräch, um Ihren persönlichen Bedarf zu ermitteln.
Maximilian Kindshofer
Leitung Abteilung Datenschutz
Externer Datenschutzbeauftragter
IT-Security-Beauftragter
Ihr Ansprechpartner rund um den externen Datenschutzbeauftragten
Wir bei der exkulpa glauben, dass Datenschutz ein Grundrecht ist. Bereits seit mehr als einem Jahrzehnt, lange vor der DSGVO-Welle, beschäftigen wir uns mit dem Thema und stellen externe Datenschutzbeauftragte und Expertise in beratender Funktion zur Verfügung.
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