Externer Datenschutzbeauftragter
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Was ist ein externer Datenschutzbeauftragter?
Ein externer Datenschutzbeauftragter (DSB) ist ein externer Berater, der von Unternehmen oder Organisationen beauftragt wird, um sie bei der Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen zu unterstützen. In Deutschland ist es Pflicht, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen, sofern Ihr Unternehmen eine bestimmte Größe erreicht hat oder bestimmte datenschutzrechtlich relevante Tätigkeiten ausübt.
Hierbei stellt der externe Datenschutzbeauftragte die erste Anlaufstelle für alle Fragen rund um den Datenschutz und die europäische Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) dar. Er schult die Mitarbeiter und begleitet aktiv den Aufbau eines Datenschutzmanagementsystems.
Übersicht der Informationen zum externen Datenschutzbeauftragten
Exkurs: Der Datenschutzbeauftragte
Klicken Sie hier für eine allgemeine Übersicht über die Arbeit und Funktion des Datenschutzbeauftragten.
Das Outsourcen des Datenschutzbeauftragten:
4 Vorteile eines externen Datenschutzbeauftragten
Externe Datenschutzbeauftragte sind günstiger
Die Ernennung eines externen Datenschutzbeauftragten mag oft wie ein kostspieliges Unterfangen erscheinen, doch ist das in der Praxis eher selten der Fall. Für Sie als für die Verarbeitung Verantwortlicher bedeutet die Bestellung eines internen Datenschutzbeauftragten, dass dieser Mitarbeiter zeit- und kostenintensive Schulungen und Weiterbildung benötigt, die aus dem Budget Ihres Unternehmens bezahlt werden.
Hinzu kommt, dass der jeweilige Mitarbeiter während er den Aufgaben des DSB nachkommt, nicht für seine reguläre Tätigkeit zu Verfügung steht, was ihn häufig teurer macht als den Datenschutz extern zu vergeben.
Somit sind die Kosten externer Datenschutzbeauftragter günstiger als interne.
Externe DSB haben keine Interessenskonflikte
Interne Datenschutzbeauftragte geraten schnell in einen Interessenkonflikt im Betrieb, wenn es um ihre Arbeit als Datenschutzbeauftragte geht. Das hängt damit zusammen, dass sie häufig in einem Konflikt stehen zwischen dem, was vermeintlich für sie persönlich am besten ist, und dem, was sie tun müssen, um den Datenschutz zu erfüllen.
Externe Datenschutzbeauftragte hingegen sind nicht intern belastet und können daher eine unbefangenere und objektive Meinung über Ihre Geschäftspraktiken abgeben.
Einem internen DSB mangelt es oft an Erfahrung
Ein interner Mitarbeiter, der gerade erst seine Ausbildung zum Datenschutzbeauftragten abgeschlossen hat, verfügt in den meisten Fällen nicht über das gleiche Maß an Know How und Erfahrung wie ein externer Dienstleister.
Dieser Mangel an Erfahrung zu den unterschiedlichsten Aspekten des Datenschutzes kann dazu führen, dass der interne Datenschutzbeauftragte einerseits sehr langsam arbeitet. Andererseits kann es vorkommen, dass er bei der Umsetzung neuer Richtlinien oder Verfahren im Zusammenhang mit der DSGVO, dem IT-Recht und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) grobe Fehler macht im Vergleich zu langjährig erfahrenen Fachkräften.
Der interne Kündigungsschutz und die Haftungsfrage
Einen internen Datenschutzbeauftragten kündigen können Sie in der Regel nur aus einem wichtigem Grund. Daher sollten Sie vollstes Vertrauen in ihn und seine Arbeit haben. Schließlich hält er eine besondere Position in Ihrem Unternehmen inne und genießt daher einen besonderen Kündigungsschutz.
Den Servicevertrag eines externen Datenschutzbeauftragten können Sie jederzeit kündigen, wenn Ihnen danach ist.
Hinzu kommt die nicht abschließend geklärte Haftungsfrage der Datenschutzbeauftragten, welche internen DSBen häufig Kopfschmerzen bereitet. Dieser Teil der Haftung wird beim Outsourcen des Datenschutzbeauftragten einfach mit ausgelagert.
Die Aufgaben des externen Datenschutzbeauftragten
Das Leistungsportfolio eines externen Datenschutzbeauftragten steht und fällt mit seinem Budget. Trotzdem gibt es Aufgaben, die jeder Datenschutzbeauftragte erledigen sollte.
Das Audit zur Erfassung der datenschutzrechtlichen Situation
Zum Beginn der Zusammenarbeit mit einem DSB wird eine externe Fachkraft mit der Durchführung eines Audits der Datenschutzsituation einer Organisation beauftragt.
Ein solches Datenschutz Audit verfolgt zwei Ziele: erstens die Bewertung der Risiken, die mit einzelnen Prozessen und Systemen verbunden sind, und zweitens die Überprüfung und Vorbereitung von Verträgen zur Datenverarbeitung.
Die Ergebnisse des Audits können einer Organisation helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Verbesserungen erforderlich sind, um die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu gewährleisten. In einigen Fällen kann der externe Datenschutzbeauftragte auch Änderungen an den Unternehmensrichtlinien oder -verfahren empfehlen. Letztendlich besteht das Ziel des Audits darin, den Unternehmen ein klares Bild von den Risiken für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen zu vermitteln und zu zeigen, wie sie diese Risiken abmildern können.
Die Erstellung eines Datenschutzmanagementsystems (DSMS)
Die Schaffung eines umfassenden DSMS für Verantwortliche, das den Datenschutzvorgaben an Ihre Organisation gerecht wird, ist eine immense Aufgabe für jede Person, die als DSB tätig ist. Sie muss nicht nur Prozesse, Richtlinien und Verfahren für Unternehmen entwickeln, sondern auch einen Prüfpfad für die Einhaltung der Best Practices für den betrieblichen Datenschutz im Unternehmen erstellen.
Je nach Größe des Unternehmens und der Anzahl beteiligter Akteure bieten Datenschutzbeauftragte innovative Lösungen für die Schaffung hocheffektiver Systeme für den Datenschutz, die langfristige Vorteile bieten. Die Pflege und Durchsetzung dieser Systeme erfordert von einer solchen Position ein Höchstmaß an Erfahrung, Können und Engagement.
Beratung zu Social Media, Kundenansprache, Werbung, Marketing & Vertrieb
Wissen Sie, was Sie in den sozialen Medien beachten müssen? Wann benötigen Sie eine datenschutzrechtliche Einwilligung, wann können Sie Kunden oder Dritte sorglos werblich kontaktieren? Welche Anbieter von Marketingsoftwarelösungen sind konform? Welche Anbieter sind im Bezug zu Datenschutz und Datensicherheit möglichst zu vermeiden?
Mit ihrem Fachwissen und ihrer Erfahrung können Datenschutzbeauftragte Unternehmen dabei helfen, rechtskonforme Strategien für die Kundenansprache zu entwickeln, die Vertrauen schaffen und gleichzeitig ihre digitale Präsenz optimieren.
Sie bieten auch unschätzbare Einblicke in die Art und Weise, wie Marketing- und Vertriebskampagnen die Datenethik als Wettbewerbsvorteil für eine bessere Kundenbindung nutzen können.
Die Bearbeitung von Behörden- & Betroffenenanfragen
Eine der wichtigsten Aufgaben des externen Datenschutzbeauftragten ist die Bearbeitung von Anfragen, sowohl von Behörden als auch von betroffenen Personen - in der Tat eine große Aufgabe.
Die ganzheitliche Bearbeitung von datenschutzrelevanten Anfragen erfordert, dass externe Datenschutzbeauftragte schnell reagieren können, indem sie robuste Prozesse aufbauen, die eine ordentliche Untersuchung jeder Anfrage ermöglichen.
Zum Beispiel um zu erfahren, wie sie mit den geltenden Gesetzen zusammenhängt, welche externen Organisationen ggf. einbezogen werden müssen und wie und wann zu reagieren ist.
Projektberatung & Optimierung bestehender Geschäftsprozesse
Arbeiten Sie an der Entwicklung oder Einführung neuer Apps, Datenbanken, Softwarelösungen, Datenverarbeitungsprozessen etc. und wünschen hierbei professionell begleitet zu werden, um die Vorgaben der DSGVO einzuhalten?
Neben der Beratung zu neuen Prozessen in Ihrer Organisation, unterstützt ein DSB Sie zudem bei der rechtskonformen Optimierung von Geschäftsprozessen, wie z.B. Regelungen zum Home-Office & mobilem Arbeiten, Zeiterfassung, dem Einsatz von GPS & Videoüberwachung, Fingerprint- sowie Cloud Computing Anwendungen.
Was kostet ein externer Datenschutzbeauftragter?
Der Aufwand, mit dem eine Organisation für die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten kalkulieren muss, wird u.a. bestimmt durch die folgenden Faktoren.
Ihre Branche & Rechtsform
Der Aufwand im Datenschutz varriert je Geschäftsfeld und ist abhängig von erforderlichem Fachwissen & Spezialisierungen.
Die Anzahl der Mitarbeiter
Je mehr Mitarbeiter beschäftigt sind, desto höher die Risiken für Datenschutzvorfälle und der Bedarf nach Schulungen.
Der Digitalisierungsgrad
Manche Betriebe arbeiten noch mit Brieftauben. Andere nutzen komplexe Systeme mit vielen Drittstaatenbezüge.
Die Anzahl an Standorten
Der Arbeitsaufwand erhöht sich bei mehreren Niederlassungen, insbesondere wenn diese unterschiedlich geführt werden.
Die Nutzung von Kameras o.Ä.
Kameras, GPS-Tracking etc. erfordern besondere Arbeiten wie das Erstellen einer sog. Datenschutz-Folgenabschätzung.
Auftragsverarbeiter
Greifen Sie im Tagesgeschäft auf die Leistung Dritter zurück, wird das Erstellen, Nutzen und Prüfen von AV-Verträgen zur Pflicht.
Übrigens:
Bei der exkulpa arbeiten wir grundsätzlich nach dem Flatrate-Prinzip.
Somit zahlen Sie weder für Fahrtkosten, die Anzahl geführter Telefonate, das Erstaudit oder Ähnliches, wie bei der Konkurrenz.
Lernen Sie die Top Berater & Expertise der exkulpa kennen
Leitung Abteilung Datenschutz
Markus Weuthen
Wir bei der exkulpa glauben, dass Datenschutz ein Grundrecht ist.
Bereits seit mehr als einem Jahrzehnt, lange vor der DSGVO-Welle, beschäftigen wir uns mit dem Thema und stellen externe Datenschutzbeauftragte und Expertise in beratender Funktion zur Verfügung.
Unser interdisziplinäres Team aus Datenschutzexperten umfasst mehr als ein Dutzend ausgebildete Datenschutzbeauftragte, die einen breit gefächerten Kundenstamm datenschutzrechtlich betreuen.
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Das erste Beratungsgespräch kostet Sie lediglich eine Tasse Kaffee.
Die exkulpa ist bundesweit in Datenschutz Themen tätig
Unser Team aus fest angestellten Beraterinnen und Beratern unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen sowie internationale Konzerne mit maßgeschneiderten Lösungen zur Sicherstellung der Rechtskonformität in einer Vielzahl von Branchen. Wir sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen immer auf dem neuesten Stand der Rechtslage ist, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
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Diese Extrameile(n) gehen wir für Sie in der Betreuung
Sich zum Datenschutzbeauftragten bestellen lassen kann (fast) jeder. Erfahren Sie wie und wo genau sich unsere Beratung vom Wettbewerb abhebt.
Als Webseitenbetreiber stehen Sie vor komplexen rechtlichen Herausforderungen, um Ihre Homepage und Social Media Auftritte rechtssicher zu gestalten. Ein Beispiel hierfür ist die Erstellung einer rechtskonformen Datenschutzerklärung, die in der Regel einem spezialisierten Rechtsanwalt obliegt. Hier möchten wir Sie unkompliziert aber fundiert unterstützen.
Zu Beginn unserer Zusammenarbeit werfen wir einen Blick von außen auf Ihre Website, Ihre Social-Media-Profile und jede andere Online-Präsenz, die Sie haben, und erstellen dann eine maßgeschneiderte Datenschutzerklärung, die sowohl gesetzeskonform ist als auch Ihren Bedürfnissen entspricht.
Darüber hinaus wird dieser Website-Check während der Vertragslaufzeit fortlaufend durchgeführt und relevante Änderungen an der Website, die eine Anpassung der Datenschutzrichtlinie erfordern, werden automatisch umgesetzt, ohne dass Sie sich darum kümmern oder sich mit den Administratoren der Website in Verbindung setzen müssen. Weitere Informationen zum Website-Check finden Sie hier.
Unser inhouse entwickeltes Datenschutzmanagementsystem (DSMS) ist eine ideale Lösung für Unternehmen und Organisationen, die die Datenschutzvorgaben nach DSGVO & BDSG erfüllen müssen.
Es unterstützt Sie nicht nur bei der Einhaltung gesetzlicher Standards, sondern sorgt auch dafür, dass der Übergang zur vollständigen Datenschutz-Compliance einfach und durchgängig dokumentiert werden kann.
Zudem fallen bei uns, im Gegensatz zur Konkurrenz keine teuren Lizenzgebühren oder Zusatzkosten an - alle Vorteile eines digitalisierten Datenschutzmanagments sind bei uns inklusive.
Kurzum: Das Datenschutz-Management-System der exkulpa revolutioniert die Daten-Compliance im großen Stil und macht sie einfacher und kostengünstiger als je zuvor.
Die Unternehmen erkennen heute, dass das herkömmliche Schulungsmodell des Frontalunterrichts einfach nicht nachhaltig und effektiv ist. Insbesondere Datenschutzschulungen erfordern regelmäßige Auffrischungskurse, was je nach Unternehmensart traditionelle Schulungsmethoden umständlich und ineffizient macht.
Glücklicherweise haben Unternehmen seit der Einführung unserer Open-Source-Lernplattform (Moodle) mit unseren eigenen, einzigartigen Schulungskursen nun Zugang zu kostengünstigen Lösungen, die auch pädagogisch sinnvoll sind.
Unsere Datenschutzschulungen für Mitarbeiter können individuell gestaltet werden, so dass sie in ihrem eigenen Tempo lernen können. Diese umfassende und dennoch flexible Lernlösung eröffnet Ihnen aufregende Möglichkeiten des Wissenserwerbs auf eine bisher nicht gekannte Art und Weise.
Die EU Whistleblowerrichtlinie einerseits, sowie bestimmte regulatorische Anforderungen andererseits erfordern, dass viele Unternehmen dazu angehalten sind ein sogenanntes Hinweisgebersystem zu implementieren.
Gerne stehen wir Ihnen auch hier mit einer selbst entwickelten Inhouselösung zur Seite.
Mit dem Abonnement des exkulpa Compliance-Newsletters und der Teilnahme an unseren Compliance-Webinaren profitieren Sie und Ihre Mitarbeiter von einem breiten Themenspektrum, das Sie bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften unterstützt.
Diese Angebote gehen über die Anforderungen hinaus und konzentrieren sich auf den Mehrwert, den sie den Nutzern bieten, während sie gleichzeitig völlig unverbindlich und ganzheitlich informieren. Als externer Datenschutzbeauftragter sind wir bei der exkulpa davon überzeugt, dass Wissen zu Autonomie führt.
Deshalb laden wir Sie herzlich ein, dieses Angebot optional zu nutzen!
In 3 Schritten zur Benennung eines Datenschutzbeauftragten
Beratung, Bedarfsanalyse & Angebot
Nehmen Sie den Kontakt auf. In weniger als 72 Stunden ermitteln wir Ihren persönlichen Bedarf kostenfrei und erstellen Ihnen ein unverbindliches Angebot.
Die Auditierung Ihrer Datenschutzsituation
Nachdem Sie Ihr individuelles Angebot angenommen haben, machen wir uns unmittelbar an die Arbeit indem wir Ihre Situation im Detail auditieren.
Kick Off: Die Benennung eines Datenschutzbeauftragten
Mit der offiziellen Bestellung und Meldung Ihres Datenschutzbeauftragten bei der jeweiligen Behörde, ist seine Installation finalisiert und Sie können sich zurücklehnen.
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FAQ - Häufig gestellte Fragen zum externen Datenschutzbeauftragten
Die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten ist für Unternehmen und Organisationen in Deutschland nach der DSGVO verpflichtend, wenn sie Kerntätigkeiten ausführen, die eine regelmäßige und systematische Überwachung personenbezogener Daten beinhalten und dabei besondere Kategorien personenbezogener Daten in großem Umfang verarbeiten.
Unternehmen und Organisationen mit 20 oder mehr Mitarbeitern sollten sicherstellen, dass Datenschutzbeauftragte eingesetzt werden, wenn ihre Belegschaft personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet. Dies könnte bedeuten, dass Sie Ihren Mitarbeitern Zugang zu E-Mails, Firmengeräten wie Laptops oder Telefonen und Online-Diensten gewähren.
Der Einsatz von Datenschutzbeauftragten ist notwendig, da sie Ihnen dabei helfen können Methoden zu implementieren, die sicherstellen, dass alle vom Gesetzgeber verlangten Vorschriften zum Schutz von personenbezogenen Daten eingehalten werden. Ob Sie einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten bestellen liegt dabei vollkommen im eigenen Ermessensspielraum und ist grundsätzlich nicht vorgegeben.
Der DSB nimmt innerhalb des Unternehmens eine Schlüsselrolle ein. Er ist direkt der Geschäftsleitung unterstellt, nimmt aber eine unabhängige und neutrale Position ein, die frei von Weisungen ist.
So wird sichergestellt, dass ein externer Datenschutzbeauftragter seine Aufgaben ohne unzulässige Einflussnahme ausführen kann. Ob die Geschäftsleitung die Maßnahmen des DSB umsetzt oder nicht, liegt jedoch nicht in seiner Verantwortung.
Es ist wichtig zu wissen, dass ein externer Berater nicht die gleiche Arbeitsplatzsicherheit hat wie ein interner Datenschutzbeauftragter. In den meisten Fällen sind externe DSBs kündbar, wie im Vertrag zwischen dem Anbieter und Ihnen festgelegt. Dies ermöglicht Unternehmen & Organisationen eine gewisse Flexibilität, wenn z.B. die Zusammenarbeit nicht zufriedenstellend ist, da Sie nie an einen Dienstleister gebunden sind.
Mit dem Inkrafttreten der DSGVO hat sich die Haftung des Datenschutzbeauftragten deutlich erhöht. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihr bestellter Datenschutzbeauftragter alle Aufgaben und Pflichten ordnungsgemäß erfüllt, um mögliche Schadensersatzansprüche von betroffenen Personen zu vermeiden. Externe Datenschutzbeauftragte haften vertraglich für die sorgfältige Durchführung aller Beratungsleistungen.
Ein externer Datenschutzbeauftragter benötigt für seine normale Tätigkeit nicht zwingend einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit seinem Auftraggeber, ebenso wenig wie ein Steuerberater. Geht der Umfang der erbrachten Leistungen jedoch über die normale Tätigkeitsbeschreibung hinaus, kann ein Auftragsverarbeitungsverhältnis entstehen, das einen Auftragsverarbeitungsvertrag erforderlich machen kann.
Um die Situation richtig einschätzen zu können, empfiehlt es sich, die Datenschutzbehörde des jeweiligen Bundeslandes zu konsultieren, da die Auffassungen innerhalb der Behörden zu diesem Thema unterschiedlich sind.
Gemäß Artikel 37 Absatz 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist ein Datenschutzbeauftragter bei der Aufsichtsbehörde zu melden. In Deutschland gibt es in jedem Bundesland eine eigene Aufsichtsbehörde, die unten verlinkt ist. Die meisten Behörden ermöglichen die Meldung online per E-Mail, auf postalischem Weg oder über ihre Website, wobei die Meldung gesetzlich an keine Form gebunden ist.
Datenschutzbeauftragter englisch: | Data Protection Officer (DPO) |
Datenschutzbeauftragter französisch: | délégué à la protection des données (DPO) |
Datenschutzbeauftragter spanisch: | Delegado de protección de datos (DPD) |
Datenschutzbeauftragter italienisch: | responsabile della protezione dei dati |
Ein externer DSB zu werden, ist keine Einheitslösung; jeder, der über die entsprechenden Qualifikationen verfügt, kann dies werden. Die Bestimmungen der DSGVO sehen vor, dass ein externer Datenschutzbeauftragter über ein hohes Maß an Fachwissen in Bezug auf das Thema Datenschutz und dessen Anwendung, sprich Datenschutzpraktiken, sowie über ein Verständnis der erforderlichen technischen Maßnahmen verfügen muss. Auch wenn dies nicht in allen Fällen erforderlich ist, erwerben Laien diese Kenntnisse in der Regel durch spezielle Seminare oder mehrtägige Schulungen.
Um externer Datenschutzbeauftragter zu werden, bedarf es einer Reihe von Vorraussetzungen wie den juristischen Kenntnissen der DSGVO. In der Praxis ist es üblich, dass angehende Datenschutzbeauftragte einen ca. einwöchigen dokumentierten Lehrgang absolvieren, der ihnen das notwendige Fachwissen zur Ausübung ihrer Funktion vermittelt.
Diese Kurse werden in der Regel mit Zertifikaten von bekannten Institutionen wie dem TÜV und der DEKRA abgeschlossen und stellen eine solide Grundlage für den Job dar. Auch wenn das Gesetz keinen genauen Weg vorgibt, wie man externer Datenschutzbeauftragter wird, so haben sich jene Kurse als nützlich erwiesen, um angehenden Datenschutzbeauftragten alles zu vermitteln, was sie für eine effektive Arbeit in diesem Bereich wissen müssen.
