Das Hinweisgeber-System
zur Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie

Mithilfe eines Hinweisgeber-Systems schützen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter vor Repressalien, indem Sie anonyme und sichere Meldungen von Hinweisen ermöglichen. Hier erhalten Sie Hintergrundinformationen zu den Möglichkeiten und Anforderungen an ein Whistleblower-System gemäß der EU-Richtlinie.

Digitales-Hinweisgebersystem-der-exkulpa-zur-Umsetzung-der-EU-Whistleblower-Richtlinie--exkulpa-gmbh

Das Hinweisgeber-System - Ein Definitionsversuch

Ein Hinweisgeber-System ist eine Möglichkeit für Mitarbeiter und andere Menschen im Unternehmensumfeld, mögliche Straftaten, Compliance- und Ethikverstöße diskret zu melden.

Durch ein solches System soll ein Mitarbeiter vor möglichen Repressalien bei der Aufdeckung eines Skandals geschützt sein. Für Unternehmer ist ein Hinweisgeber-System vor allem interessant, weil es präventiv dafür sorgt, dass leichte und schwere Verstöße immer erst intern bei ihnen selbst aufschlagen, anstatt dass sie von ihnen erst etwas über die Titelseite eines Boulevardblattes erfahren.

Neben den eigenen Mitarbeitern ist ein solches System auch für Partner, Investoren und vor allem auch Lieferanten relevant. All diesen Personen gegenüber signalisiert ein Hinweisgeber-System das unternehmerische Engagement für Transparenz und eine wertebasierte Kommunikation. Sie hingegen werden alle Vorteile, die mit der Installation eines Hinweisgeber-Systems einhergehen, zu schätzen wissen - wie etwa die erhöhte Professionalität und die Bereitschaft, wichtiges Wissen intern zu teilen.

Ab wann sind Unternehmen verpflichtet, ein Hinweisgeber-System zu implementieren?

Mit dem 16.12.2019 trat die sogenannte Whistleblower-Richtlinie der EU in Kraft.

Die Richtlinie muss von allen EU-Mitgliedstaaten in nationales Recht umformuliert werden. Jene Formulierung in deutsches Recht wurde durch die Ampelkoalition bereits angekündigt. Wann die finale deutsche Fassung steht, ist noch (Stand Februar 2022) unklar. Nichtsdestotrotz ergeben sich aus der EU-Richtlinie bereits Punkte, die auch hierzulande schon ihre Anwendung finden:

  • Bereits seit Dezember 2021 sind private Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern verpflichtet, ihrer Belegschaft die Möglichkeit zu bieten, illegales oder unethisches Verhalten sicher und anonym zu melden.
  • Eine Erweiterung dieser Pflicht gilt für öffentliche Stellen. Sie müssen unabhängig von der Mitarbeiterzahl ein Whistelblowingsystem vorhalten.

Diese Möglichkeiten haben Unternehmer
zur Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie

Eine vorgegebene Form, wie ein Hinweisgeber-System auszusehen hat, hat die Whistleblower-Richtlinie der EU nicht vorgesehen. Unternehmern bleiben zur Umsetzung diverse Möglichkeiten, wobei wichtig ist, dass die Identität von Hinweisgebern stets geschützt ist.

Brief-/ Kummerkasten als Hinweisgeber-System

Auf den ersten Blick sieht es aus, als könnte ein klassisches Postfach die gewünschte Diskretion und Geheimhaltung für einen Whistleblower bieten. Bei genauerer Betrachtung muss man jedoch feststellen, dass ein Briefkasten zwar eine hohe Anonymität und Verfügbarkeit garantiert, allerdings ist fragwürdig, ob er intern auch immer die richtige Person erreicht. Ist ein Brief vollkommen anonym erstellt, ergibt sich darüber hinaus die Herausforderung, dass man keinerlei Rückfragen zum Geschilderten stellen kann.

Anrufbeantworter/ Hotlines als Whistleblower-System

Eine Kommunikationsmöglichkeit ist eine sprachbasierte Lösung, entweder mit einem menschlichen Assistenten oder einem Anrufbeantworter. Hierbei ist besonders zu beachten, dass dem Hinweisgeber die optionale Möglichkeit zu geben ist, ein persönliches Gespräch einzufordern. Um dies sicherzustellen, werden enorme personelle Ressourcen (Inhouse oder z.B. über ein Call-Center) benötigt. Einfache Anrufbeantworter können dies schließlich nicht alleine bewerkstelligen. Zudem ergibt sich bei Anrufbeantwortern auch immer eine gewisse Verzögerung bei der Beantwortung von Nachrichten. Die meisten Standardlösungen bieten außerdem selten die benötigte Diskretion, wenn es um die Wahrung der Identität von Hinweisgebern geht.

E-Mail/ Kontaktformular zur Hinweisübermittlung

Viele Vorteile für eine digitale Entgegennahme von Hinweisen liegen auf der Hand. Digitale Systeme sind schnell eingerichtet, zuverlässig und vergleichsweise leicht zu administrieren. Leider werden die klassischen Kommunikationskanäle der E-Mail oder einem Kontaktformular den Ansprüchen an den Datenschutz, konkret den Schutz der Identität möglicher Whistleblower, nicht gerecht. Das liegt daran, dass das anonyme Versenden einer E-Mail oder das Ausfüllen eines Kontaktformulars ohne Angabe der eigenen IP-Adresse bestimmte IT-Kenntnisse voraussetzen.

Ombudsperson im Hinweisgeber-System

Eine Möglichkeit, ein Hinweisgeber-System zu schaffen, das es Whistleblowern ermöglicht, illegale oder unethische Aktivitäten zu melden, ist der Einsatz einer Ombudsperson. Ein großer Vorteil ist, dass die Ombudsperson dem Whistleblower sofort wichtige Rückfragen stellen kann. Die Wirksamkeit eines Ombudsperson-Systems hängt andererseits davon ab, wie sehr die potenziellen Hinweisgeber der Ombudsperson vertrauen. Es ist nicht häufig der Fall, dass es einen idealen Mitarbeiter gibt, der hierzu für alle Teile der Belegschaft in Frage kommt. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die zur Ombudsperson ernannte Person auch ihr reguläres, vielleicht bereits vollkommen einspannendes Tagesgeschäft wahrnimmt.

Sie suchen nach einem zuverlässigen Hinweisgeber-System, das die EU-Richtlinie erfüllt?

Ihre Vorteile mit dem digitalen Hinweisgeber-System der exkulpa

Unser digitales Hinweisgeber-System ist die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen.

Schnelle Einrichtung &
leichte Bedienbarkeit

Das webbasierte Hinweisgeber-System der exkulpa kann schnell für Ihr Unternehmen eingerichtet werden und ist sowohl für Ihre Mitarbeiter oder Lieferanten als auch Ihre internen Ombudspersonen kinderleicht zu bedienen. Im digitalen Meldesystem können Whistleblower Meldungen einfach über ein Formular abgeben oder über das Postfach sicher mit Ombudspersonen kommunizieren.
 
Diese können im System eingegangene Meldungen in einer Übersicht einsehen und dem Hinweisgeber schnell und unkompliziert über das Postfach antworten.

Erfüllung der
gesetzlichen Vorgaben

Durch die Einrichtung eines Hinweisgeber-Systems in Ihrem Unternehmen steigern Sie nicht nur Ihre Attraktivität und Professionalität gegenüber Ihren Stakeholdern, sondern kommen auch Ihrer gesetzlichen Pflicht gemäß der Whistleblower-Richtlinie nach.

Das Hinweisgeber-System der exkulpa erfüllt zudem alle gesetzlichen Anforderungen an ein solches System, wie etwa der Schutz der Identität der Hinweisgeber. 

Ombudsperson

Wenn Sie wünschen, übernehmen wir für Ihr Unternehmen die Funktion der externen Ombudsperson und kümmern uns um die Bearbeitung der Meldungen sowie die Kommunikation mit Hinweisgebern.

So müssen Sie keinen Ihrer Mitarbeiter als Ombudsperson beauftragen, die vielleicht ohnehin durch das tägliche Kerngeschäft zeitlich eingespannt sind.

Über eine externe Ombudsperson ist ebenfalls für alle Beteiligten sichergestellt, das alle Hinweise vertraulich, diskret und ordentlich bearbeitet werden.

Testen Sie unser Hinweisgeber-System!

30 Tage, kostenlos und vollkommen unverbindlich.

So funktioniert das digitale Hinweisgeber-System der exkulpa

1

Vorfallsmeldung

Der Whistleblower meldet einen Vorfall oder einen Verstoß über das webbasierte Formular im Meldesystem. Die Meldung kann vollkommen anonym abgegeben werden oder der Meldende kann freiwillig zusätzliche Informationen zu seiner Person angeben. Im Anschluss an die Abgabe einer Meldung erhält der Whistleblower die Zugangsdaten zu seinem persönlichen Postfach, über das er sicher und geschützt mit der Ombudsperson in Kontakt treten kann.

2

Benachrichtigung

Die Ombudsperson wird sofort per E-Mail über die eingegangene Meldung informiert. Die Meldung kann im digitalen Hinweisgebersystem eingesehen und überprüft werden. Innerhalb von 7 Tagen muss die Ombudsperson auf die Nachricht reagieren und dem Whistleblower eine Bestätigung über den Eingang der Meldung zukommen lassen. 

3

Kontaktaufnahme 

Die Ombudsperson kann über das sichere Postfach mit dem Whistleblower in Kontakt treten, wenn beispielsweise Rückfragen zum Vorfall aufkommen. Der Whistleblower kann über das Meldesystem auf das Postfach zugreifen und die Nachrichten der Ombudsperson lesen oder selbst weitere Informationen zum Vorfall ergänzen.

4

Untersuchung des Falls

Die Ombudsperson untersucht die Meldung und entscheidet über das weitere Vorgehen. Hierzu können unter Umständen auch weitere Personen aus dem Unternehmen herangezogen werden, die dazu berechtigt sind, an dem Fall mitzuarbeiten. Die Identität des Whistleblowers wird dem Unternehmen gegenüber nur offengelegt, wenn dieser seine ausdrückliche Einwilligung hierzu abgibt. Ansonsten wird die Anonymität des Hinweisgebers stets gewährleistet. Die Untersuchung des Vorfalls kann unter Umständen über einen längeren Zeitraum stattfinden, innerhalb von 3 Monaten nach Abgabe der Meldung erhält der Whistleblower aber einen Zwischenstand über die Fallbearbeitung.

5

Abschlussbericht

Nach Untersuchung und Bearbeitung des Falls verfasst die Ombudsperson hierzu einen Abschlussbericht, welchen der Whistleblower über das Postfach im Meldesystem einsehen kann. Die Meldung wird in der Übersicht über die Hinweise, die der Ombudsperson auch als Statistik über die bearbeitenden Fälle dient, als "abgeschlossen" angezeigt. Für den Abschluss und die Aufbewahrung der Meldungen gelten die Regelungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Die Kosten für das digitale Hinweisgeber-System der exkulpa

Testen Sie uns die ersten 30 Tage vollkommen kostenfrei & unverbindlich!
Bei allen Varianten haben Sie optional die Möglichkeit, die exkulpa gmbh als Ombudsperson zu bestellen. 

Premium

für bis zu 49 Mitarbeiter

79  / Monat
2,64 € pro Tag

  • 24/7 verfügbar
  • inkl. Onboarding
  • ermöglicht anonyme Meldungen
  • Erfüllung der Richtlinie
  • 30 Tage kostenfrei testen
Enterprise

ab 250 Mitarbeiter

149 Monat
4,97 € pro Tag

  • 24/7 verfügbar
  • inkl. Onboarding
  • ermöglich anonyme Meldungen
  • Erfüllung der Richtlinie
  • 30 Tage kostenfrei testen

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Ich bin zufrieden - wie läuft der Bestellprozess ab?

Wenn Ihnen das System zusagt, brauchen Sie am Ende des 30-Tage-Tests nichts weiter zu unternehmen. Sie erhalten künftig zum Monatsanfang eine Rechnung über den zugrunde liegenden Tarif. 

Wie ist die Kündigungsfrist?

Wir knebeln Sie nicht. Kündigen Sie einfach innerhalb eines Monats bis drei Tage vor Beginn des neuen Monats und Sie erhalten keine weitere Rechnung von uns. (Das gilt sowohl für den kostenfreien Testmonat als auch laufende Verträge.)

Wo ist mein Vorteil in der Buchung einer Ombudsperson?

Buchen Sie optional die exkulpa als Ombudsperson hinzu, erhalten Sie ein autarkes Set-It-Forget-It-System. Alle Anfragen, die im System eingehen, werden durch eine Ombudsperson der exkulpa gmbh entgegengenommen und bearbeitet. Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen sich um nichts weiter zu kümmern und können Ihrem Tagesgeschäft nachgehen.

Kann ich später noch eine Ombudsperson dazu buchen?

Selbstverständlich. Das Up- und Downgraden zum nächsten Monat ist jederzeit ohne Angabe von Gründen bis 3 Tage vor Ende eines Monats durchführbar.

Wie informiere ich meine Mitarbeiter über das System?

Damit das System auch allen Mitarbeitern und Externen bekannt ist, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dies digital via Newsletterkampagne und/oder analog mittels Infografik-Flyer zu sensibilisieren. Gerne bespricht unser Berater die Details hierzu mit Ihnen im Onboarding-Prozess. 

Welchen Support gibt es für interne Ombudspersonen?

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses erhalten Sie oder eine ausgewählte Person Ihrerseits eine 30-minütige Webinar-Einführung in die Arbeit mit dem digitalen Hinweisgeber-System. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, über Schulungsvideos auf das Wissen zuzugreifen. Zu guter Letzt stehen wir Ihnen natürlich auch gerne via E-Mail mit Support zu Verfügung.

Das digitale Hinweisgeber-System der exkulpa gmbh

Setzen Sie auf vertrauliche Fallbearbeitung & gewährleisten Sie Ihren Whistleblowern den größtmöglichen Schutz Ihrer Identität.

>