Das Hinweisgeber System zur Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie

Mit einem Hinweisgeber System (bzw. Hinweisgebersystem) ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, anonym und sicher Misstände zu melden.  


Hier erhalten Sie Ideen zu den Möglichkeiten ein solches Whistleblower-System, gemäß der EU Richtlinie zu erstellen.

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Was ist ein Hinweisgebersystem?

Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es Mitarbeitern und anderen Menschen im Unternehmensumfeld (Kunden, Mitarbeiter von Geschäftspartnern etc.), etwaige Missstände, Straftaten, sowie Compliance- und Ethikverstöße diskret zu melden.

Hierdurch soll ein Mitarbeiter vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen geschützt sein, wenn er einen Skandal aufdeckt. Für Unternehmen und Organisationen ist ein solches System vorrangig aus einem Grund interessant: Es sorgt präventiv dafür, dass leichte und schwere Verstöße immer erst intern bei Ihnen selbst aufschlagen. So stärken Sie Ihr Compliance Management, fördern Ihr proaktives Handeln. und verhindern, von möglichen Verstößen erstmals auf der Titelseite eines Boulevardblattes zu erfahren.

Ein Verfahren für anonyme Hinweise auf Verwerfungen ist nicht nur relevant für die eigenen Mitarbeiter, sondern auch für Partner, Investoren und insbesondere Lieferanten. All diesen Personen signalisiert es, dass sich Ihre Organisation für Transparenz engagiert und für eine wertebasierte Kommunikation steht. Sie genießen zudem alle Vorteile, die mit der Installation eines Whistleblowing-Systems einhergehen - etwa die erhöhte Professionalität und die Bereitschaft, wichtiges Wissen intern zu teilen.

Wann Unternehmen und Organisationen verpflichtet sind, ein Hinweisgeber-system einzurichten?

Am 16.12.2019 trat die sogenannte Whistleblower-Richtlinie der EU in Kraft.

Die Richtlinie muss von allen EU-Mitgliedstaaten in nationales Recht umformuliert werden.
Am 27.07.2022 geschah dies für Deutschland, als das Bundeskabinett das entsprechende Hinweisgeberschutzgesetz verabschiedete.

Wer ist nun alles verpflichtet zur Einführung eines Hinweisgebersystems?

  • Verpflichtet sind die Privatwirtschaft, sowie alle öffentlichen Stellen sofern mehr als 50 Mitarbeitern beschäftigt werden.
  • Unternehmen bis 249 Mitarbeiter haben zudem eine Schonfrist zur Einrichtung von Meldestellen bis zum 17.12.2023
  • Unternehmen bis 249 Mitarbeiter haben außerdem die Möglichkeit gemeinsam mit anderen Unternehmen ein gemeinsames Hinweisgebersystem zu betreiben.

Hier erfahren Sie mehr zu den ursprünglichen Hintergründen zur Whistleblower-Richtlinie der EU.

Wege zur Umsetzung eines Hinweisgebersystems

In der EU Richtlinie ist nicht klar vorgegeben, wie ein Meldesystem auszusehen hat. Unternehmern bleiben somit verschiedene Möglichkeiten die Richtlinie umzusetzen.
Wichtig ist dabei, dass der Schutz von Hinweisgebern stets gewährleistet ist.

Brief-/ Kummerkasten

Auf den ersten Blick scheint ein klassisches Postfach die gewünschte Diskretion und Geheimhaltung für die Übermittlung sensibler Informationen zu bieten. Bei genauerer Betrachtung stellt man jedoch fest: Ein Briefkasten garantiert zwar eine hohe Anonymität und Verfügbarkeit, allerdings ist fraglich, ob damit auch intern  immer die richtige Person erreicht wird. Anonym erstelle Briefe ermöglichen zudem keinerlei Rückfragen zum geschilderten Sachverhalt. Somit ist der klassische Schriftverkehr von allen Compliance-Prozessen mitunter am ungeeignetsten, um die EU Richtlinie umzusetzen.

Anrufbeantworter/ Hotlines 

Eine Kommunikationsmöglichkeit ist eine sprachbasierte Lösung: entweder ein menschlicher Assistent oder ein Anrufbeantworter. Hierbei ist besonders zu beachten, dass dem Hinweisgeber ermöglicht werden muss, ein persönliches Gespräch einzufordern. Um dies sicherzustellen, werden enorme personelle Ressourcen benötigt. (Inhouse oder z.B. über ein Call Center). Einfache Anrufbeantworter können dies schließlich nicht alleine bewerkstelligen.
Zudem ergibt sich bei Anrufbeantwortern stets eine gewisse Verzögerung bei der Beantwortung von Nachrichten. Die meisten Standardlösungen bieten außerdem selten die notwendige Diskretion, wenn es darum geht, die Identität von Hinweisgebern.

E-Mail/ Kontaktformular

Viele offenkundige Vorteile dafür Hinweise digital entgegen zu nehmen. Digitale Hinweisgebersysteme sind schnell eingerichtet, zuverlässig und vergleichsweise leicht zu verwalten. Leider erfüllen die klassischen Kommunikationskanäle (E-Mail oder Kontaktformular) nicht die an den Datenschutz gestellten Ansprüche, konkret den Schutz der Identität möglicher Whistleblower. Der Grund: Es sind bestimmte IT-Kenntnisse notwendig, um eine Mail anonym zu versenden oder ein Kontaktformular ohne Übermittlung der eigenen IP-Adresse auszufüllen.

Die Ombudsperson

Der Einsatz eines Ombudsmanns bzw. einer Ombudsfrau ermöglicht es, eine Struktur zu schaffen, durch die Whistleblower illegale oder unethische Aktivitäten zu melden.
Ein großer Vorteil ist, dass die Ombudsperson einer hinweisgebenden Person sofort wichtige Rückfragen stellen kann. Die Wirksamkeit eines solchen Hinweisgebersystems hängt andererseits davon ab, wie sehr die potenziellen Hinweisgeber der Ombudsperson vertrauen. Oft fehlt gerade bei mehr als 50 Angestellten der ideale Mitarbeiter, der hierzu für alle Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen infrage kommt. Außerdem muss sichergestellt werden, dass die ernannte Ombudsperson auch ihr reguläres Tagesgeschäft wahrnehmen kann, das sie vielleicht bereits vollkommen einspannt.

Sie suchen eine zuverlässige Möglichkeit, um die EU Whistleblower Richtlinie zu erfüllen?

Ihre Vorteile mit dem digitalen Hinweisgebersystem der exkulpa

Unser digitales Portal für Whistleblower ist die perfekte Lösung für Unternehmen und Organisationen.

Hinweisgeber System exkulpa - Startseite

Schnelle Einrichtung &
leichte Bedienbarkeit

Das webbasierte Portal der exkulpa kann schnell für Ihr Unternehmen eingerichtet werden und ist kinderleicht zu bedienen - sowohl für Ihre Belegschaft, Kunden oder Lieferanten, als auch Ihre internen Ombudsperson.
Im digitalen Meldesystem können Hinweisgeber Meldungen einfach über ein Formular abgeben oder über das Postfach sicher mit der Ombudsperson kommunizieren.
 
Diese kann im System eingegangene Meldungen in einer Übersicht einsehen und dem Hinweisgeber schnell und unkompliziert über das Postfach antworten.

Erfüllung der
gesetzlichen Vorgaben

Indem Sie ein Portal für Hinweisgeber in Ihrem Unternehmen einrichten, steigern Sie nicht nur Ihre Attraktivität und Professionalität gegenüber Ihren Stakeholdern, sondern kommen auch der EU Richtlinie nach. So leisten Sie einen wesentlichen Beitrag zum internen Compliance- Management.

Das Hinweisgebersystem der exkulpa erfüllt zudem alle gesetzlichen Anforderungen die sich aus der EU Whistleblower Richtlinie ergeben. Hier sei zum Beispiel der Schutz der Identität der Hinweisgeber genannt. 

Optional: Ombudsperson

Wenn Sie wünschen, übernehmen wir für Ihr Unternehmen die Funktion der externen Ombudsperson. Wir bearbeiten die Meldungen und kommunizieren mit den Hinweisgebern.

So müssen Sie keinen Ihrer Mitarbeiter hierzu beauftragen, da sie wahrscheinlich ohnehin durch das tägliche Kerngeschäft zeitlich schon eingespannt genug sind.

Über eine externe Ombudsperson ist der Schutz von Hinweisgebern ebenfalls für alle Beteiligten gewährleistet. Es ist zudem sichergestellt, dass alle Hinweise vertraulich, diskret und ordentlich bearbeitet werden.

Testen Sie unser Hinweisgebersystem

30 Tage, kostenlos und unverbindlich.

So funktioniert das digitale Hinweisgebersystem der exkulpa

1

Vorfallmeldung

Der Whistleblower meldet einen Vorfall oder einen Verstoß über das webbasierte Formular im Meldesystem.
Er kann seine Meldung entweder vollkommen anonym einreichen, oder freiwillig zusätzliche Informationen zu seiner Person angeben. Nachdem er seine Meldung abgegeben hat, erhält der Whistleblower die Zugangsdaten zu seinem persönlichen Postfach. Über dieses Postfach kann er die Ombudsperson sicher und geschützt kontaktieren.

2

Benachrichtigung

Die Ombudsperson wird sofort per E-Mail über die eingegangene Meldung informiert. Die Meldung kann im digitalen Hinweisgebersystem eingesehen und überprüft werden. Innerhalb von 7 Tagen muss die Ombudsperson auf die Nachricht reagieren und dem Whistleblower eine Bestätigung über den Eingang der Meldung zukommen lassen. 

Hinweisgebersystem - Ansicht der Ombudsperson

3

Kontaktaufnahme

Die Ombudsperson kann über das sichere Postfach mit dem Whistleblower in Kontakt treten, wenn etwa Rückfragen zum Vorfall aufkommen. Der Whistleblower kann über das Meldesystem auf das Postfach zugreifen und die Nachrichten der Ombudsperson lesen oder selbst weitere Informationen zum Vorfall ergänzen.

4

Untersuchung des Falls

Die Ombudsperson untersucht die Meldung und entscheidet über das weitere Vorgehen. Hierzu können unter Umständen auch weitere Personen aus dem Unternehmen herangezogen werden, die dazu berechtigt sind, an dem Fall mitzuarbeiten. Die Identität des Whistleblowers wird dem Unternehmen gegenüber nur offengelegt, wenn dieser seine ausdrückliche Einwilligung hierzu abgibt. Ansonsten wird die Anonymität des Hinweisgebers stets gewährleistet. Die Untersuchung des Vorfalls kann unter Umständen über einen längeren Zeitraum stattfinden, innerhalb von 3 Monaten nach Abgabe der Meldung erhält der Whistleblower aber einen Zwischenstand über die Fallbearbeitung.

5

Abschlussbericht

Nach Untersuchung und Bearbeitung des Falls verfasst die Ombudsperson hierzu einen Abschlussbericht für das Compliance Management, welchen der Whistleblower über das Postfach im Meldesystem einsehen kann.
Die Meldung wird in der Übersicht über die Hinweise, die der Ombudsperson auch als Statistik über die bearbeitenden Fälle dient, als "abgeschlossen" angezeigt.
Für den Abschluss und die Aufbewahrung der Meldungen gelten die Regelungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Die Kosten für das digitale Hinweisgebersystem der exkulpa

Testen Sie uns die ersten 30 Tage vollkommen kostenfrei & unverbindlich!
Bei allen Varianten haben Sie optional die Möglichkeit, die exkulpa gmbh als Ombudsperson zu bestellen. 

Premium

für bis zu 49 Angestellte

79  / Monat
2,64 € pro Tag

  • 24/7 verfügbar
  • inkl. Onboarding
  • ermöglicht anonyme Meldungen
  • erfüllt die EU-Richtlinie
  • 30 Tage kostenfrei testen
Enterprise

ab 250 Angestellte

149 Monat
4,97 € pro Tag

  • 24/7 verfügbar
  • inkl. Onboarding
  • ermöglicht anonyme Meldungen
  • erfüllt die EU-Richtlinie
  • 30 Tage kostenfrei testen

FAQ - Häufig gestellte Fragen

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Ich bin zufrieden - wie läuft der Bestellprozess ab?

Wenn Ihnen das System zusagt, brauchen Sie am Ende des 30-Tage-Tests nichts weiter zu unternehmen. Sie erhalten künftig zum Monatsanfang eine Rechnung über den zugrunde liegenden Tarif. 

Wie ist die Kündigungsfrist?

Wir knebeln Sie nicht. Kündigen Sie einfach bis drei Tage vor Beginn des neuen Vertragsmonats und Sie erhalten keine weitere Rechnung von uns. (Das gilt sowohl für den kostenfreien Testmonat als auch laufende Verträge.)

Welchen Vorteil bietet die Buchung einer Ombudsperson?

Buchen Sie optional die exkulpa als Ombudsperson hinzu und erhalten Sie ein autarkes Set-it-forget-it-System. Alle Anfragen, die im System eingehen, werden durch eine Ombudsperson der exkulpa gmbh entgegengenommen und bearbeitet. Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen sich um nichts weiter zu kümmern und können Ihrem Tagesgeschäft nachgehen.

Kann ich später noch eine Ombudsperson dazu buchen?

Selbstverständlich. Das Höher- oder Zurückstufen zum nächsten Monat ist jederzeit durchführbar. Sie brauchen keine Gründe angeben und können bis 3 Tage vor Ende eines Vertragsmonats buchen.

Wie informiere ich meine Mitarbeiter über das System?

Damit das System auch allen Mitarbeitern und Externen bekannt ist, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dies digital via Newsletterkampagne und/oder analog mittels Infografik-Flyer zu sensibilisieren. Gerne bespricht unser Berater die Details hierzu mit Ihnen im Onboarding-Prozess. 

Welchen Support gibt es für interne Ombudspersonen?

Im Rahmen des Onboarding-Prozesses erhalten Sie oder eine ausgewählte Person Ihrerseits eine 30-minütige Webinar-Einführung in die Arbeit mit dem digitalen Portal. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, über Schulungsvideos auf das Wissen zuzugreifen. Zu guter Letzt stehen wir Ihnen natürlich auch gerne via E-Mail mit Support zu Verfügung.

Das digitale Whistleblower System der exkulpa 

Setzen Sie auf vertrauliche Fallbearbeitung & gewährleisten Sie Ihren Whistleblowern den größtmöglichen Schutz Ihrer Identität.

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