Hinweisgebersystem - Kostenfreie Einrichtung
Informationen über die Verarbeitung Ihrer Daten
finden Sie in unserer Datenschutzerklärung.
Das Hinweisgeber System
Mit einem Hinweisgeber System (bzw. Hinweisgebersystem) ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, anonym und sicher Missstände zu melden.
Hier erhalten Sie Ideen zu den Möglichkeiten ein solches Whistleblower-System, gemäß der EU Richtlinie zu erstellen.
Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es Mitarbeitern und anderen Menschen im Unternehmensumfeld (Kunden, Mitarbeiter von Geschäftspartnern etc.), etwaige Missstände, Straftaten, sowie Compliance- und Ethikverstöße diskret zu melden.
Hierdurch soll ein Mitarbeiter vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen geschützt sein, wenn er einen Skandal aufdeckt. Für Unternehmen und Organisationen ist ein solches System vorrangig aus einem Grund interessant: Es sorgt präventiv dafür, dass leichte und schwere Verstöße immer erst intern bei Ihnen selbst aufschlagen. So stärken Sie Ihr Compliance Management, fördern Ihr proaktives Handeln. und verhindern, von möglichen Verstößen erstmals auf der Titelseite eines Boulevardblattes zu erfahren.
Überblick über die Leistungen unseres Hinweisgeber Systems
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Zögern Sie nicht, unsere Fachleute zu kontaktieren, um maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Bedürfnisse zu erhalten.
Wege zur Umsetzung eines Hinweisgebersystems
In der EU Richtlinie ist nicht klar vorgegeben, wie ein Meldesystem auszusehen hat. Unternehmern bleiben somit verschiedene Möglichkeiten die Richtlinie umzusetzen.
Wichtig ist dabei, dass der Schutz von Hinweisgebern stets gewährleistet ist!
Brief-/ Kummerkasten
Auf den ersten Blick scheint ein klassisches Postfach die gewünschte Diskretion und Geheimhaltung für die Übermittlung sensibler Informationen zu bieten. Bei genauerem Hinsehen wird jedoch deutlich, dass ein Postfach zwar ein hohes Maß an Anonymität und Verfügbarkeit gewährleistet, es jedoch fraglich ist, ob intern immer die richtige Person erreicht wird.
Anonym verfasste Briefe erlauben zudem keine Rückfragen zum geschilderten Sachverhalt. Damit ist der klassische Briefverkehr von allen Compliance-Prozessen am wenigsten geeignet, um die EU-Richtlinie umzusetzen.
Anrufbeantworter/ Hotlines
Eine Möglichkeit der Kommunikation ist eine sprachbasierte Lösung: entweder ein menschlicher Assistent oder ein Anrufbeantworter. Besonders zu beachten ist, dass der Hinweisgeber die Möglichkeit haben muss, ein persönliches Gespräch zu verlangen. Um dies zu gewährleisten, sind erhebliche personelle Ressourcen erforderlich. (Inhouse oder z.B. über ein Callcenter). Einfache Anrufbeantworter können dies nicht alleine leisten.
Zudem gibt es bei Anrufbeantwortern immer eine gewisse Verzögerung bei der Beantwortung der Nachrichten. Zudem bieten die meisten Standardlösungen selten die notwendige Diskretion, um die Identität der Hinweisgeber zu schützen.
Email/ Kontaktformular
Viele Vorteile liegen auf der Hand, wenn es darum geht, Hinweise digital entgegenzunehmen. Digitale Hinweisgebersysteme sind schnell eingerichtet, zuverlässig und vergleichsweise einfach zu handhaben. Leider genügen die klassischen Kommunikationskanäle (E-Mail oder Kontaktformular) nicht den Anforderungen des Datenschutzes, insbesondere dem Schutz der Identität potenzieller Hinweisgeber.
Der Grund: Es sind gewisse IT-Kenntnisse erforderlich, um eine E-Mail anonym zu versenden oder ein Kontaktformular auszufüllen, ohne die eigene IP-Adresse zu übermitteln.
Das Hinweisgebersystem inkl. Hinweisbearbeiter
Der Einsatz eines Hinweisgebersystems ermöglicht es, eine Struktur zu schaffen, über die Hinweisgeber illegale oder unethische Aktivitäten melden können.
Ein großer Vorteil ist, dass der Hinweisbearbeiter dem Hinweisgeber sofort wichtige Fragen stellen kann. Andererseits hängt die Wirksamkeit eines solchen Hinweisgebersystems davon ab, inwieweit potenzielle Hinweisgeber dem Hinweisbearbeiter vertrauen.
Gerade bei Unternehmen mit mehr als 50 Beschäftigten fehlt häufig der ideale Mitarbeiter, der für alle Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen in Frage kommt. Zudem muss sichergestellt sein, dass der benannte Hinweisbearbeiter auch sein reguläres Tagesgeschäft wahrnehmen kann, das ihn möglicherweise bereits vollständig in Anspruch nimmt.
Ihre Vorteile mit dem digitalen Hinweisgebersystem der exkulpa
Verfügbarkeit in mehreren Sprachen
Unser Portal steht Ihnen in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung, um sicherzustellen, dass jeder Nutzer das System möglichst barrierefrei bedienen sowie eine Meldung vornehmen kann.
Sollten Sie Bedarf an einer weiteren Sprache haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind stets bereit, unser Angebot zu erweitern und auf Ihre spezifischen Bedürfnisse einzugehen.
Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben
Indem Sie ein Portal für Hinweisgeber in Ihrem Unternehmen einrichten, steigern Sie nicht nur Ihre Attraktivität und Professionalität gegenüber Ihren Stakeholdern, sondern kommen auch der EU Richtlinie nach. So leisten Sie einen wesentlichen Beitrag zum internen Compliance- Management.
Das Hinweisgebersystem der exkulpa erfüllt zudem alle gesetzlichen Anforderungen die sich aus der EU Whistleblower Richtlinie ergeben. Hier sei zum Beispiel der Schutz der Identität der Hinweisgeber genannt.
Schnelle Einrichtung & leichte Bedienbarkeit
Das webbasierte Portal der exkulpa kann schnell für Ihr Unternehmen eingerichtet werden und ist kinderleicht zu bedienen - sowohl für Ihre Belegschaft, Kunden oder Lieferanten, als auch Ihre internen Hinweisbearbeiter.
Im digitalen Meldesystem können Hinweisgeber Meldungen einfach über ein Formular abgeben oder über das Postfach sicher mit dem Hinweisbearbeiter kommunizieren.
Diese kann im System eingegangene Meldungen in einer Übersicht einsehen und dem Hinweisgeber schnell und unkompliziert über das Postfach antworten.
Optional: Hinweisbearbeiter
Wenn Sie wünschen, übernehmen wir für Ihr Unternehmen die Funktion des externen Hinweisbearbeiters. Wir bearbeiten die Meldungen und kommunizieren mit den Hinweisgebern.
So müssen Sie keinen Ihrer Mitarbeiter hierzu beauftragen, da sie wahrscheinlich ohnehin durch das tägliche Kerngeschäft zeitlich schon eingespannt genug sind.
Über einen externen Hinweisbearbeiter ist der Schutz von Hinweisgebern ebenfalls für alle Beteiligten gewährleistet. Es ist zudem sichergestellt, dass alle Hinweise vertraulich, diskret und ordentlich bearbeitet werden.
So funktioniert das digitale Hinweisgebersystem
Vorfallmeldung
Der Whistleblower meldet einen Vorfall oder einen Verstoß über das webbasierte Formular im Meldesystem.
Er kann seine Meldung entweder vollkommen anonym einreichen, oder freiwillig zusätzliche Informationen zu seiner Person angeben. Nachdem er seine Meldung abgegeben hat, erhält der Whistleblower die Zugangsdaten zu seinem persönlichen Postfach. Über dieses Postfach kann er den Hinweisbearbeitenden sicher und geschützt kontaktieren.
Benachrichtigung
Der Hinweisbearbeiter wird sofort per E-Mail über die eingegangene Meldung informiert. Die Meldung kann im digitalen Hinweisgebersystem eingesehen und überprüft werden. Innerhalb von 7 Tagen muss der Hinweisbearbeiter auf die Nachricht reagieren und dem Whistleblower eine Bestätigung über den Eingang der Meldung zukommen lassen.
Kontaktaufnahme
Der Hinweisbearbeiter kann über das sichere Postfach mit dem Whistleblower in Kontakt treten, wenn etwa Rückfragen zum Vorfall aufkommen. Der Whistleblower kann über das Meldesystem auf das Postfach zugreifen und die Nachrichten des Hinweisbearbeiters lesen oder selbst weitere Informationen zum Vorfall ergänzen.
Untersuchung des Falls
Der Hinweisbearbeiter untersucht die Meldung und entscheidet über das weitere Vorgehen. Hierzu können unter Umständen auch weitere Personen aus dem Unternehmen herangezogen werden, die dazu berechtigt sind, an dem Fall mitzuarbeiten. Die Identität des Whistleblowers wird dem Unternehmen gegenüber nur offengelegt, wenn dieser seine ausdrückliche Einwilligung hierzu abgibt. Ansonsten wird die Anonymität des Hinweisgebers stets gewährleistet.
Die Untersuchung des Vorfalls kann unter Umständen über einen längeren Zeitraum stattfinden, innerhalb von 3 Monaten nach Abgabe der Meldung erhält der Whistleblower aber einen Zwischenstand über die Fallbearbeitung.
Abschlussbericht
Nach Untersuchung und Bearbeitung des Falls verfasst der Hinweisbearbeiter hierzu einen Abschlussbericht für das Compliance Management, welchen der Whistleblower über das Postfach im Meldesystem einsehen kann.
Die Meldung wird in der Übersicht über die Hinweise, die der Hinweisbearbeiter auch als Statistik über die bearbeitenden Fälle dient, als "abgeschlossen" angezeigt.
Für den Abschluss und die Aufbewahrung der Meldungen gelten die Regelungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Die Kosten für das digitale Hinweisgebersystem der exkulpa
Testen Sie uns die ersten 30 Tage vollkommen kostenfrei & unverbindlich!
Bei allen Varianten haben Sie OPTIONAL die Möglichkeit, die exkulpa gmbh als Hinweisbearbeiter zu bestellen.
Deluxe
bis 249 Angestellte
99 €
/ Monat
3,30 € pro Tag
Enterprise
ab 250 Angestellte
149 €
/ Monat
4,97 € pro Tag
Für Franchiseunternehmen und Unternehmen ab 500 Mitarbeitern gelten Sonderkonditionen.
Kontaktieren Sie uns bei Bedarf für ein individuelles Angebot.
Häufige Fragen zum Hinweisgebersystem
Wenn Ihnen das System zusagt, brauchen Sie am Ende des 30-Tage-Tests nichts weiter zu unternehmen.
Sie erhalten künftig zum Monatsanfang eine Rechnung über den zugrunde liegenden Tarif.
Wir knebeln Sie nicht. Kündigen Sie einfach bis drei Tage vor Beginn des neuen Vertragsmonats und Sie erhalten keine weitere Rechnung von uns.
(Das gilt sowohl für den kostenfreien Testmonat als auch laufende Verträge.)
Buchen Sie optional die exkulpa als Hinweisbearbeiter hinzu und erhalten Sie ein autarkes Set-it-forget-it-System.
Alle Anfragen, die im System eingehen, werden durch einen Hinweisbearbeiter der exkulpa gmbh entgegengenommen und bearbeitet. Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen sich um nichts weiter zu kümmern und können Ihrem Tagesgeschäft nachgehen.
Selbstverständlich. Das Höher- oder Zurückstufen zum nächsten Monat ist jederzeit durchführbar. Sie brauchen keine Gründe angeben und können bis 3 Tage vor Ende eines Vertragsmonats buchen.
Damit das System auch allen Mitarbeitern und Externen bekannt ist, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dies digital via Newsletterkampagne und/oder analog mittels Infografik-Flyer zu sensibilisieren.
Gerne bespricht unser Berater die Details hierzu mit Ihnen im Onboarding-Prozess.
Ja, von Haus aus ist eine englische Variante inkludiert. Weitere Sprachen können optional hinzugefügt werden.
Laut der EU-Whistleblower-Richtlinie (2019) und dem Hinweisgeberschutzgesetz müssen Unternehmen ab 50 Mitarbeitern ein Hinweisgebersystem einrichten.
Dieses System muss den Schutz von Hinweisgebern sicherstellen, die Hinweise zu Verstößen wie Korruption, Diskriminierung oder Datenschutzverletzungen melden.
Typische Verstöße, die gemeldet werden können, sind:
- Korruption und Bestechung
- Diskriminierung und Mobbing
- Datenschutzverletzungen
- Verstöße gegen Umweltauflagen
- Verstöße gegen Arbeits- und Sicherheitsvorschriften
- Finanzbetrug und Unterschlagung
Das digitale Whistleblower System der exkulpa
Setzen Sie auf vertrauliche Fallbearbeitung & gewährleisten Sie Ihren Whistleblowern den größtmöglichen Schutz Ihrer Identität.
exkulpa gmbh
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52525 Heinsberg
+49 2452 - 99 33 11
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