Auch in 2022 fällt Deutschland beim Thema Digitalisierung im Betrieb im Vergleich mit dem Ausland, gemäß einer Untersuchung des Berliner European Center for Digital Competitiveness, mehr und mehr zurück.
Falls Sie zu den Unternehmen gehören, die dem Thema Automatisierung durch Digitalisierung im Betrieb zwar offen gegenüberstehen, aber im Alltag nicht so recht wissen, wo und wie sie am besten beginnen sollen, stellen wir Ihnen in diesem Artikel 9 Beispiele vor, für Prozesse, die sich in den meisten Unternehmen vergleichsweise schnell und einfach automatisieren lassen.
1. Automatisierte Recherche / Überwachung von Informationen
Mithilfe des Google Service Alerts ist es Ihnen möglich, sich automatisch per E-Mail informieren zu lassen, sobald eine neue Webseite oder Nachricht aus einem von Ihnen gewählten Interessensgebiet veröffentlicht wurde. Die Filter, die Sie hierzu wählen können, können bestimmte Keywords (Suchanfrageworte bei Suchmaschinen), Industrien, Konkurrenten oder auch Ihren eigenen Unternehmensnamen umfassen.
Alle Informationen und die Anmeldung zum Dienst finden Sie unter:
https://www.google.de/alerts
2. Die Nutzung von E-Mail Signaturen zur Digitalisierung im Betrieb
Eine Signatur am Ende Ihrer E-Mails erspart Ihnen wertvolle Zeit, die Sie normalerweise darauf verwenden würden, um Ihre Titel-, Impressums- und Kontaktinformationen in jeder einzelnen versendeten E-Mail manuell abzutippen. Vor der DS-GVO wurde die E-Mail Signatur auch häufig verwendet, um auf bestimmte Produkte, Services oder z.B. Zufriedenheitsbefragungen aufmerksam zu machen, allerdings fällt dieses Vorgehen i.d.R. in die Kategorie der „unzulässigen Werbung“, weswegen ihr Einsatz wohl überlegt und juristisch geprüft sein will.
3. Prozessautomatisierung mit Online-Formularen
Mithilfe von Online- bzw. Webformularen ist es Ihnen (je nach Branche) möglich, weite Teile des Marketings zur Interessentengewinnung, sowie der eigentlichen Auftragsabwicklung in Folge eines Kaufs oder auch Zufriedenheitsumfragen vollständig zu automatisieren.
So kann man z.B. bereits bei einer Interessentenanfrage Felder abfragen, die es dem Vertrieb anschließend erleichtern, die Anfragen nach Bedarf und Dringlichkeit zu priorisieren.
Dabei können Sie auf Lösungen von Drittanbietern, wie z.B. den Google Forms, Microsoft Forms, Formtastic (deutscher Anbieter) oder Wufoo, zurückgreifen, wobei jene Lösungen, bei denen die Daten innerhalb Ihrer eigenen IT-Struktur aufgenommen und verarbeitet werden, den Drittanbietern aus Gründen des Datenschutzes vorzuziehen sind. Für das Content-Management-System WordPress z.B. ist das Plugin Gravity Forms weit verbreitet.
4. Die Online-Terminvereinbarung zur Digitalisierung im Betrieb
Wer kennt das nicht:
Sie kontaktieren einen Geschäftspartner, um einen gemeinsamen Termin zu finden, erreichen aber nur seinen Anrufbeantworter, auf dem Sie zwei Terminvorschläge hinterlassen. Da Ihr Partner Sie bei seinem Rückrufversuch nicht erreicht, schickt er Ihnen eine E-Mail mit der Information, dass Ihre Vorschläge leider nicht passen.
Nicht selten führt dieses „Termin-Ping-Pong“ dazu, dass Sie und auch Ihr Partner unheimlich viel vergeudete Zeit und Nerven aufwenden müssen, um endlich einen geeigneten Termin zu finden. Hier kommen Online-Terminvereinbarungs-Tools zum Zuge.
Mithilfe einer Online-Terminvereinbarung können Ihre Geschäftspartner Termine mit Ihnen (innerhalb von Ihnen vorgegebenen Slots) rund um die Uhr buchen, ohne dass Sie mit Ihnen persönlich gesprochen haben müssen. Bucht ein Kontakt einen Termin, werden Sie unmittelbar darüber benachrichtigt und (je nach Ausstattung Ihrer Software) der Termin auch gleich mit Ihrem bestehenden Kalender in Outlook, Google-Calendar etc. synchronisiert.
Hierzu gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Drittanbietern, wie z.B. eTermin, Microsoft Bookings, (in Office 365 enthalten) etc.
Legen Sie bei der Wahl der richtigen Tools großen Wert darauf, dass die Terminvereinbarung datenschutzkonform erfolgt und alle wichtigen Anforderungen innerhalb Ihres Unternehmens gedeckt sind.
5. E-Mail Marketing mit Follow-Up- & Newsletter-Mailings
Bunte E-Mails mit Bildchen im Prospektformat sind wahrscheinlich das Erste, was den meisten Menschen unter dem Stichwort "E-Mail-Marketing" in den Kopf schießt.
Das entspricht allerdings nur einer kleinen Teildisziplin im E-Mail Marketing, und ist sicher nicht der Grund dafür, dass dem E-Mail Marketing ein höherer Return on Invest als den klassischen Medien, wie z.B. TV, Radio oder Printwerbung, nachgesagt wird.
Während es sich bei Newsletter-Mailings um E-Mails handelt, die zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine bestimmte Zielgruppe versendet werden, handelt es sich bei den sogenannten Follow-Up-Mails um E-Mail-Serien, die nach einer bestimmten Useraktivität gestartet werden.
Beispiele für E-Mail-Serien zur Automatisierung durch Digitalisierung im Betrieb
Terminerinnerungen in Folge von manuellen oder wie im o.g. Beispiel automatischen Terminvereinbarung zur Steigerung des Kundenservices und der Reduzierung von Terminausfällen.
Die automatische Einarbeitung neuer Mitarbeiter, in dem Sie einen Mitarbeiter infolge einer festgelegten E-Mail Serie über die wichtigsten Prozesse und unternehmensspezifischen Informationen einarbeiten
Interessentengewinnung mithilfe von E-Mail-Kursen o.ä. hochwertigen Inhalten.
In diesem Beispiel nutzen Sie Follow-Up E-Mails, um Ihrem Kontakt zu fest definierten Zeitpunkten für sie relevante, wertvolle Informationen zukommen lassen.
Die Folge? Ein gänzlich kalter Kontakt, der Ihr Unternehmen noch gar nicht kannte, hat die Möglichkeit, Sie ungezwungen (und automatisiert) kennenzulernen, was sein Vertrauen in Sie und Ihr Produkt steigern kann und ggf. auch direkt zum Kauf animiert.
Geburtstagsmails oder -SMS an Ihre Kunden oder Partner können hilfreich sein, um eine langfristig stabile Beziehung mit einem Kontakt zu fördern.
Zusammengefasst lässt sich festhalten, das E-Mail Marketing nahezu überall dort erfolgversprechend ist, wo es einen wiederkehrenden, manuellen Vorgang gibt, der sich inhaltlich kaum verändert aber Mitarbeiterressourcen an sich bindet.
6. Bloginhalte und Social Media Content automatisiert veröffentlichen
Die gängigsten Blogsysteme, wie z.B. WordPress, aber auch viele soziale Netzwerke, wie z.B. Facebook, ermöglichen es Ihnen, Ihre Postings
einzupflegen und kalendarisch zu timen.
Das ist besonders hilfreich, da es für eine erfolgreiche Content-Marketing Strategie absolut notwendig ist, seine verschiedenen Kanäle regelmäßig zu bespielen, damit die eigene Sichtbarkeit und ein reger Besucherstrom erhalten bleiben.
Als Option können Sie solche zeitgesteuerten Postings im jeweiligen System einzeln anlegen, oder (für soziale Netzwerke) direkt auf eine Gesamtlösung, wie z.B. Hootsuite setzen, um Ihre Inhalte von einem Ort aus zeitversetzt über Facebook, LinkedIn, Twitter und Co. zu veröffentlichen. Mögliche Alternativen zu Hootsuite finden Sie unter folgendem Link. Speziell für die Plattform Instagram gilt die Automatisierungslösung Later.com aktuell als Favorit.
7. Das Erstellen von Sicherungen/Back-Ups Ihrer IT-Systeme
Im Zeitalter von Verschlüsselungstrojanern wie WannaCry, Emotet und NotPetya, kommt der Erstellung von Sicherungskopien eine immer gewichtigere Rolle zu, um die Beständigkeit der eigenen Daten im Unternehmen gewährleisten zu können.
Hier bietet es sich u.U. an, diese langweilige aber wichtige Aufgabe zu automatisieren, so dass z.B. täglich oder wöchentlich automatisch erstellte Back-Ups gleich automatisiert in einem Cloud-basierten System gesichert werden. Aufgrund der Vielzahl an Systemen, Datenarten und Anwendungsfällen können wir hierzu leider keine allgemeine Empfehlung aussprechen.
8. Automatische Tracking-Reportings Ihrer Webseite zur Digitalisierung im Betrieb
Sowohl Google Analytics, als auch die weitverbreitete Open-Source-Alternative Matomo, bieten ihren Nutzern die Möglichkeit der automatisierten Erstellung von Reportings.
Anstatt also Ihre wertvolle Zeit darauf zu verschwenden das jeweilige Tool mit den relevanten Kennziffern regelmäßig aufzurufen, lassen Sie sich alle für Sie relevanten Kennzahlen einfach in festgelegten Zeitabständen direkt in Ihren Posteingang liefern:
Automatisierte Reportings mit Matomo
Automatisierte Reportings mit Google Analytics
9. Die automatisierte Mitarbeiterschulung im eLearning
Die meisten Unternehmen wissen, wie wichtig die Schulung ihrer Mitarbeiter ist.
Schließlich ist eine ordentlich unterwiesene Belegschaft für jedes Unternehmen, das erfolgreich sein und seine gesetzlichen Verpflichtungen einhalten will unerlässlich. Lange Zeit war die Mitarbeiterschulung jedoch eine zeitaufwändige und kostspielige Angelegenheit. Die Unternehmen mussten nicht nur Termine für Live-Schulungen koordinieren, sondern auch den richtigen Ort, Verpflegung u.v.m.. Online-Kurse lösen genau diese Probleme.
Mitarbeiterschulungen im eLearning sind mit durchschnittlich gerade einmal 45-60 Minuten oft kürzer, als herkömmliche Präsenzschulungen. Außerdem können sie zu jeder Zeit von jedem beliebigen Ort aus wahrgenommen werden. Das erleichtert es den Mitarbeitern, gesetzlich verpflichtende Mitarbeiterschulungen (wie z.B. zum Datenschutz oder Brandschutz) in bereits volle Terminkalender zu integrieren.
Da Unternehmen durchgehend nach Möglichkeiten zur Kostensenkung suchen, werden Mitarbeiterunterweisungen mit Onlineschulungen wahrscheinlich auch weiterhin an Beliebtheit gewinnen.
Das hängt damit zusammen, dass es durch eLearning-Schulungen möglich ist, die oft vierstelligen Schulungsaufwendungen um 30-90% zu reduzieren, je nachdem wieviele Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt. Hier finden Sie eine detaillierte Gegenüberstellung der Vor- & Nachteile von Online-Schulungen vs. Präsenzschulungen.
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Michael Phan
