Wie Sie Ihre Teams-Einladung rechtssicher gestalten

Seit der Covid-19-Krise sind viele Unternehmen gezwungen, einen Großteil der eigenen Geschäftsprozesse anzupassen. Vor allem interne Team-Besprechungen und Kundengespräche werden vermehrt elektronisch abgehalten. Mit der zunehmenden Verbreitung von Microsoft Teams, auch über Unternehmensgrenzen hinweg, arbeiten immer mehr Mitarbeiter von Firmen in gemeinsamen Videokonferenzen zusammen. Um an diesen Besprechungen teilzunehmen, muss eine Einladung per E-Mail verschickt werden, aber wie können diese rechtssicher gestaltet werden?

Datenschutzhinweise in die Teams-Einladung integrieren

Die Durchführung von Online Meetings kann eine gute Möglichkeit sein, Live-Veranstaltungen zu ersetzen. Es ist jedoch wichtig sicherzustellen, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden.

In Artikel 13 der DS-GVO werden die Informationspflichten zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten gegenüber den Betroffenen geregelt. Wenn Sie eine Teams Einladung versenden, müssen die Teilnehmer darüber informiert werden. Informationspflichten ermöglichen den Betroffenen eine umfassende Unterrichtung über die Erhebung ihrer personenbezogenen Daten. Das ist Voraussetzung für eine rechtmäßige Verarbeitung dieser Daten. Aber wie können Sie Ihren Informationspflichten nachgehen und diese in der Einladung zu einer Teams Besprechung integrieren?

Am einfachsten geht das über einen Link in der Einladungsmail, der zur Datenschutzerklärung führt.

Ergänzen Sie dazu im Microsoft Teams Admin Center unter dem Menüpunkt Besprechungen/Besprechungseinstellungen in dem Feld "Fußzeile" für die E-Mail-Einladung folgenden Satz: "Informationen nach Art. 13 DS-GVO finden Sie unter folgendem Link"/ "Informationen nach Art 13. DS-GVO finden Sie unter dem Link für rechtliche Hinweise." Und fügen in dem Feld "URL für rechtliche Hinweise" den Link zur Datenschutzerklärung ein.

Sie können dafür auch eine Teams-Landingpage erstellen. Hier können alle Informationen aufgeführt werden, die Sie zur Verfügung stellen möchten. Neben den Art. 13 Informationen der DS-GVO kann die AGB und Netiquette darstellen.

Ergänzen Sie dazu im Microsoft Teams Admin Center unter dem Menüpunkt
Besprechungen/ Besprechungseinstellungen in dem Feld "Fußzeile" für die E-Mail-Einladung folgenden Satz: "Alle rechtlichen Informationen zur Nutzung von Microsoft Teams finden Sie unter folgendem Link:" Und fügen in dem Feld "URL für rechtliche Hinweise" den Link zu Ihrer Teams-Landingpage ein.

Sie können das so einrichten, dass die Teams-Landingpage nicht im Menü auftaucht, so dass sie nur über den direkten Link aufgerufen werden kann.

Muss das Impressum auch in die Einladungs-Mail?

Da es sich bei einer Teams-Einladung um einen Geschäftsbrief handelt, muss neben den Datenschutzhinweisen auch das Impressum in die Einladung integriert werden.

Stattdessen sollten Sie eine Signatur für Teams-Einladungen anlegen. Jeder Mitarbeiter, der Teams-Einladungen verschicken möchte, muss diese Signatur vorher einrichten und auswählen bevor die Einladung verschickt wird. Wenn Sie sich diesen Aufwand sparen möchten, gibt es zur zentralen Erstellung und Verteilung von Signaturen im Unternehmen entsprechende Software-Lösungen. 

Sollte bereits eine Geschäftsbeziehung mit dem Empfänger der Teams-Einladung bestehen, brauchen Sie keine Signatur einzufügen. Wir empfehlen Ihnen das dennoch bei allen Einladungen anzuhängen, da sonst die Gefahr besteht, dass Sie es bei Neukunden vergessen.

Darüber hinaus ist es in vielen Unternehmen üblich Teams-Meetings aufzuzeichnen und dauerhaft zu speichern. Ob Sie Videokonferenzen aufzeichnen dürfen und wie Sie das am besten umsetzen, zeigen wir Ihnen hier.