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Datenschutz bei Aufzeichnungen von Videokonferenzen – Was ist zu beachten?

In vielen Unternehmen ist es üblich Videokonferenzen aufzuzeichnen und dauerhaft zu speichern, ohne sich über den Datenschutz Gedanken zu machen. Gerade die Pandemie hat die Anzahl der durchgeführten Videokonferenzen deutlich erhöht, da nun Meetings über Zoom, Microsoft Teams, Skype, etc. häufig auf der Tagesordnung stehen. 

Und weil die Zahl der Mitarbeiter im Home-Office weiter zunimmt, ist es umso wichtiger, bei der Aufzeichnung von Videokonferenzen auf die Datenschutzbestimmungen zu achten.

Warum ist das Aufzeichnen von Videokonferenzen datenschutzrechtlich problematisch?

Die meisten Videokonferenz-Lösungen bieten Aufnahmefunktionen anwelche den gesamten Verlauf oder Teile der Konferenz in Bild und Ton aufzeichnen und speichern. Diese Aufzeichnung kann dann als "Protokoll" oder "Archivierung" der Konferenz genutzt werden und bei nachfolgenden Unklarheiten bequem wieder angeschaut oder sogar Dritten zur Verfügung gestellt werden.

Die Aufzeichnung einer Besprechung ist jedoch ein starker Eingriff in die Privatsphäre der Teilnehmer/innen und muss daher eine datenschutzrechtliche Grundlage haben.

Problematisch ist nicht allein, dass die Konversation und die Gesichter der Teilnehmer aufgenommen und gespeichert werden. Die Kamera erfasst weit mehr als nur das Gesicht des Teilnehmers im Home-Office: beispielsweise die Familienfotos an der Wand, mögliche Medikamente im Hintergrund und andere persönliche Gegenstände oder möglicherweise andere Mitglieder des Haushalts.

Exkurs: Grundsätze zur Datenverarbeitung

Grundsätzlich herrscht im Datenschutz ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Konkret heißt das: die Datenverarbeitung ist grundsätzlich verboten, es sei denn, es liegt eine Erlaubnis vor.

Rechtsgrundlagen aus Art 6. Abs. 1 DS-GVO bieten eine solche Erlaubnis für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Die Videokonferenzen ersetzen meist die Live-Veranstaltungen, an denen die Teilnehmer auch ohne Aufzeichnung teilnehmen würden. Aus diesem Grund ist es erstmal nicht erforderlich, die Konferenz aufzuzeichnen. Zur Dokumentation ist ein schriftliches Protokoll, wie aus den Live-Veranstaltungen bekannt, ausreichend. Auch das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 Lit. f DS-GVO) einzelner Teilnehmer an einer gespeicherten Aufzeichnung reicht nicht aus, um den Eingriff in das Persönlichkeitsrecht durch die Verarbeitung personenbezogener Daten zu rechtfertigen.

Neben der Rechtsgrundlage, also der Erlaubnis, die personenbezogenen Daten zu verarbeiten, muss die Verarbeitung an einen konkreten und zuvor festgelegten Zweck gebunden sein. (Art. 5 Abs. 1 Lit. b DS-GVO).

Das bedeutet: Der Zweck für die eigentliche Videokonferenz gilt nicht für die Aufzeichnung der Konferenz!

Das bedeutet: Der Zweck für die eigentliche Videokonferenz gilt nicht für die Aufzeichnung der Konferenz!

Videokonferenzen datenschutzkonform aufzeichnen

Wie Sie dennoch Videokonferenzen datenschutzkonform aufzeichnen - Einwilligung einholen!

Wenn Sie dennoch eine Videokonferenz aufzeichnen möchten, gibt es einige Faktoren, die zu beachten sind, um den Schutz der Betroffenen – in diesem Fall der Teilnehmer an der Videokonferenz – zu gewährleisten. Im ersten Schritt muss eine Erlaubnis der Datenverarbeitung in Form einer Einwilligung (Art 6. Abs. 1 Lit. a DS-GVO) vorliegen. 

Die Bedingungen für eine gültige Einwilligung (Art. 7) sehen folgendermaßen aus:

  • Die Einwilligung muss vor Beginn der Aufzeichnung der Videokonferenz eingeholt werden.
  • Die Einwilligung muss leicht zugänglich und in verständlicher Sprache sein.
  • Die Einwilligung muss nachweisbar sein.
  • Der Erklärende muss ausreichend über den Zweck der Aufzeichnung informiert werden.
  • Vor Abgabe der Einwilligung muss der Erklärende ein Hinweis zum jederzeitigen Widerruf der Einwilligung erhalten, der Widerruf muss so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein.
  • Ab dem Zeitpunkt des Widerrufs fällt die Rechtsgrundlage weg und somit auch die Erlaubnis für die Aufzeichnung.
  • Die Einwilligung muss freiwillig erklärt werden. Insbesondere im Beschäftigungsverhältnis ist hier das Abhängigkeitsverhältnis zu berücksichtigen. Dem Arbeitnehmer dürfen keine Nachteile durch die Nicht-Erteilung drohen. 

Beachten Sie: Häufig werden die Teilnehmer der Videokonferenz von der Software darüber informiert, dass eine Aufzeichnung gestartet wurde. Obwohl diese Funktion für die Teilnehmer vorteilhaft ist und als eine Art Vorwarnung dient, reicht diese Information nicht aus, um sie als stillschweigende Einwilligung anzuerkennen.

Was ist, wenn nicht alle einwilligen?

Möglicherweise sind nicht alle Teilnehmer/innen mit der Aufzeichnung einverstanden und wollen keine Einwilligung abgeben. Wenn dies der Fall ist, empfiehlt es sich die folgende Regelungen festzulegen:

  • Die Teilnehmer können freiwillig entscheiden, ob sie die Kamera einschalten.
  • Die Teilnehmer können freiwillig entscheiden, ob sie das Mikrofon einschalten oder stattdessen über die Chat-Funktion kommunizieren.

Der Vorteil einer Videokonferenz ist es, Gestik und Mimik der anderen Teilnehmer/innen sehen zu können. Wenn aber einige Teilnehmer ihr Mikro oder ihre Kamera ausschalten, weil sie nicht mit aufgezeichnet werden wollen, stellt sich die Frage, ob der Sinn und Zweck der Videokonferenz ohne Gestik und Mimik noch gegeben ist oder ob ein herkömmliches schriftliches Protokoll nicht ausreichend ist. Das müssen Sie in Ihrem individuellen Fall entscheiden und dementsprechende Regeln festlegen. Fest steht, dass bei einer Aufzeichnung der Videokonferenz eine Einwilligung notwendig ist.

Wir erstellen für jedes Unternehmen ein individuell auf seine Bedürfnisse angepasstes Angebot.
Sprechen Sie uns gerne an und vereinbaren Sie ein Gespräch mit einem unserer Berater!

Tipps für eine datenschutzfreundliche Aufzeichnung

Auch wenn die Funktion der Aufzeichnung einer Videokonferenz verlockend einfach erscheint, gibt es in der Regel immer datenschutzfreundlichere Lösungen als die umfangreiche Aufzeichnung von Wort und Bild der Teilnehmer/innen.

Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, nutzen Sie schriftliche Protokolle, wie auch bei nicht-elektronischen Konferenzen.

Wenn Sie jedoch nicht auf die Aufzeichnung verzichten wollen, sind einige Maßnahmen zum Schutz der Teilnehmer/innen zu treffen. Neben der Einwilligung ist Folgendes wichtig:

1

Wahrung der Betroffenenrechte

Klären Sie die Teilnehmer/innen über ihre Rechte auf. Wie Sie als Verantwortlicher richtig reagieren, wenn ein Betroffener von seinem Recht Gebrauch macht, können Sie hier nachlesen.

2

Zugriffskontrolle

Um zu gewährleisten, dass Ihre Aufzeichnungen datenschutzkonform sind, müssen Sie Zugriffsberechtigungen vergeben. Diese erlauben es den richtigen Personen, die Aufzeichnung einsehen und löschen zu können.

3

Löschfristen

Der beste Weg, Daten zu schützen, ist sie zu löschen, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Das gilt auch für die Aufzeichnungen von Videokonferenzen. Entweder sie löschen die Aufzeichnungen manuell oder sie implementieren eine automatische Löschung der Aufzeichnung nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne.

Diese technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz der Betroffenen müssen im Vorfeld betrachtet und festgelegt werden.

Als Teilnehmer in Videokonferenzen "datenschutzfreundlich" verhalten

Alle Teilnehmenden einer Videokonferenz können mit einer guten Vorbereitung zum Gelingen der Konferenz und auch zum Einhalten der Datenschutzvorgaben beitragen: 

  • Gestalten Sie das Umfeld für Ihre Teilnahme an der Videokonferenz bewusst: Achten Sie darauf, dass keine persönlichen Gegenstände, wie Fotos oder Arzneimittel, im Hintergrund zu sehen sind.
  • Wählen Sie besonders im Home-Office einen Ort, an dem Sie ungestört sind und warnen Sie andere Personen aus Ihrem Haushalt vor, dass Sie eine Videokonferenz mit Aufzeichnung abhalten. So kann unerwünschtes Hineinplatzen vermieden werden.
  • Durch Kopfhörer oder ein Headset können Sie verhindern, dass Personen in der Umgebung von den Inhalten der Konferenz erfahren.

Auch während der Videokonferenz können Sie auf einige Dinge achten:

  • Seien Sie sich bewusst, dass alles was Sie sagen, aufgezeichnet wird und geben Sie keine sensiblen Informationen während der Aufzeichnung weiter.
  • Nutzen Sie Direkt-Chats, um mit einzelnen Personen Informationen auszutauschen, die nicht an alle Teilnehmer gerichtet sind.
  • Schalten Sie Ihr Mikrofon stumm oder ggf. die Kamera aus, falls die Konferenz das zulässt. So können Sie sicherstellen, dass keine anderen Personen aus Ihrem Haushalt in den Aufnahmebereich kommen. 

Fazit

Der Einsatz von Videokonferenzen ist in vielen Unternehmen inzwischen gängige Praxis. Für die datenschutzkonforme Aufzeichnung der Videokonferenzen müssen im Vorfeld einige Maßnahmen ergriffen werden, um die personenbezogenen Daten der Teilnehmer/innen zu schützen. Dazu gehört die Einwilligung aller Teilnehmer/innen, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, um unbefugten Zugriff auf die Aufzeichnung zu verhindern, sowie die Implementierung einer Löschfrist und schließlich das "datenschutzfreundliche" Verhalten der Teilnehmer/innen in der Konferenz.

Emily Markwart

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