Richtige Abwesenheitsnotiz bei urlaubsbedingter Abwesenheit

Freitagabend, 17.00 Uhr in irgendeinem Büro irgendwo in Deutschland. Schnell noch die Abwesenheitsnotiz im E-Mailsystem einstellen und dann geht’s 14 Tage in den wohlverdienten Urlaub.
Wer kennt diese Situation nicht?!

Die urlaubsbedingte Abwesenheitsnotiz - eine automatisierte E-Mailantwort, die den Absender einer E-Mail darüber informieren soll, dass der gewünschte Empfänger nicht verfügbar ist - ist in den allermeisten Unternehmen Standard.
So weit, so gut, aber:

2. Vorteile einer "richtigen" urlaubsbedingten Abwesenheitsnotiz

Eine gute Abwesenheitsnotiz sorgt dafür, dass Klarheit bzgl. der E-Mails herrscht, die während Ihrer Abwesenheit Ihr Postfach erreichen und dringende Anfragen in dieser Zeit nicht unerledigt bleiben. Werden aber während Ihrer Abwesenheit Informationen aus Ihrem E-Mailpostfach benötigt, die dort bereits vor Ihrer Abwesenheit eingetroffen sind, hilft auch eine Abwesenheitsnotiz nicht weiter.

Für diese Fälle ist eine ordentlich geregelte Vertreterregelung im Unternehmen unerlässlich. Dadurch wird unmissverständlich bestimmt, wer unter welchen Voraussetzungen auf das Postfach eines abwesenden Mitarbeiters zugreifen darf.

3. Urlaubsbedingte Abwesenheitsnotiz: Tipps & Best Practice

Was gehört in eine urlaubsbedingte Abwesenheitsnotiz hinein und was nicht?

• Wiedererreichbarkeit: Geben Sie an, wann Sie dienstlich wieder im Einsatz sein werden. So vermeiden Sie, dass der Absender während Ihrer Abwesenheit vergeblich auf eine Reaktion wartet. Beispiel: Ich bin vom 01.09.2019 bis einschließlich 14.09.2019 nicht im Büro. / Ich bin vom 01.09.2019 bis einschließlich 14.09.2019 abwesend. 
• Zugriff auf Ihre E-Mails: Geben Sie an, was während Ihrer Abwesenheit mit eingehenden E-Mails geschieht. Beispielsweise, dass Sie während der Abwesenheit keinen Zugriff auf Ihr E-Mailpostfach oder dass Sie nur eingeschränkten Zugriff auf Ihr E-Mailpostfach haben. Beispiel: Während dieser Zeit habe ich keinen / nur eingeschränkten unregelmäßigen Zugriff auf meine E-Mails. 
• Weiterleitung: Informieren Sie darüber, dass eine bzw. dass keine automatische Weiterleitung eingehender Mails an Kollegen stattfindet. Beispiel: Ihre E-Mails werden nicht weitergeleitet. / Ihre E-Mails werden automatisch an meine*n Kollegen*in Frau/Herrn XY weitergeleitet. 
• Dringende Angelegenheiten: Die Abwesenheitsnotiz sollte eine Option für dringende Fälle vorhalten, etwa, dass man sich während Ihrer Abwesenheit an eine*n Kollegen*in oder an die Zentrale, an den Empfang oder an den Vorgesetzten wenden kann. Die entsprechenden Kontaktdaten sollten dann natürlich nicht fehlen. Beispiel: In dringenden Fällen steht Ihnen meine Kollegin XY unter der Telefonnummer 01234/56789-0 sowie per E-Mail an kollegin@firma-xy.de zur Verfügung. / In dringenden Fällen hinterlassen Sie mir bitte eine Nachricht auf meiner Mailbox unter der Telefonnummer 01234/567899. 

• Abwesenheit aufgrund von Krankheit: Auch bei krankhaft bedingter Abwesenheit empfiehlt es sich - sofern möglich - zeitnah eine Abwesenheitsnotiz einzurichten. Eventuell ist eine automatisierte Weiterleitung eingehender E-Mails an eine*n Kollegen*in sinnvoll. Idealerweise informiert die eingerichtete Abwesenheitsnotiz den Absender über die Weiterleitung. 
• Das gehört nicht hinein: Im Sinne des Datenschutzes, aber auch im Sinne des Schutzes Ihrer eigenen Persönlichkeitsrechte, sollte eine Abwesenheitsnotiz so wenige (persönliche) Informationen wie möglich beinhalten (Stichwort: Datensparsamkeit). Ob Sie krankheits- oder urlaubsbedingt abwesend sind, in Elternzeit, im Luxusurlaub, auf Weltreise oder ein Golftournier spielen, sind Informationen, die Ihr Privatleben betreffen und sollten daher nicht in der Abwesenheitsnotiz auftauchen. Denken Sie auch daran, dass zu viele Informationen in der Abwesenheitsnotiz von Kriminellen oder Spam-Versendern möglicherweise missbräuchlich verwendet werden könnten.
• Technische Einstellungen: Unter Umständen gibt es E-Mailabsender, denen Sie keine Abwesenheitsnotiz zusenden wollen. Dies könnten beispielsweise Newsletter-Absender sein, Spam-Versender oder Kriminelle, die die Informationen aus einer Abwesenheitsnotiz missbräuchlich verwenden, etwa um beim Abwesenden auszunutzen, dass er sich im Urlaub befindet und sein Haus deshalb unbewohnt ist, oder um im Rahmen des sogenannten Social Engineering gezielte Angriffe auf das Unternehmen einzuleiten.
  
  Die meisten E-Mailsysteme, so auch das wohl am meist verbreitete Microsoft Outlook, verfügen über Einstellungen zur Selektion und Überprüfung eingehender E-Mails. In den Einstellungen gibt es Möglichkeiten, um eingehende E-Mails automatisch zunächst zu filtern und abzugleichen und sodann anhand der Selektion die Abwesenheitsnotiz nur an bestimmte Personen und Personengruppen automatisiert zu versenden. 
  Wenn Sie sich bei den technischen Einstellungen unsicher sind, könnte ein Mitarbeiter Ihrer IT-Abteilung sicherlich Unterstützung bieten. Die richtigen technischen Einstellungen sorgen auch dafür, das Aufkommen an Spam-Nachrichten in Ihrem Postfach nachhaltig zu minimieren.

• Eine E-Mailsignatur ist bei nach außen gerichteten E-Mails an Empfänger, mit denen Sie bisher noch keinen Kontakt hatten, Pflicht. Da Sie in aller Regel nicht ausschließen können, dass auch E-Mails von Firmenfremden, mit denen Sie noch keinen Kontakt hatten, Ihr Postfach erreichen werden, empfiehlt es sich, auch bei einer Abwesenheitsnotiz vorsorglich die E-Mailsignatur einzufügen. 
• Sprache: Ob Sie Ihre Abwesenheitsnotiz neben Deutsch auch in weiteren Sprachen formulieren, ist grundsätzlich eine Geschmacksfrage. Haben Sie regelmäßigen E-Mailkontakt mit fremdsprachigen Personen, empfiehlt sich schon aus Gründen der Höflichkeit und des professionellen Auftretens, zumindest eine englische Version zu ergänzen. Dient Ihre E-Mailadresse hingegen dem gezielten Kontakt mit fremdsprachigen Personen, etwa weil Sie Ansprechpartner für Supportfragen ausländischer Kunden sind, sollte die Abwesenheitsnotiz auch in der Sprache der Zielgruppe/n formuliert sein. 
• Das Wording: Unabhängig von formellen Aspekten einer Abwesenheitsnotiz, bestimmt natürlich auch hierbei der Ton die Musik. Ob Sie der Abwesenheitsnotiz beispielsweise eine persönliche Note geben, welche Anrede Sie wählen und für welche Grußformel Sie sich dabei entscheiden, hängt sicherlich von der individuellen Unternehmensphilosophie und dem gewünschten Auftreten ab. 
• Abwesenheitsnotizen für interne Kollegen: In den meisten E-Mailsystemen lassen sich für Abwesenheitsnotizen an Interne und an Externe unterschiedliche Einstellungen vornehmen und unterschiedliche Texte erstellen. Grundsätzlich gilt bei Abwesenheitsnotizen für interne Kollegen dasselbe, wie für die allgemeine Abwesenheitsnotiz. Sie können jedoch auf die Signatur verzichten und werden in der Regel einen persönlicheren Ton einfließen lassen können. Gehen Sie aber auch hierbei sparsam mit persönlichen Informationen um, insbesondere zum Grund Ihrer Abwesenheit.

4. Vorlage/ Beispiel einer Abwesenheitsnotiz

Wie sollte eine Abwesenheitsnotiz aussehen? 
Hier ein Beispiel einer unpersönlichen, eher formellen Abwesenheitsnachricht: