Unternehmen jeglicher Größenordnung sind heutzutage global vernetzt. E-Mail und Internet am Arbeitsplatz sind zumindest in Form eines Internetanschlusses und eines personalisierten E-Mail-Postfaches heute Standard in jedem Unternehmen.
Da die Nutzung des Internets sowie teilweise auch die des E-Mail-Accounts häufig durch Beschäftigte sowohl dienstlich als auch privat erfolgt, entstehen für Unternehmen nicht unerhebliche Risiken, z.B. weil gegen Datenschutzgesetze verstoßen oder diese nicht beachtet werden.
Ein Unternehmen muss daher diesbezüglich klare Spielregeln vorgeben. Versäumt das Unternehmen entsprechende Regelung zu treffen, läuft es Gefahr, unter anderem gegen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung zu verstoßen.
Was könnten Risiken sein, die eine Regelung für die Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz erfordern?
Privates Surfen
Hierdurch entsteht ein unnötiges Risiko. Webseiten sind teilweise nicht sicher und Downloads von Schadsoftware o.ä. sind möglich.
E-Mail-Nutzung/Einsicht in Postfächer abwesender oder ausgeschiedener Mitarbeiter
Grundsätzlich gilt hier das Post-/Briefgeheimnis, sodass eine Einsicht nicht rechtens wäre. Auch das Fernmeldegeheimnis ist zu wahren.
Vertreterreglung
Auch hier gilt das Post-/Brief-/Fernmeldegeheimnis. In unserem Blogartikel zur Vertreterregelung erhalten Sie mehr Informationen zur Umsetzung.
Nutzung betrieblicher, mobiler Geräte (Laptops, Tablets, Smartphones)
Welche Apps dürfen runtergeladen bzw. genutz werden?
Diese und weitere Themen und Prozesse betreffen den Datenschutz direkt oder indirekt. Aufsichtsbehörden, aber auch einzelne Pflichten aus der DS-GVO machen es erforderlich, dass allen Mitarbeitern bekannt ist, wie mit personenbezogenen Daten umzugehen ist. Hier helfen dem Unternehmen konkrete Vorschriften zur Enthaftung weiter.
Auch die Transparenz und die Sicherheit im Umgang mit personenbezogenen Daten und dienstlichen Geräten und Einrichtungen wird erhöht. "Regeln" helfen auch dabei, präventiv vor Datenpannen und Datenverlust zu schützen sowie die Sensibilität vor Cyber-Angriffen zu erhöhen.
Aus diesen Gründen sollten Prozesse mit hoher Datenschutzrelevanz im Unternehmen schriftlich geregelt sein.
Wie können konkrete Regelungen für die Nutzung von E-Mail und Internet am Arbeitsplatz erfolgen?
Verbindliche Verhaltensregeln im Rahmen des Direktionsrechts
Richtlinien (z.B. Datenschutz-Richtlinie; Richtlinie zum Umgang mit Internet und E-Mails)
Betriebsvereinbarungen
Insbesondere sehr kleine Unternehmen und Handwerksbetriebe können auch mit einem Merkblatt zum Datenschutz Regelungen vornehmen. Mitarbeitern sollten hiermit alle Spielregeln zum Umgang mit personenbezogenen Daten und Prozessen bekannt gegeben werden.
Durch eine dieser o.g. Möglichkeiten sollte die Privatnutzung moderner Kommunikationsverfahren im Unternehmen geregelt werden.
Bezüglich der Frage, wie diese Themen zu regeln sind, gibt es grundsätzlich drei Möglichkeiten:
1. Ausdrückliches Verbot der Privatnutzung
Hierbei darf der Arbeitgeber überwachen, ob die Dienstanweisung eingehalten wird (zum Beispiel durch Stichprobenkontrolle des Browserverlaufs o.ä.)
2. Erlaubnis der Privatnutzung
Das Unternehmen wird zum Telekommunikationsanbieter und muss entsprechend das Fernmeldegeheimnis wahren (hierzu werden jegliche Administration neben dem Datenschutz auch auf § 88 Telekommunikationsgesetz verpflichtet).
3. Duldung der Privatnutzung
Auch hier wird das Unternehmen zum Telekommunikationsanbieter (siehe Erlaubnis).
Warum sind Spielregeln bezüglich E-Mail und Internet am Arbeitsplatz überhaupt notwendig?
Da unkonkrete bzw. schwammig formulierte Regelungen zu Problemen führen, ist es sinnvoll, einmal eine saubere Lösung zu erarbeiten.
Einige Datenschutzbehörden haben sich umfassend mit diesem Thema beschäftigt und eine Orientierungshilfe veröffentlicht, wie die Datenschutzbehörde Niedersachsens.
Damit die Mitarbeiter nachvollziehen können, warum solche Spielregeln notwendig sind (und dass es sich keinesfalls um Schikane handelt), ist zudem eine (vorherige) Mitarbeiterschulung zum Datenschutz
- idealerweise mit diesem Themenschwerpunkt - empfehlenswert.
Katrin Dahmen
