Datenschutz-Management-System (DSMS)
Sichern Sie Ihr Unternehmen mit unserem DSGVO-konformen, digitalen Datenschutz-Management-System - inhouse entwickelt von unseren Datenschutzexperten.
Durch das Datenschutz-Management-System (DSMS) wird der Datenschutz und insbesondere die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Unternehmen umgesetzt. Das DSMS dient zur Dokumentation und der Strukturierung der gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen und Maßnahmen. So werden die Anforderungen der DSGVO im Unternehmen strategisch umgesetzt und für jeden Mitarbeiter nachvollziehbar in einem Managementsystem gemäß der ISO 27001 festgehalten.
Die wichtigsten Informationen über
ein Datenschutz-Management-System
Ein Datenschutz-Managementsystem (kurz DSMS) umfasst üblicherweise alle datenschutzrelevanten Regelungen, Prozesse, Dokumente, Leitlinien, Maßnahmen etc. in einem Unternehmen. So werden alle Maßnahmen, die zum Datenschutz im Unternehmen umgesetzt werden, dokumentiert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Das Ziel eines DSMS ist es, den Schutz personenbezogener Daten in einem Unternehmen zu gewährleisten und zu sichern. Dazu werden alle datenschutzrelevanten Prozesse und Vorgehen dokumentiert, damit sie jederzeit überprüfbar sind und sich jeder Mitarbeiter einen Überblick über die Regelungen im Unternehmen verschaffen kann.
Jedes Unternehmen muss die Maßnahmen des Datenschutzes umsetzen, dokumentieren und regelmäßig überprüfen, und der Geschäftsführer des Unternehmens trägt im Allgemeinen die Verantwortung für den Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen. Zur Installation und Pflege eines DSMS ist es ratsam - oder aber auch unter bestimmten Voraussetzung gesetzlich vorgeschrieben - einen externen oder internen Datenschutzbeauftragten oder einen Berater für Datenschutz zur Hilfe zu ziehen.
Kurzum: Ein effektives Datenschutz-Management-System bietet Ihrem Unternehmen eine Leitlinie, an der Fachverantwortliche und Mitarbeiter sich orientieren können, um den Datenschutz zu gewährleisten. Außerdem kommt der Geschäftsführer durch die Dokumentation aller datenschutzrelevanten Themen im DSMS seiner Rechenschaftspflicht im Sinne der DS-GVO nach und kann auf Anfragen von Aufsichtsbehörden schnell und nachweisbar reagieren.
Optimieren Sie Ihr Datenschutzmanagement
und minimieren Sie Compliance-Risiken
Die Datenschutzexperten der exkulpa unterstützen Sie als Berater oder in der Funktion des externen Datenschutzbeauftragten bei dem Aufbau und der Pflege Ihres eigenen Datenschutz-Management-Systems.
Das digitale, eigens entwickelte
Datenschutz-Management-System der exkulpa
So implementieren wir ein DSMS in Ihrem Unternehmen
Das exkulpa DSMS ist ein ganzheitlicher, ISO-konformer Ansatz zum Datenschutz, der direkte Lösungen und Formulare aus unserer Beratungspraxis bietet. So können Sie sicher sein, dass die gesamten Datenschutzprozesse Ihres Unternehmens bzw. Ihrer Organisation stets aktuell und effektiv gehalten werden. Personenbezogene Daten schützen und den Datenschutz dokumentiert einzuhalten war nie leichter.
Zur Installation eines Datenschutz-Managementsystems arbeitet die exkulpa mit einem eigens entwickelten 21-Punkte-Plan, anhand dessen alle gesetzlich vorgeschriebenen Verpflichtungen und Maßnahmen strukturiert, dokumentiert und jederzeit nachvollziehbar umgesetzt werden.
Die Umsetzung erfolgt über unsere eigens entwickelte DSMS-Software, welcher der 21-Punkte-Plan zugrunde liegt. Die Software ist intuitiv zu bedienen und bildet die wichtigsten Anforderungen im Datenschutz ab.
Der 21-Punkte-Plan des exkulpa DSMS
in der Übersicht
Mit dem 21-Punkte-Plan deckt die exkulpa die Grundsätze und Grundlagen des Datenschutzes von Unternehmen und Organisationen ab. Den spezifischen Herausforderungen des Datenschutzes im Arbeitsalltag stellen sich die Berater der exkulpa darüber hinaus mit ihren langjährigen Fachkenntnissen, die konstant in die Fortentwicklung der Software mit einfließen.
Der Datenschutzbeauftragte
Wer ist Datenschutzbeauftragter?
Ist sie oder er ordentlich bestellt, und sowohl auf der Webseite veröffentlicht, als auch bei der jeweiligen Behörde gemeldet?
Das Audit
Der Zweck eines Datenschutz-Audits ist es, den IST-, mit dem SOLL-Zustand abzugleichen um etwaige Schwachstellen in Ihrem Betrieb zu erkennen.
Der Maßnahmenplan
Auf der Grundlage des Audits wird ein Maßnahmenkatalog inkl. einem Zeitplan für zur Umsetzung entwickelt. Hier werden Meilensteine zur Datenschutzkonformität festgelegt.
Die Datenschutz-Organisation
Die Datenschutzorganisation ist die Organisationsstruktur, die für die Durchsetzung der Datenschutzanforderungen verantwortlich ist.
Die Mitarbeiterschulung
Zur Einhaltung der Datenschutzes ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter im Datenschutz geschult werden, um zu wissen, wie sie sich datenschutzkonform verhalten.
Der Personaldatenschutz
Der Personaldatenschutz betrifft den Schutz der persönlichen Daten von Arbeitnehmern. Dazu gehört z.B. die Verpflichtung des Arbeitnehmers auf das Datengeheimnis einer Firma.
Die Informationspflichten
Die DSGVO verpflichtet Unternehmen, betroffene Personen über jede Verarbeitung personenbezogener Daten im Vorfeld umfassend zu informieren.
Die Datenschutz-Richtlinien
Eine Datenschutzrichtlinie ist ein Dokument, in dem die angestrebten, am Gesetz orientierten Datenschutzziele eines Unternehmens festgelegt sind.
Die Auftragsverarbeitung
Finden in Ihrer Organisation Verarbeitungsprozesse durch Dritte statt, müssen diese Weitergaben vertraglich geregelt sein.
Die IT bzw. EDV
Wie steht es um Ihre IT-Infrastruktur?
In diesem Punkt geht es primär um eine Erfassung des Status Quo Ihrer IT, um Ihre Systeme und die jeweiligen Verantwortlichkeiten zu erfassen.
Das Verarbeitungsverzeichnis
Alle Prozesse im Unternehmen, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen in einem Verarbeitungsverzeichnis (VVT) festgehalten und beschrieben werden.
Die DSFA
Eine Datenschutzfolgenabschätzung (DSFA) ist eine Bewertung der Datenschutzrisiken für Betroffene in bestimmten Fällen oder für bestimmte Prozesse im Unternehmen.
Die Einwilligung und Werbung
Werden bei allen datenschutzsensiblen Verfahren im Unternehmen ordentliche Einwilligungen gemäß der DSGVO (sowie dem UWG) eingeholt und sorgfältig aufbewahrt?
Der Online-Datenschutz
Wie steht es um den Datenschutz auf Ihrer Webseite? Ist die Datenschutzerklärung aktuell und werden Einwilligungen z. B. sinnvoll eingeholt?
Spezifische Anforderungen
Welche spezifischen Anforderungen gibt es in Ihrem Betrieb z. B. aufgrund Ihrer Branche oder Ihres Umfelds? Haben Sie z. B. Zweigniederlassungen oder arbeiten Sie international?
Die IT-Sicherheit
Wie steht es um die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs) zum Schutz der Unversehrtheit und Integrität Ihrer IT-Systeme? Haben Sie eine Backup-Strategie? etc.
Die Rollen- und Berechtigungen
Ein sorgfältiges Rollen- und Berechtigungskonzept sorgt dafür, dass nur bestimmte Mitarbeiter gemäß ihrer jeweiligen Position im Unternehmen auf bestimmte Dinge zugreifen können.
Das Löschkonzept
Ein Löschkonzept ist ein System, das festlegt, wie personenbezogene Daten gelöscht werden, sobald ihre Speicherung, gemäß ursprünglicher Zwecke, überflüssig geworden ist.
Die regelmäßige Kontrolle
Alle getroffenen Maßnahmen müssen regelmäßig durch den Datenschutzbeauftragten (DSB) kontrolliert werden, um sie auf dem neuesten Stand zu halten.
Der Abschlussbericht
Einmal im Jahr erhalten Sie einen Abschlussbericht. Dieser Bericht ist ein interner Report über den Stand des Datenschutzes im Unternehmen, sowie den getroffenen Maßnahmen des DSB.
Sonstiges
Unter Sonstiges werden alle weiteren Besonderheiten, denen wir tagtäglich im Arbeitsalltag begegnen, zusammengefasst.
Datenschutz-Compliance mit System
Die systematische Herangehensweise des 21-Punkte-Plans berücksichtigt alle Haftungsfragen zum Datenschutz, nutzt Synergien und umfasst zugleich alle unternehmens- und branchenspezifischen datenschutzrelevanten Themen.
Als externe Datenschutzbeauftragte nutzen die Berater der exkulpa den Plan, sowohl um bereits vorhandene Maßnahmen zu prüfen und sie, falls erforderlich, zu optimieren, als auch um ein Datenschutz Managementsystem von Null an zu implementieren.
Profitieren Sie von den Vorteilen
des digitalen DSMS der exkulpa
Digitale Lösung
Unsere DSMS-Software ist vollständig digital und jederzeit von überall aufrufbar, was Ihnen maximale Flexibilität und Zugänglichkeit in der Praxis bietet.
Von Experten entwickelt
Das System wurde von unserem Team aus Datenschutz-Beratern mit jahrzehntelangem Know-how und Praxiserfahrung konzipiert, um Ihnen bestmögliche Lösungen zu bieten.
Intuitive Bedienung
Die Benutzeroberfläche wurde so gestaltet, dass sie einfach und intuitiv zu bedienen ist, wodurch die Einarbeitung minimal und die Effizienz maximal ist.
Ständige Aktualisierung
Unser DSMS wird kontinuierlich von unserem Expertenteam aktualisiert, um den neuesten gesetzlichen Anforderungen und technologischen Entwicklungen gerecht zu werden.
Maßgeschneiderte Lösungen
Das System passt sich an die spezifischen Bedürfnisse & Risiken Ihres Unternehmens & Ihrer Branche an, um eine individuelle und effektive Datenschutzstrategie zu entwickeln.
Umfassende Dokumentation
Alle datenschutzrelevanten Prozesse, Maßnahmen und Regelungen werden systematisch erfasst und sind jederzeit überprüfbar, was Ihnen die Rechenschaftspflicht erleichtert.
Kosten für den Aufbau eines Datenschutz-Management-Systems
Die Kosten für unsere umfassende Datenschutzberatung inklusive des digitalen Datenschutz-Management-Systems (DSMS) sind so individuell wie Ihr Unternehmen. Da jede Organisation einzigartige Anforderungen und Strukturen aufweist, verzichten wir auf Pauschalpreise. In einem ersten Beratungsgespräch analysieren wir gemeinsam Ihren individuellen Bedarf und entwickeln ein maßgeschneidertes Angebot.
Wir arbeiten nach dem Flatrate-Prinzip: Sie zahlen einen Pauschalpreis für unsere ganzheitliche Betreuung. Dieser Preis umfasst die vollumfängliche Datenschutzberatung, unbegrenzten Support per Telefon und E-Mail, die regelmäßige Überprüfung Ihrer Online-Präsenz und den Vollzugriff auf unser fortschrittliches digitales Datenschutz-Management-System.
Das DSMS ist ein Kernbestandteil unseres Angebots und ermöglicht Ihnen eine effiziente und gesetzeskonforme Verwaltung Ihrer Datenschutzprozesse. Es ist nahtlos in unsere Beratungsleistungen integriert und verursacht keine zusätzlichen Kosten.
Faktoren zur Kostenberechnung für die Datenschutzberatung
Nach einem ausführlichen Erstgespräch entwickeln wir ein passgenaues und transparentes Angebot, das exakt auf Ihre spezifischen Bedürfnisse abgestimmt ist. Bei der Erstellung berücksichtigen wir verschiedene Faktoren, die für Ihr Unternehmen relevant sein können:
Ihr einfacher Weg zum digitalen
Datenschutz-Management-System
Schritt 1:
Ihre Anfrage über unser Kontaktformular
Nutzen Sie unser benutzerfreundliches Kontaktformular für eine schnelle und unverbindliche Anfrage. In nur wenigen Schritten können Sie uns Ihr Anliegen mitteilen und erhalten zeitnah eine maßgeschneiderte Antwort von unserem engagierten Expertenteam.
Schritt 2:
Unverbindliches Erstgespräch - vor Ort oder online
Wir beginnen unsere Zusammenarbeit mit einer unverbindlichen Erstberatung - ganz nach Ihrer Wahl entweder in Ihren Räumlichkeiten oder bequem per Videokonferenz. In diesem kostenfreien Gespräch erfassen wir gemeinsam die individuellen Datenschutzanforderungen Ihres Unternehmens.
Schritt 3:
Maßgeschneiderte Datenschutzlösung für Ihren Unternehmenserfolg
Auf Grundlage unseres eingehenden Erstgesprächs entwickeln wir ein individuelles Lösungskonzept für Ihr Unternehmen und erstellen für Sie ein individuelles Angebot.
Schritt 4:
Ihr Datenschutz-Upgrade beginnt jetzt
Sobald Sie grünes Licht geben, setzen wir Ihr maßgeschneidertes Datenschutzkonzept umgehend in die Tat um. Unser Expertenteam beginnt ohne Verzögerung mit der Implementierung.
Neugierig geworden?
Fordern Sie jetzt ein unverbindliches Beratungsgespräch für Ihr DSMS an.
Sprechen Sie ganz unverbindlich mit einem unserer Datenschutzberater -
unkompliziert über Telefon / Videokonferenz oder direkt bei Ihnen vor Ort!
Häufige Fragen zum
Datenschutz-Management-System
Die Implementierung und Nutzung eines Datenschutz-Management-Systems (DSMS) wirft bei vielen Unternehmen und deren Mitarbeitern zahlreiche Fragen auf. In unseren FAQs finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um das DSMS und dessen Rolle im betrieblichen Datenschutz:
Ein DSMS umfasst alle datenschutzrelevanten Regelungen, Prozesse, Dokumente, Leitlinien und Maßnahmen in einem Unternehmen. Es dient dazu, den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten, die Anforderungen der DSGVO umzusetzen und alle datenschutzrelevanten Aktivitäten zu dokumentieren.
Die Gesamtverantwortung für das DSMS liegt beim Management des Unternehmens. Der Datenschutzbeauftragte - intern oder extern - unterstützt dabei den operativen Betrieb des Systems. Allerdings sollten alle Mitarbeiter in den Datenschutzprozess einbezogen werden, um eine effektive Umsetzung zu gewährleisten.
- Erhöhtes Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern
- Reduziertes Risiko von Datenpannen und Rechtsverstößen
- Verbesserte Transparenz und Nachvollziehbarkeit des Datenschutzes
- Unterstützung bei der Einhaltung der DSGVO
Ein DSMS sollte kontinuierlich überprüft und angepasst werden. Es folgt dem PDCA-Zyklus (Plan, Do, Check, Act), der eine ständige Verbesserung vorsieht. Mindestens jährlich sollte eine umfassende Überprüfung stattfinden, um sicherzustellen, dass alle Prozesse und Maßnahmen noch aktuell und wirksam sind.
Ein DSMS hilft Unternehmen, ihrer Rechenschaftspflicht gemäß DSGVO nachzukommen, indem es alle datenschutzrelevanten Prozesse, Maßnahmen und Entscheidungen systematisch dokumentiert. Dies ermöglicht es, den Datenschutzbehörden im Bedarfsfall nachzuweisen, dass angemessene Schritte zum Schutz personenbezogener Daten unternommen wurden
Ihr Ansprechpartner für den Datenschutz
Haben Sie Fragen zum Datenschutz-Management-System oder möchten Sie mehr über die exkulpa und unseren Beratungsansatz zum Datenschutz im Allgemeinen erfahren? Kontaktieren Sie unseren Experten für Datenschutz und vereinbaren Sie ein kostenloses erstes Beratungsgespräch, um Ihren persönlichen Bedarf zu ermitteln.
Maximilian Kindshofer
Datenschutzbeauftragter
IT-Security-Beauftragter
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Maximilian Kindshofer
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