Das Führen eines Fahrtenbuches für jeden Firmenwagen, der nicht mit der 1 Prozent-Regelung versteuert wird, ist in Deutschland Pflicht. Das Fahrtenbuch soll die Bewegungen eines Fuhrparks nachvollziehbar und die Verteilung der Kosten für die einzelnen Fahrzeuge ersichtlich machen. Dabei muss ein KFZ-Fahrtenbuch als gebundenes Buch geführt werden und darf nicht aus Einzelblättern bestehen. Eine Auflistung durchgeführter Fahrten als Excel-Datei ist ebenso nicht zulässig.
Es sollen der Abfahrtsort und –datum, Fahrer, Kilometerstand bei Beginn und Ende der Fahrten, sowie der jeweilige Zweck eingetragen werden.
Mit einem elektronischen Fahrtenbuch werden alle diese Daten weitestgehend automatisch gesammelt. Dafür werden die Fahrzeuge in der Regel mit einem sogenannten Fahrtenbuchstecker (GPS-Tracker) ausgestattet, um die Bewegung der Fahrzeuge nachvollziehen zu können. Dieser Fahrtenbuchstecker sendet die Daten an die entsprechende Fahrtenbuch-App bzw. an den Server. Dadurch wird der manuelle Aufwand für den Fahrer stark minimiert.
Was genau hat das elektronische Fahrtenbuch mit Datenschutz zu tun?
In einem elektronischen Fahrtenbuch werden verschiedene persönliche Informationen verarbeitet und erfasst, weswegen es wichtige Berührungspunkte mit dem Datenschutz besitzt.
In der Regel erfasst ein Fahrtenbuch folgende personenbezogene Daten:
Anhand der Einträge lässt sich ein Bewegungsprofil des Mitarbeiters erstellen und somit nachvollziehen, wann der Mitarbeiter sich wo genau aufgehalten hat. Das bedeutet, dass man bei der Verwendung eines Fahrtenbuches vorsichtig sein muss, um nicht gegen Gesetze oder Vorschriften zum Schutz der Privatsphäre von Arbeitnehmern nach DS-GVO und BDSG zu verstoßen. Dies trifft insbesondere auf ein digitalisiertes Fahrtenbuch zu, da hier eine automatisierte Verarbeitung der persönlichen Daten eines Mitarbeiters im Hintergrund stattfindet.
Wie Sie ein elektronisches Fahrtenbuch datenschutzkonform im Betrieb einsetzen
Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten von Arbeitnehmern nur dann verarbeitet werden, wenn das im Rahmen des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Dieser Rahmen wurde in der Rechtssprechung bisher eher streng ausgelegt. Um die elektronischen Fahrtenbuch-Daten von Mitarbeitern verarbeiten und speichern zu dürfen, bedarf es demnach der freiwilligen und vor allem schriftlichen Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter. Dies steht im Gegensatz zu einem klassischen, manuellen Fahrtenbuch, wo die Einholung einer Einwilligung nicht notwendig ist. Sollte ein Betriebsrat vorhanden sein, kann das elektronische Fahrtenbuch ebenfalls in einer Betriebsvereinbarung geregelt werden.
Voraussetzung für die Einwilligung ist, dass der Mitarbeiter hieraus einen echten Vorteil ziehen kann.
Die Vorteile eines elektronischen Fahrtenbuches liegen bspw. in der einfacheren Handhabe, da der Dokumentationsaufwand eines klassischen Handbuchs entfällt. Ferner ist so sichergestellt, dass ein vollständiges und fehlerfreies Fahrtenbuch beim Finanzamt eingereicht werden kann.
Sobald dem Arbeitgeber die Einwilligung für das elektronische Fahrtenbuch vorliegt, darf der Arbeitgeber die gefahrenen Kilometer, die Fahrtzeiten sowie den Fahrer des Fahrzeuges erfassen.
Worauf ist datenschutzrechtlich bei der Verwendung eines elektronischen Fahrtenbuches zu achten?
Der beste Weg, Daten zu schützen, ist, sie überhaupt nicht zu sammeln. Denn wenn Sie die Daten nicht erheben, können sie auch nicht missbraucht werden. Ein digitales Fahrtenbuch erzeugt, speichert und verarbeitet automatisch Daten. Sie sollten jedoch nur die Daten erfassen, die Sie tatsächlich benötigen und die Daten Ihrer Mitarbeiter vor Missbrauch oder Diebstahl schützen (bspw. mit einem geeigneten Verschlüsselungsverfahren).
Für das Finanzamt sind folgende Daten relevant:
Privatfahrten dürfen nicht aufgezeichnet werden, hier sollte nur die Anzahl der Kilometer dokumentiert werden.
Bei der Auswahl eines geeigneten Systems ist darüber hinaus darauf zu achten, dass das Finanzamt das System akzeptiert.
Wie kann die Führerscheinkontrolle datenschutzkonform organisiert werden?
Die Führerscheinkontrolle gehört zu den Pflichten eines Fuhrparkmanagements. Der Fuhrparkleiter muss dementsprechend sicherstellen, dass alle Mitarbeiter, welche ein Firmenfahrzeug fahren, eine gültige Fahrerlaubnis besitzen.
Die Kontrolle des Führerscheins darf nicht stattfinden, indem eine Kopie des Führerscheins erstellt wird, da der Führerschein viele für die Kontrolle nicht notwendige personenbezogene Daten enthält (Name, Geburtsdatum, Führerscheinnummer, Fahrerlaubnisklassen, Datum der Fahrerlaubniserteilung sowie die Schlüsselzahlen, welche eventuell Gesundheitsdaten darstellen können).
Eine datenschutzkonforme Führerscheinkontrolle könnte alternativ zur Fotokopie durch die Vor-Ort-Überprüfung des Führerscheins und das Notieren des Ergebnisses auf einem Blatt Papier erfolgen. Die Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten wird dadurch auf ein Minimum reduziert.
Fazit
Ein digitalisiertes Fahrtenbuch kann Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben.
Wichtig ist hierbei nur, dass die Privatsphäre der Mitarbeiter respektiert wird. Werden unnötig viele Daten aufgezeichnet, bspw. zum Fahrverhalten oder beim Tracking von Privatfahrten, verstößt man gegen die Grundsätze der DSGVO und baut darüber hinaus einen hohen psychischen Druck auf seine Mitarbeiter aus. Mit den oben genannten Tipps lassen sich Fahrtenbuch und Führerscheinkontrolle konform in der Praxis umsetzen.
Sollten Sie Fragen zu diesen Themen haben, helfen wir Ihnen gerne weiter.
Antonio Morales
