Hinweisgebersystem - Kostenfreie Einrichtung
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Das Hinweisgeber System zur Umsetzung der EU Whistleblower Richtlinie
Mit einem Hinweisgeber System (bzw. Hinweisgebersystem) ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitern, anonym und sicher Missstände zu melden.
Hier erhalten Sie Ideen zu den Möglichkeiten ein solches Whistleblower-System, gemäß der EU Richtlinie zu erstellen.
Was ist ein Hinweisgebersystem?
Ein Hinweisgebersystem ermöglicht es Mitarbeitern und anderen Menschen im Unternehmensumfeld (Kunden, Mitarbeiter von Geschäftspartnern etc.), etwaige Missstände, Straftaten, sowie Compliance- und Ethikverstöße diskret zu melden.
Hierdurch soll ein Mitarbeiter vor möglichen Vergeltungsmaßnahmen geschützt sein, wenn er einen Skandal aufdeckt. Für Unternehmen und Organisationen ist ein solches System vorrangig aus einem Grund interessant: Es sorgt präventiv dafür, dass leichte und schwere Verstöße immer erst intern bei Ihnen selbst aufschlagen. So stärken Sie Ihr Compliance Management, fördern Ihr proaktives Handeln. und verhindern, von möglichen Verstößen erstmals auf der Titelseite eines Boulevardblattes zu erfahren.
Ein Verfahren für anonyme Hinweise auf Verwerfungen ist nicht nur relevant für die eigenen Mitarbeiter, sondern auch für Partner, Investoren und insbesondere Lieferanten. All diesen Personen signalisiert es, dass sich Ihre Organisation für Transparenz engagiert und für eine wertebasierte Kommunikation steht. Sie genießen zudem alle Vorteile, die mit der Installation eines Whistleblowing-Systems einhergehen - etwa die erhöhte Professionalität und die Bereitschaft, wichtiges Wissen intern zu teilen.
Wann Unternehmen und Organisationen verpflichtet sind, ein Hinweisgeber-system einzurichten?
Am 16.12.2019 trat die sogenannte Whistleblower-Richtlinie der EU in Kraft.
Am 9. Mai 2023 gelangten Abgesandte des Bundestags und des Bundesrates im Vermittlungsausschuss zu einer Einigung bezüglich Änderungen im Hinweisgeberschutzgesetz. Innerhalb dieses Kompromisses waren vor allem Neuerungen bezüglich der Meldewege für anonyme Hinweise, Bußgelder und den Geltungsbereich des Gesetzes enthalten.
Nachdem diese Einigung erzielt wurde, wurde der Gesetzgebungsprozess zügig abgeschlossen. Der Bundestag verabschiedete das geänderte Hinweisgeberschutzgesetz am Donnerstag, den 11. Mai 2023, und der Bundesrat gab seine Zustimmung zu dem Gesetzentwurf einen Tag später, am Freitag, den 12. Mai 2023.
Nachdem der Bundesrat seine Zustimmung erteilt hatte, war das gesetzgebende Verfahren beendet. Das Gesetz wurde dann am 2. Juni 2023 im Bundesgesetzblatt bekannt gegeben und trat genau einen Monat nach dieser Bekanntgabe, also am 2. Juli 2023, in Kraft.
Wer ist nun alles verpflichtet zur Einführung eines Hinweisgebersystems?
Hier erfahren Sie mehr zu den ursprünglichen Hintergründen zur Whistleblower-Richtlinie der EU.
Wege zur Umsetzung eines Hinweisgebersystems
In der EU Richtlinie ist nicht klar vorgegeben, wie ein Meldesystem auszusehen hat. Unternehmern bleiben somit verschiedene Möglichkeiten die Richtlinie umzusetzen.
Wichtig ist dabei, dass der Schutz von Hinweisgebern stets gewährleistet ist.
Brief-/ Kummerkasten
Auf den ersten Blick scheint ein klassisches Postfach die gewünschte Diskretion und Geheimhaltung für die Übermittlung sensibler Informationen zu bieten. Bei genauerer Betrachtung stellt man jedoch fest: Ein Briefkasten garantiert zwar eine hohe Anonymität und Verfügbarkeit, allerdings ist fraglich, ob damit auch intern immer die richtige Person erreicht wird. Anonym erstelle Briefe ermöglichen zudem keinerlei Rückfragen zum geschilderten Sachverhalt. Somit ist der klassische Schriftverkehr von allen Compliance-Prozessen mitunter am ungeeignetsten, um die EU Richtlinie umzusetzen.
Anrufbeantworter/ Hotlines
Eine Kommunikationsmöglichkeit ist eine sprachbasierte Lösung: entweder ein menschlicher Assistent oder ein Anrufbeantworter. Hierbei ist besonders zu beachten, dass dem Hinweisgeber ermöglicht werden muss, ein persönliches Gespräch einzufordern. Um dies sicherzustellen, werden enorme personelle Ressourcen benötigt. (Inhouse oder z.B. über ein Call Center). Einfache Anrufbeantworter können dies schließlich nicht alleine bewerkstelligen.
Zudem ergibt sich bei Anrufbeantwortern stets eine gewisse Verzögerung bei der Beantwortung von Nachrichten. Die meisten Standardlösungen bieten außerdem selten die notwendige Diskretion, wenn es darum geht, die Identität von Hinweisgebern zu schützen.
E-Mail/ Kontaktformular
Viele offenkundige Vorteile sprechen dafür, Hinweise digital entgegen zu nehmen. Digitale Hinweisgebersysteme sind schnell eingerichtet, zuverlässig und vergleichsweise leicht zu verwalten. Leider erfüllen die klassischen Kommunikationskanäle (E-Mail oder Kontaktformular) nicht die an den Datenschutz gestellten Ansprüche, konkret den Schutz der Identität möglicher Whistleblower. Der Grund: Es sind bestimmte IT-Kenntnisse notwendig, um eine Mail anonym zu versenden oder ein Kontaktformular ohne Übermittlung der eigenen IP-Adresse auszufüllen.
Das Hinweisgebersystem inkl. Hinweisbearbeiter
Der Einsatz eines Hinweisgebersystems ermöglicht es, eine Struktur zu schaffen, durch die Whistleblower illegale oder unethische Aktivitäten zu melden.
Ein großer Vorteil ist, dass der Hinweisbearbeiter einer hinweisgebenden Person sofort wichtige Rückfragen stellen kann. Die Wirksamkeit eines solchen Hinweisgebersystems hängt andererseits davon ab, wie sehr die potenziellen Hinweisgeber dem Hinweisbearbeiter vertrauen. Oft fehlt gerade bei mehr als 50 Angestellten der ideale Mitarbeiter, der hierzu für alle Kolleginnen und Kollegen gleichermaßen infrage kommt. Außerdem muss sichergestellt werden, dass der ernannte Hinweisbearbeiter auch ihr reguläres Tagesgeschäft wahrnehmen kann, das diesen vielleicht bereits vollkommen einspannt.
Sie suchen eine zuverlässige Möglichkeit, um die EU Whistleblower Richtlinie zu erfüllen?
Ihre Vorteile mit dem digitalen Hinweisgebersystem der exkulpa
Unser digitales Portal für Whistleblower ist die perfekte Lösung für Unternehmen und Organisationen.
Schnelle Einrichtung &
leichte Bedienbarkeit
Das webbasierte Portal der exkulpa kann schnell für Ihr Unternehmen eingerichtet werden und ist kinderleicht zu bedienen - sowohl für Ihre Belegschaft, Kunden oder Lieferanten, als auch Ihre internen Hinweisbearbeiter.
Im digitalen Meldesystem können Hinweisgeber Meldungen einfach über ein Formular abgeben oder über das Postfach sicher mit dem Hinweisbearbeiter kommunizieren.
Diese kann im System eingegangene Meldungen in einer Übersicht einsehen und dem Hinweisgeber schnell und unkompliziert über das Postfach antworten.
Erfüllung der
gesetzlichen Vorgaben
Indem Sie ein Portal für Hinweisgeber in Ihrem Unternehmen einrichten, steigern Sie nicht nur Ihre Attraktivität und Professionalität gegenüber Ihren Stakeholdern, sondern kommen auch der EU Richtlinie nach. So leisten Sie einen wesentlichen Beitrag zum internen Compliance- Management.
Das Hinweisgebersystem der exkulpa erfüllt zudem alle gesetzlichen Anforderungen die sich aus der EU Whistleblower Richtlinie ergeben. Hier sei zum Beispiel der Schutz der Identität der Hinweisgeber genannt.
Verfügbarkeit in mehreren Sprachen
Unser Portal steht Ihnen in den Sprachen Deutsch und Englisch zur Verfügung, um sicherzustellen, dass jeder Nutzer das System möglichst barrierefrei bedienen sowie eine Meldung vornehmen kann.
Sollten Sie Bedarf an einer weiteren Sprache haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren. Wir sind stets bereit, unser Angebot zu erweitern und auf Ihre spezifischen Bedürfnisse einzugehen.
Optional: Hinweisbearbeiter
Wenn Sie wünschen, übernehmen wir für Ihr Unternehmen die Funktion des externen Hinweisbearbeiters. Wir bearbeiten die Meldungen und kommunizieren mit den Hinweisgebern.
So müssen Sie keinen Ihrer Mitarbeiter hierzu beauftragen, da sie wahrscheinlich ohnehin durch das tägliche Kerngeschäft zeitlich schon eingespannt genug sind.
Über einen externen Hinweisbearbeiter ist der Schutz von Hinweisgebern ebenfalls für alle Beteiligten gewährleistet. Es ist zudem sichergestellt, dass alle Hinweise vertraulich, diskret und ordentlich bearbeitet werden.
Testen Sie unser Hinweisgebersystem
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So funktioniert das digitale Hinweisgebersystem der exkulpa
Vorfallmeldung
Der Whistleblower meldet einen Vorfall oder einen Verstoß über das webbasierte Formular im Meldesystem.
Er kann seine Meldung entweder vollkommen anonym einreichen, oder freiwillig zusätzliche Informationen zu seiner Person angeben. Nachdem er seine Meldung abgegeben hat, erhält der Whistleblower die Zugangsdaten zu seinem persönlichen Postfach. Über dieses Postfach kann er den Hinweisbearbeitenden sicher und geschützt kontaktieren.
Benachrichtigung
Der Hinweisbearbeiter wird sofort per E-Mail über die eingegangene Meldung informiert. Die Meldung kann im digitalen Hinweisgebersystem eingesehen und überprüft werden. Innerhalb von 7 Tagen muss der Hinweisbearbeiter auf die Nachricht reagieren und dem Whistleblower eine Bestätigung über den Eingang der Meldung zukommen lassen.
Kontaktaufnahme
Der Hinweisbearbeiter kann über das sichere Postfach mit dem Whistleblower in Kontakt treten, wenn etwa Rückfragen zum Vorfall aufkommen. Der Whistleblower kann über das Meldesystem auf das Postfach zugreifen und die Nachrichten des Hinweisbearbeiters lesen oder selbst weitere Informationen zum Vorfall ergänzen.
Untersuchung des Falls
Der Hinweisbearbeiter untersucht die Meldung und entscheidet über das weitere Vorgehen. Hierzu können unter Umständen auch weitere Personen aus dem Unternehmen herangezogen werden, die dazu berechtigt sind, an dem Fall mitzuarbeiten. Die Identität des Whistleblowers wird dem Unternehmen gegenüber nur offengelegt, wenn dieser seine ausdrückliche Einwilligung hierzu abgibt. Ansonsten wird die Anonymität des Hinweisgebers stets gewährleistet. Die Untersuchung des Vorfalls kann unter Umständen über einen längeren Zeitraum stattfinden, innerhalb von 3 Monaten nach Abgabe der Meldung erhält der Whistleblower aber einen Zwischenstand über die Fallbearbeitung.
Abschlussbericht
Nach Untersuchung und Bearbeitung des Falls verfasst der Hinweisbearbeiter hierzu einen Abschlussbericht für das Compliance Management, welchen der Whistleblower über das Postfach im Meldesystem einsehen kann.
Die Meldung wird in der Übersicht über die Hinweise, die der Hinweisbearbeiter auch als Statistik über die bearbeitenden Fälle dient, als "abgeschlossen" angezeigt.
Für den Abschluss und die Aufbewahrung der Meldungen gelten die Regelungen aus der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).
Die Kosten für das digitale Hinweisgebersystem der exkulpa
Testen Sie uns die ersten 30 Tage vollkommen kostenfrei & unverbindlich!
Bei allen Varianten haben Sie OPTIONAL die Möglichkeit, die exkulpa gmbh als Hinweisbearbeiter zu bestellen.
Deluxe
bis 249 Angestellte
99 €
/ Monat
3,30 € pro Tag
Enterprise
ab 250 Angestellte
149 €
/ Monat
4,97 € pro Tag
Für Franchiseunternehmen und Unternehmen ab 500 Mitarbeitern gelten Sonderkonditionen.
Kontaktieren Sie uns bei Bedarf für ein individuelles Angebot.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Wenn Ihnen das System zusagt, brauchen Sie am Ende des 30-Tage-Tests nichts weiter zu unternehmen. Sie erhalten künftig zum Monatsanfang eine Rechnung über den zugrunde liegenden Tarif.
Wir knebeln Sie nicht. Kündigen Sie einfach bis drei Tage vor Beginn des neuen Vertragsmonats und Sie erhalten keine weitere Rechnung von uns. (Das gilt sowohl für den kostenfreien Testmonat als auch laufende Verträge.)
Buchen Sie optional die exkulpa als Hinweisbearbeiter hinzu und erhalten Sie ein autarkes Set-it-forget-it-System. Alle Anfragen, die im System eingehen, werden durch einen Hinweisbearbeiter der exkulpa gmbh entgegengenommen und bearbeitet. Sie und Ihre Mitarbeiter brauchen sich um nichts weiter zu kümmern und können Ihrem Tagesgeschäft nachgehen.
Selbstverständlich. Das Höher- oder Zurückstufen zum nächsten Monat ist jederzeit durchführbar. Sie brauchen keine Gründe angeben und können bis 3 Tage vor Ende eines Vertragsmonats buchen.
Damit das System auch allen Mitarbeitern und Externen bekannt ist, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dies digital via Newsletterkampagne und/oder analog mittels Infografik-Flyer zu sensibilisieren. Gerne bespricht unser Berater die Details hierzu mit Ihnen im Onboarding-Prozess.
Ja, von Haus aus ist eine englische Variante inkludiert. Weitere Sprachen können optional hinzugefügt werden.
Das digitale Whistleblower System der exkulpa
Setzen Sie auf vertrauliche Fallbearbeitung & gewährleisten Sie Ihren Whistleblowern den größtmöglichen Schutz Ihrer Identität.
exkulpa gmbh
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