Schatten-KI: Ein unterschätztes Risiko für Unternehmen

09. Januar 2025 - Minuten Lesezeit

In Zeiten von zunehmender Digitalisierung und technologischen Fortschritten greifen immer mehr Unternehmen auf Künstliche Intelligenz (KI) zurück, um Prozesse effizienter zu gestalten. Umfragen des statistischen Bundesamtes haben ergeben, dass in bis zu 49% der in Deutschland ansässigen Unternehmen KI-basierte Software genutzt wird. Die Dunkelziffer der Nutzung von KI in Unternehmen ist aber deutlich höher.

Was ist Schatten-KI?

Der Begriff Schatten-KI beschreibt den Einsatz von KI-Anwendungen und Tools, die ohne das Wissen oder die Freigabe der Geschäftsführung oder der IT-Abteilung in Unternehmen genutzt werden. Oft greifen Mitarbeitende zu externen KI-Diensten, um ihre Arbeit zu erleichtern – sei es zur Texterstellung, dem Generieren von Bildern oder für Analysezwecke. Diese Tools bieten zwar auf den ersten Blick praktische Unterstützung, sind jedoch nicht offiziell in die IT-Infrastruktur des Unternehmens eingebunden und unterliegen keiner Kontrolle durch die zuständige IT-Abteilung oder Geschäftsführung. Dadurch entsteht ein unüberschaubarer Wildwuchs an Softwarelösungen, der verschiedene Risiken birgt.

Warum ist Schatten-KI ein Problem für Unternehmen?

Auf den ersten Blick mag es harmlos erscheinen, wenn Mitarbeitende unkontrolliert KI-Tools nutzen, um ihre Produktivität zu steigern. Die Erfahrung hat aber gezeigt, dass die unautorisierte Nutzung weitreichende Folgen für das Unternehmen haben kann.

Schatten KI Probleme

Sicherheitsrisiken

Das Verwenden unüberwachter KI-Dienste birgt erhebliche Sicherheitsrisiken:

Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien (z. B. DSGVO):

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stellt hohe Anforderungen an die Verarbeitung personenbezogener Daten. Werden KI-Tools genutzt, die nicht den Richtlinien entsprechen, riskiert das Unternehmen empfindliche Strafen. Gerade wenn personenbezogene Daten von Kunden verarbeitet werden, ist eine nicht DSGVO-konforme Nutzung ein ernstzunehmendes Problem.

Mangelnde Transparenz bei der Datenverarbeitung:

Schatten-KI-Tools bieten oft keine Einblicke, welche Daten gesammelt und wie sie verarbeitet werden. Das bedeutet, dass das Unternehmen nicht in der Lage ist, die Einhaltung regulatorischer Anforderungen zu überprüfen oder sicherzustellen.

Fehlende Dokumentation der KI-Nutzung:

Um Compliance-Anforderungen zu erfüllen, ist es wichtig, genau zu dokumentieren, welche Systeme verwendet werden und wie sie in den Arbeitsalltag integriert sind. Bei Schatten-KI bleibt diese Dokumentation jedoch häufig aus. Dies kann dazu führen, dass das Unternehmen im Falle einer Prüfung nicht nachweisen kann, dass es die rechtlichen Vorschriften eingehalten hat.

Wirtschaftliche Aspekte

Auch aus wirtschaftlicher Sicht kann Schatten-KI erhebliche Nachteile bringen:

Ineffiziente Parallelstrukturen:

Wenn verschiedene Abteilungen unterschiedliche KI-Tools verwenden, entstehen oft parallele und redundante Strukturen. Diese Systeme sind nicht aufeinander abgestimmt und schaffen stattdessen Silos, die zu ineffizienten Arbeitsabläufen führen. Die Daten, die von einem Schatten-KI-Tool generiert werden, sind zudem ggf. nicht mit bestehenden Systemen kompatibel, was weitere Probleme schafft.

Versteckte Kosten:
Schatten-KI kann versteckte Kosten verursachen, beispielsweise durch individuelle Abonnements oder Zahlungen für Premium-Features. Ohne zentrale Kontrolle und Bündelung von Lizenzen kann das Budget für Software schnell aus dem Ruder laufen.

Fehlende Kontrolle über Software-Lizenzen:

Da Schatten-KI-Tools ohne Rücksprache erworben werden, entstehen unübersichtliche Lizenzstrukturen. Dies führt zu ineffizienter Lizenznutzung und kann in Extremfällen dazu führen, dass das Unternehmen für Tools zahlt, die kaum genutzt werden oder vertraglich doppelt abgedeckt sind.

Qualitätsprobleme

Die unkoordinierte Nutzung verschiedener KI-Tools kann sich negativ auf die Qualität der Arbeitsergebnisse auswirken:

Keine einheitlichen Standards:

Ohne eine zentrale Steuerung fehlt es an standardisierten Vorgaben zur Nutzung von KI-Systemen. Dies kann zu einer Inkonsistenz der Analyseergebnisse führen, da verschiedene Abteilungen mit unterschiedlichen Methoden arbeiten.

Fehlerhafte oder verzerrte Ergebnisse:

Manche Schatten-KI-Anwendungen können fehlerhafte oder verzerrte Ergebnisse liefern, da sie nicht optimal konfiguriert oder nicht regelmäßig gewartet werden. Dies kann zu Fehlentscheidungen führen und das Vertrauen in KI-Systeme insgesamt beeinträchtigen.

Mangelnde Integration in Geschäftsprozesse:

Schatten-KI-Tools sind oft nicht in die bestehenden Geschäftsprozesse eingebettet und erfordern manuelle Zwischenschritte, die den Arbeitsfluss stören. Dies führt zu einer geringeren Effizienz und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Organisatorische Herausforderungen

Neben technischen und wirtschaftlichen Aspekten erfordert Schatten-KI auch organisatorische Anpassungen:

Fehlende Übersicht über genutzte Systeme:

Ohne eine zentrale Erfassung ist es schwer nachzuvollziehen, welche KI-Systeme im Unternehmen tatsächlich genutzt werden. Das Fehlen eines Gesamtüberblicks erschwert die Verwaltung und Überprüfung der eingesetzten Tools erheblich.

Schwierigkeiten bei der IT-Governance:

Eine effektive IT-Governance erfordert eine umfassende Kontrolle über alle Systeme und Anwendungen. Schatten-KI unterläuft diese Governance-Strukturen und macht es der IT-Abteilung nahezu unmöglich, Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen und Risiken zu minimieren.

Unkoordinierte Schulungen und Support:

Wenn Mitarbeitende unterschiedliche Tools nutzen, wird die Bereitstellung einheitlicher Schulungen und ein umfassender Support kompliziert. Dies kann zu Unsicherheiten führen und den produktiven Einsatz der Tools behindern.

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Lösungsansätze im Umgang mit Schatten-KI

Trotz der genannten Risiken gibt es Möglichkeiten, Schatten-KI entgegenzuwirken:

Klare KI-Strategie entwickeln:

Unternehmen sollten eine umfassende Strategie zur Nutzung von KI entwickeln, die klare Richtlinien und Zielsetzungen definiert. Diese Strategie sollte darauf abzielen, Sicherheit, Effizienz und Compliance gleichermaßen zu gewährleisten.

Offizielle KI-Tools bereitstellen:

Die Bereitstellung geprüfter und sicherer KI-Tools verhindert, dass Mitarbeitende auf inoffizielle Tools zurückgreifen. Diese offiziellen Tools sollten benutzerfreundlich und auf die Bedürfnisse der Mitarbeitenden abgestimmt sein.

Richtlinien für die KI-Nutzung etablieren:

Verbindliche Richtlinien für den Einsatz von KI schaffen Klarheit und setzen klare Grenzen. Sie sollten regeln, welche Daten verarbeitet werden dürfen, welche Tools zugelassen sind und welche Standards einzuhalten sind.

Mitarbeiter schulen und sensibilisieren:

Mitarbeitende müssen über die Risiken der Nutzung unkontrollierter KI-Tools informiert werden. Schulungen sollten sowohl technische als auch rechtliche Aspekte abdecken, um eine sichere und effiziente Nutzung zu gewährleisten. Ab dem 02.02.2025 wird die KI-Kompetenz nach Artikel 4 KI-VO verpflichtend.

Regelmäßige Audits durchführen:

Durch regelmäßige interne Prüfungen kann festgestellt werden, ob unautorisierte KI-Systeme genutzt werden und ob die offiziellen Tools den Sicherheitsanforderungen entsprechen. Audits helfen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und Maßnahmen zu ergreifen.

Lösungsansätze im Umgang mit Schatten-KI

Fazit

Schatten-KI ist ein wachsendes Problem, das Unternehmen sowohl vor Sicherheitsrisiken als auch wirtschaftliche und organisatorische Herausforderungen stellt . Unternehmen wird geraten proaktiv handeln, um unkontrollierte KI-Nutzung zu verhindern. Mit einer klaren Strategie, offiziellen Tools und gezielten Schulungen lassen sich Schatten-KI-Risiken minimieren und die Effizienz der gesamten Organisation verbessern.


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Aurea Verebes

Aurea
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