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Bauprojekte und Datenschutz – Fragen aus der Praxis von Bauherren und Auftragnehmern

Der Winter winkt zum Abschied und läutet die Hochsaison in der Baubranche ein. Seit knapp 3 Jahren schon stellt die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowohl Bauträger als auch Auftragnehmer vor eine Reihe von Herausforderungen. Umfangreiche und zum Teil sehr komplexe Regelungen sind in Sachen Bauprojekte und Datenschutz anzuwenden.

Warum ist das auch gut so? 

Ein Bauprojekt entsteht unter Einsatz von Menschen, deren Daten genau wie in allen anderen Lebensbereichen geschützt werden müssen. Ob Bauherr, Handwerker, Architekt oder Bieter – sie alle haben dasselbe Grundrecht auf freie Persönlichkeitsentfaltung und das Recht selbst zu entscheiden, was mit ihren personenbezogenen Daten passiert. Verantwortliche, sprich datenverarbeitende Stellen, haben enge Vorgaben und Beschränkungen im Umgang mit diesen Daten zu beachten.

Der Schutz von personenbezogenen Daten heißt heute aber nicht mehr nur starres Befolgen von Paragraphen und Richtlinien. Ein sensibler und achtsamer Umgang mit Daten unserer Mitmenschen trägt zum respektvollen Miteinander bei. Und das gilt auch für den Umgang mit personenbezogenen Daten im Bezug auf Bauprojekte und Datenschutz.

Wir fassen an dieser Stelle einige „Brennpunkte“ aus unserer Praxis für Auftraggeber und Auftragnehmer zusammen. Dies vor allem, weil viele falsche Empfehlungen und Vorgehensweisen als Wandersagen und Mythen unterwegs sind. So werden ständig Nachweise und Vorgaben in Sachen Bauprojekte  und Datenschutz gemacht, die jeglicher gesetzlicher Vorgabe entbehren.

Sie sind Unternehmer und möchten bei einem Vergabeverfahren mitbieten. Im Vorfeld werden Sie aufgefordert, Ihre technische und berufliche Leistungsfähigkeit nachweisen.  Und fragen sich: Kann und soll ich die Daten einfach so herausgeben?

Ein öffentlicher Auftraggeber ist nach § 46 VgV (Vergabeordnung) befugt, vorab die technische und berufliche Leistungsfähigkeit eines Bieters oder Bewerbers zu prüfen. Das ist verständlich, denn er muss sichergehen, dass der Bewerber oder Bieter über die nötigen personellen und technischen Mittel verfügt und in der Lage ist, den Auftrag in angemessener Qualität auszuführen. Nur bei Lieferaufträgen, für die Verlege- oder Installationsarbeiten erforderlich sind und bei Dienstleistungsaufträgen darf öffentliche Auftraggeber die berufliche Leistungsfähigkeit auch anhand der Fachkunde, Effizienz, Erfahrung und Verlässlichkeit beurteilen.

Im eigenen geschäftlichen Interesse, um den Auftrag zu bekommen, werden Sie diese Nachweise erbringen, um damit Ihre Zuverlässigkeit zu belegen. Es lässt sich in der Regel nicht vermeiden, dass diese Unterlagen personenbezogene Daten enthalten, z.B. von Ihnen als Führungskraft, Inhaber oder Ihrer technischen Fachkräfte, aber auch die Ihrer Referenzkunden. Das können Namen, Kontaktdaten, Zertifikate, Urkunden, Lebensläufe oder unter Umständen auch Angaben zu Straftaten sein.

Fazit:

Der öffentliche Auftraggeber darf Ihre Nachweise empfangen und darin enthaltene personenbezogenen Daten verarbeiten. Die Rechtsgrundlage dafür schafft Artikel 6 Abs. 1 lit. c) DS-GVO, weil er die Daten verarbeitet, um eine „rechtliche Verpflichtung zu erfüllen“ – die in diesem Falle im § 46 VgV festgeschrieben ist. 

Darfs auch etwas weniger sein in Bezug auf Bauprojekte und Datenschutz?

Keine Frage, ja. Im Einklang mit dem Datenschutz-Grundsatz der „Datenminimierung“ gemäß Artikel 5 1 c) DS-GVO müssen die Daten für die Zwecke der Verarbeitung auf das notwendigste Maß beschränkt sein. Nicht zwingend müsste beispielsweise ein Referenzkunde mit vollständigen Kontaktdaten angegeben werden.

Sollten Sie Ihre Mitarbeiter bei Bauprojekten im Ausland einsetzen, kann sich die Erforderlichkeit der Datenübermittlung anders gestalten. Beispielsweise bei Entsendung der Mitarbeiter nach Belgien müssen diese über das LIMOSA-Portal den belgischen Sozialversicherungsbehörden gemeldet werden.

Und nun die Vertrauensfrage…Was passiert eigentlich mit den übermittelten Daten? Wie wird damit umgegangen?

Kein Vergabeverfahren kommt um Berücksichtigung von datenschutzrechtlichen Normen herum. Die Daten dürfen, um einige Beispiele zu nennen, nur zu benannten Zwecken verarbeitet werden, sie unterliegen dem Datengeheimnis, dürfen nur einem engen Kreis von Berechtigten zugänglich sein, nur für eine begrenzte Zeit gespeichert werden, nicht ohne weiteres an Dritte weitergegeben werden und müssen mit angemessenen technisch-organisatorischen Maßnahmen geschützt sein. Zusätzlich muss der verantwortliche Bauträger sicherstellen, dass die Datenschutzrechte von Betroffenen (gemäß Artikel 15-22 DSGVO) gewahrt werden. So haben Sie unter anderem Anspruch darauf zu erfahren, welche personenbezogenen Daten der Bauträger über Sie gespeichert hat und wie er sie verarbeitet.

Die vollständige Antwort auf Ihre Fragen sollten Ihnen die Datenschutz-Hinweise des Bauträgers geben. Der Bauträger nimmt die Daten der betroffenen Personen auf und ist zeitgleich gesetzlich dazu verpflichtet, sie über die Verarbeitung zu informieren (Artikel 13 und 14 DS-GVO). Üblicherweise liegen die Datenschutz-Hinweise bereits den Vergabeunterlagen bei. 

Bauprojekte und Datenschutz - Umgang mit personenbezogenen Daten

Ich bin Subunternehmer und habe mit meinem Auftraggeber einen Werkvertrag abgeschlossen. Er verpflichtet mich zur Herausgabe von personenbezogenen Daten meiner Mitarbeiter, die auf der Baustelle eingesetzt werden. Darf ich das so einfach? 

In der täglichen Praxis erleben wir, dass in puncto Datenübermittlung auf beiden Seiten oft Konfliktsituationen entstehen. Der Auftraggeber hat auf der einen Seite die (gesetzlich begründete) Pflicht, einen Nachweis der Eignung dem öffentlichen Bauträger vorzulegen. Außerdem möchte er im eigenen Interesse die Kontaktdaten der Mitarbeiter für die Zutrittskontrolle zur Baustelle nutzen. Auch sollen im Falle der Kontrolle der Zollbehörde die Identitäten leichter dargelegt werden können, um die Prüfung zu beschleunigen.

Auf der anderen Seite stehen die Mitarbeiter des Subunternehmens, von denen eine ganze Reihe an personenbezogenen Daten übermittelt werden soll. Das ist auch im Werkvertrag mit dem Auftraggeber so vereinbart. Die Mitarbeiter nach ihrer Einwilligung zur Datenweitergabe zu fragen, erscheint am einfachsten – dies scheitert jedoch am Thema Freiwilligkeit, mit der eine Einwilligung im Beschäftigtenverhältnis abgegeben werden müsste. In Anlehnung an den §26 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) – dieser regelt die Datenverarbeitung im Beschäftigungsverhältnis- kann es effektiver sein, Datenschutzregelungen im Arbeitsvertrag zu prüfen und gegebenenfalls Klauseln zu ergänzen, die eine Datenübermittlung an Auftraggeber für Zwecke wie Vergabeverfahren oder Identifikation bei Betreten der Baustelle erlauben würden.

Fazit: 

Seien Sie kritisch und geben Sie nur die personenbezogenen Daten heraus, die für die Erfüllung der Zwecke (Qualifikationsnachweis, Zutrittskontrolle, etc.) zwingend notwendig sind. Keinesfalls sollten Kopien von Personalausweisen anzufertigen und per Mail versandt werden.

Schaffen Sie Transparenz und ergänzen Sie die Datenschutzhinweise für Ihre Mitarbeiter gemäß Artikel 13 DS-GVO. Stellen Sie kurz und verständlich dar, wann, warum und wozu es zu Datenweitergaben kommen kann.

Wenn im Vorfeld verfügbar, stellen Sie Ihnen auch die Baustellenordnung zur Verfügung.

Bauprojekte und Datenschutz: Baustellenausweis, Werkausweis, Personalausweis, Sozialversicherungsausweis– was muss mein Mitarbeiter an der Baustelle nun bei sich führen? 

Bauprojekte und Datenschutz - Baustellenausweis/Werkausweis/Personalausweis

Seit Januar 2009 hat der Mitarbeiter in Deutschland zur Identifikation bei einer möglichen Zollkontrolle lediglich seinen Personalausweis bzw. Reisepass oder Ersatzausweis mit sich tragen. Sie als Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, dass Ihre Mitarbeiter sich an die Mitführungs- und Vorzeigepflicht halten. 

Die Nichteinhaltung ist bußgeldbewährt. Zu Ihrer Enthaftung sollten Sie eine schriftliche Information und Anweisung aushändigen, die Einhaltung kontrollieren und in der Personalakte protokollieren.

Von Mitarbeiter aus nicht EU-/EWR-Mitgliedstaaten könnten weitere Dokumente (wie Aufenthaltstitel) verlangt werden.

Im Ausland, z.B. Österreich oder Italien ist der Baustellenausweis gesetzlich vorgeschrieben. In Belgien muss mitunter die LIMOSA-Meldung mit sich geführt werden.

Ich bin Subunternehmer und setze meine Mitarbeiter auf einer videoüberwachten Baustelle ein. Was muss ich hier in Sachen Bauprojekte und Datenschutz beachten? Muss ich im Vorfeld ihre Einwilligung einholen? 

Grundsätzlich ist es die Verantwortung der (Videodaten-)verarbeitenden Stelle, datenschutzkonforme Regelungen zu treffen. Das kann zum Beispiel das Bauunternehmen sein, dass auch die ein Generalverantwortung für das Projekt hat. Unabhängig davon ist fraglich, ob eine Einwilligung in die Videoüberwachung geeignet ist, da sie freiwillig erfolgen muss und jederzeit widerrufen werden kann.

Das Bauunternehmen darf die Baustelle mit Videotechnik überwachen. Er muss dafür die Zwecke und sein berechtigtes Interesse glaubhaft darlegen und dafür sorgen, dass die Persönlichkeitsrechte Ihrer Mitarbeiter gewahrt werden. Sollte die Videoüberwachung zur Dokumentation von Diebstählen und Vandalismus dienen, reicht es, wenn die Kameras erst nach Beendigung der Tätigkeit aktiviert werden. Soll der Baufortschritt dokumentiert werden, würden Panorama-Aufnahmen reichen, auf denen die Mitarbeiter nicht mehr identifizierbar sind. Oder die Technik ermöglicht es für Momentaufnahmen, Mitarbeiter unkenntlich zu machen, zum Beispiel durch Auspixeln.

Verpflichtend ist für den Verantwortlichen, Ihre Mitarbeiter auf die Videoüberwachung hinzuweisen. So muss die entsprechende Beschilderung obligatorische Angaben nach Artikel 12 und 13 DS-GVO enthalten, wie Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen, Zweck(e) und Rechtsgrundlage(n) der Verarbeitung, Empfänger, Speicherdauer und Rechte der Betroffenen.

Welche Rolle spielt der Datenschutz auf Baustellen in der Corona-Pandemie? 

Sollte die verantwortliche Stelle beabsichtigen, Kontaktlisten mit dem Zweck der Nachverfolgung von COVID19-Infektionsketten führen, sind die eingesetzten Mitarbeiter über die Datenverarbeitung zu Informieren. Es empfiehlt es sich aus pragmatischen Gründen, die Kontaktdatenerfassung separiert von den Anmeldeunterlagen vorzunehmen.

Fazit

Keine Branche kommt mehr um das Thema Datenschutz herum. Mit einigen Vorüberlegungen und richtigen Maßnahmen lassen sich Fehler in Sachen Bauprojekten und Datenschutz vermeiden und das Risiko von Bußgeldern reduzieren.

Wir von der exkulpa unterstützen Sie gerne dabei.

Doch nicht nur in Datenschutz-Angelegenheiten, auch in Fragen Arbeitssicherheit und Unfallverhütung steht Ihnen das Team der exkulpa gmbh gerne zur Verfügung!

Über den Autor

Inga Reifenrath

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